【会议时间】2023年3月6日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：董少祥、邱威、吴琼、薛兆成、赵炳露

部门跟进：张劢

部长：陈至伟（主任）、宋稚豪、赵佳恒、毕竹韵、吴燕珍、潘应浩、朱铭毅

副部长：陈润泽、扶昭龙、李昱黎、陈俊名、高尚、窦紫微、吴东洋、曹梦蝶、王子健、陈诺、范晴、王楠

项目负责人：潘应浩

【请假人员】郭楠、张峥、马九阳

【会议主持】董少祥

【会议记录】张亚琳

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2023年校研究生会春季招干与培训

（负责人：潘应浩  跟进：张劢）

已完成工作：

策划组：1.完成简历等资料制作；2.面试新生及评委分组；3.参与现场工作；4.无领导现场分数录入；5.会议记录；

宣传组：1.推文春招日程的发布；2.无领导小组讨论和面试现场的拍摄工作；3.无领导和面试新闻稿撰写；4.总结推文已经排版完成；5.现场宣传视频的播放；

外联组：1.春招录取结果短信通知；2.总结会会务；3.联系未领奖品的同学补领奖品；4.物资整理与清点。

接下来工作开展：

策划组：1.资料的整理与汇总；2.总结会记录；

宣传组：1.完成总结推文的审核和发布；2.总结会的新闻稿的审核和发布；

外联组：1.展架回收；2.整理 2023 春招外联的所有资料。

存在问题：暂无。

建议：

1．招干QQ群活跃时间较短，群内没有很好地调动大家的积极性；

2．无领导小组试题没有预留空白，面试过程中不太方便面试者做记录；

3．面试和无领导到场人数不是很齐，没有对面试者空闲时间做进一步调研；

4．简历制作可参考之前招干项目的形式；

5．春招群及时解散，并且可以宣传一下校研会相关活动群；

6．招干大会时间设置不太合理，没有很好地吸引到未报名的同学；

7．现场工作人员到场人数较少，并且管理比较混乱，尤其是工作牌的分发；

8．项目组工作氛围没有很好地调动起来，总结会到场人数较少；

9．相应奖品的发放需要加紧；

10．引导工作不到位，面试过程中有些同学从后门进入；

11．隐私性做的不够到位，面试教室门没有关好，下一位同学可能会听到面试过程；

12．报名问卷中没有很好地关注到所系以及校区的问题；

13．现场物资筹备比较随意，没有提前准备好笔以及相应的席卡；

14．评委打分的时候可以多写一些评语；

15．多和各个部门的部长进行沟通，了解面试以及无领导讨论的注意事项，提前和评委沟通空闲时间；

16．招干大会PPT制作不够用心，没有更新近期的工作，在人员介绍版面缺少一些新意；

17．短信发送不够正规；

18．重要的信息可以通过群公告进行发布；

19．面试环节可以进行彩排。

二、部门工作汇报

所系工作汇报（宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙）

已完成工作：

日常：春季学期所系骨干通讯录更新；

蜗壳小筑：完成羽毛球赛重启推文推送；

文体活动：1.完成羽毛球场地的申请预订；2.完成羽毛球比赛活动审批表签字盖章；3.完成物资购买，裁判培训等准备工作安排。

接下来工作开展：

蜗壳小筑：1.完成周推推文推送；2.完成专题推文系列名单安排；

文体活动：1.羽毛球赛全部物资的整理；2.完成比赛人员报名信息整理；3.完成现场人员分工。

存在问题：暂无。

建议：

1、羽毛球比赛的时间以及场地提前预定，提前进行彩排，提前和相关老师、裁判沟通；

2、蜗壳小筑公众号发布推文后也可以发布到校研会大群进行推广；

3、所系班长换届后可以考虑新建一个群；

4、所系班长座谈会提前开始筹备；

5、视频号的内容以及来源可以多去考虑一下；

6、蜗壳小筑公众号专题推文是否可以动员所系相关同学进行投稿；

7、注意体育相关活动中的安全问题，备好药箱，买好保险，必要时可联系校医院；

8、安排合适的换衣区域以及安排相应的同学去负责选手个人物品的放置；

9、做好身份验证工作，杜绝冒充参赛的情况。

办公室（陈至伟、李昱黎、张峥）

已完成工作：

日常：1.制作春季学期骨干通讯录；2.召开部门第一次例会；3.打扫东区办公室；4.配合春招完成招新工作；5.协助筹备团建；6.更新例会资料包；

院系：院系走访工作小组成立，制作完成问卷及在线议程；

财务：1.协助完成办公室、人力资源部、实践交流部和宣传部的报销材料上交；2.财务培训资料包制作完成。

接下来工作开展：

日常：1.对接团建物资；2.更新部门例会资料包；3.部员工作模块意向调研；

院系：1.完成东区第一次院系走访；2.编辑推文并发布；3.日常沟通联络；

财务：1.对接人资进行财务培训；2.协助完成春季学期学科和权服的财务报销；3.协助完成春招项目组的报销。

存在问题：暂无。

建议：

1、科学岛走访提前确定人员，确保每一个所系都有代表参与；

2、确定外包场地、饮食食品的报销问题；

3、文创相关的物资尽快整理；

4、确定大家空闲时间，确保更多同学能够参与例会；

5、团建期间各个小组的纪律问题，不要太吵闹；

6、团建活动之前通知大家买好保险，并且在群里发送截图；

7、团建以及其他活动照片的收集可以采用在线相册的形式进行记录；

8、团建的游戏可以参考一些社团活动进行，如：定向越野、寻宝活动等；

9、团建过程中注意时间的把控，可以由主持人进行统筹。

人力资源部（赵佳恒、陈俊名、高尚）

已完成工作：

日常：1.完成评优证书和奖品的发放；2.完成部门报销；3 完成第一次部门例会。

接下来工作开展：

日常：部门职能小组组长选拔和分组；

骨干培训：筹备第一期骨干培训；

星光大赏：筹备第六期星光大赏；

人事考评制度：完成秋招项目考核和日常考核的记录；

网站统筹：完成相关文件的上传公示等工作。

存在问题：暂无。

建议：

1、骨干培训的内容可以选择更加高阶的内容；

2、尽快确定星光大赏人选确定的方式；

3、人事考评模块尽快进行制度修订，拿出对比版本；

4、小组长报名不够积极；

5、网站统筹中院系风采板块多进行更新。

宣传部（毕竹韵、窦紫微、吴东洋）

已完成工作：

日常：1.开展宣传部本学期第一次例会以及值班培训；2.约稿邮箱管理；3.完成招新相关工作；

微信：1.推文转载实用技巧类（更改邮箱名称），思想学习类（学雷锋、政协议程）；2.协助春招、权服发布推文；

职能小组：1.后台管理组：日常后台消息回复；2.拍摄剪辑组：1）转载视频开学采访、共享面试间；2）采访拍摄剪辑开学采访小视频并发布。

接下来工作开展：

日常：1.完成日常值班分工；2.划分职能小组并选拔组长；

微信：1.协助转载中国科大知产院推文；2.发布野餐推文；3.确定樱花季大致内容；

职能小组：1.拍摄剪辑：确定拍摄主题和分工；2.平面设计：重新修改PPT模板和首尾图；3.后台管理：整理科大元素。

存在问题：暂无。

建议：

1、在进行相关平台数据展示时加上统计截止时间；

2、后台管理可以增加一些内容；

3、推文日程表尽快完成；

4、建立在线相册保存照片；

5、团建活动相关的宣传工作要做好积极准备；

6、视频号的来源渠道比较单一；

7、热点话题的追踪没有做到位，多关注一下同学们日常关注的话题；

8、无人机拍摄的续航问题。

学术科技部（吴燕珍、曹梦蝶、王子健）

已完成工作：

日常：1.对接 COMSOL 软件培训的合作；2.清点学科文创库存；3.配合春招招新相关工作；4.筹备第一次部门例会；5.辅助筹备第一次团建；6.进一步完善部门例会工具箱；

学术微沙龙：1.撰写联系嘉宾的话术；2.完成学术微沙龙工作策划的撰写；3.初步拟定学术微沙龙的活动场地；

你问蜗答：1.完成秀米、视频拍摄与剪辑的教学资料整理；2.罗列相关可供选择的主题；

蜗牛说：1.完成了往期资料整理；2.初步确定了任务时间表；3.初步进行了项目分工；

科普速递：1.完成了秀米使用资料整理；2.初步筛选了可能的话题及公众号。

接下来工作开展：

日常：1.嘉宾招募推文的撰写及发布；2.模块负责人的面试及确定；3.模块工作展开相关培训；

学术微沙龙：1.联系嘉宾；2.宣传海报与展架海报的设计与制作；3.QQ 群的建立与管理；

你问蜗答：1.第一期视频的拍摄与剪辑；2.第一期推文撰写；

蜗牛说：1.撰写嘉宾推荐推文：2.进行项目成员分工；

科普速递：1.项目成员分工；2.话题遴选。

存在问题：暂无。

建议：

1、注意文化衫不能报销的问题；

2、做好采访相关的培训；

3、注意科普速递的原创性；

4、加强与院系的联动。

权益服务部（潘应浩、陈诺）

已完成工作：

权益专项：1.完成了共享面试间有线网络的安装与改善工作；2.组建校园权益服务周工作小组；

权益工具箱：1.完成了第一期退税主题教程的文稿撰写、秀米排版和推送；2.收集了近期校园内关于研究生群体的相关权益信息（比如工程学院“权”心“权”益意见箱等）；

权益喵小喇叭：完成了 3.4 日海报和微博编辑(停止供暖权益喵小喇叭)；

女神来了：完成了 12 月刊任务分配，文案和秀米排版的分工。

接下来工作开展：

权益专项：1.完成校园权益服务周工作策划撰写；2.完成第一期修缮主题的权益专项成果展示推文撰写与发布；

权益工具箱：1.完成第二期工作小组的人员分工；2.完成一篇研究生权益信息汇总的文稿撰写与秀米排版工作；

权益喵小喇叭：细化值班和任务分工；

女神来了：强化文案并进行秀米排版。

存在问题：暂无。

建议：

1、权益活动周可以开设一个或多个开场活动进行推广；

2、确定是否和学生会的等其他院系组织合作；

3、尽快确定“女神来了”活动的下一个嘉宾；

4、校园修缮问题反馈的渠道没有推广出去，可以起一个口号；

5、母亲节可以尝试和宣传部合作，做一个街采视频；

6、可以多和宿舍中心的老师多交流，建立起同学和相关职能部门沟通的桥梁；

7、权益小喇叭可以和“小道消息”等各种校园媒体进行联动；

8、多和其他部门合作完成权益相关内容。

实践交流部（朱铭毅、范晴、王楠）

已完成工作：

日常：1.部门春招纳新；2.部门第一次例会召开；

就业主题周：1.头脑风暴；2.搜集嘉宾信息；3.筹备工作模块小组；4.确定部分院系意愿；

蜗壳星火路：1.头脑风暴；2.筹备工作模块小组；3.确定模块小组长以及分工；4.讨论模块工作后续可拓展内容；

选调生手册：1.头脑风暴；2.筹备工作小组；3.初步确定手册工作重点。

接下来工作开展：

日常：1.骨干约谈；2.对接校友会、对外联络与基金事务处、招生就业处获取嘉宾信息，扩充人才库；

就业主题周：1.继续对接院系关于举办活动的意愿；2.策划案撰写；3.撰写红头文件；

蜗壳星火路：1.拟定嘉宾；2.准备嘉宾背景材料；

选调生手册：1.建立工作小组；2.确定人员分工和时间规划； 3.收集公告信息。

存在问题：暂无。

建议：

1、是否可以联系校友会进行相关嘉宾的联络；

2、就业主题周发布干货时多联系相关同学进行参考；

3、不局限于“郭奖获得者”，多挖掘嘉宾的闪光点，重在给研究生同学未来发展提供方向和思路。