投资、消费、出口是拉动经济增长的三驾马车。相比于内贸，外贸生意门槛比较高，专业性比较强，竞争压力比较大。毕竟外贸业务需要参照国际贸易规则、通行惯例和要求操作，但是一旦外贸业务上手了、做好了、稳定了，绝对比内贸更让人省心、省事，客户稳定性好，收款有保证，信誉度有保证，更有成就感、收获感，也更有发展后劲。

那么作为一个外贸新手，如何开始做外贸，要做哪些准备，从哪里起步呢？作为一个曾经的外贸人，今天就带你详细扒一扒，绝对干货!

如果你是个人，首先你得成立1家外贸公司，办理好工商登记注册、进出口经营权，具备开展进出口业务的资质。然后到银行开户，设立外汇收款账号，用于收外汇。之后到税务局办理出口退税注册登记，到外管局办理外汇收结汇注册登记，到海关、电子口岸办理企业海关代码以及电子口岸报关登记手续。

如果你已有了公司，那需要到工商办理营业执照经营范围变更，增加进出口业务内容，然后到银行、税务局、外管局、海关、电子口岸按照刚才流程走一遍。

外贸整个业务流程非常复杂、繁琐，涉及询盘、报价、验厂、下单、签约、生产、交付、运输、制单、报关、收款、结汇、退税等十几个环节，每个环节都得专业操作，不能有丝毫的马虎和懈怠，有些环节的精准度要求相当高，比如报关填写HS编码，一旦填错了，非常非常麻烦。除非你个人拥有相当强的业务能力，否则1个人根本搞不定，需要有1个专业团队来协同配合。

团队人员要有十分明确的职责和分工，有人负责对接客户，落实询盘、发盘、谈判、签约、下单；有人负责跟单、联系工厂、负责产品生产、质量及交付；有人负责货代、订舱、运输、保险；有人负责报关、检验检疫、收汇、结汇、退税……

做外贸当然得懂外语，国际通行的是英语，此外如果你能懂日语、韩语、法语、德语、意大利语、西班牙语、葡萄牙语中的其中一种或几种，那是最好不过了，有助于增强客户对你的好感和信任。不仅仅是书面语，口语也得过关，否则不能当面交流、沟通，也会影响做业务，限制你的业务发展。

外贸的对象是产品，你想做业务首先要选好产品，可以是一类（一种），也可以数类（数种）。对于这些产品，你要非常的精通、专业，要详细了解并掌握产品的参数、性能、材质、工艺、用途、生产流程、品控、价格、维保等等。可以说，你对产品了解的越详细、把握的越精准，客户才能对你越信任，愿意买你的产品，愿意和你长期合作，因为他相信你是专业的、靠谱的。信任度的建立，首先就是你对产品的了解。这方面工科学生更有优势，能看得懂图纸，懂得制造业领域的相关设计、研发、制造流程；相对来说，文科生就差些，看个图纸堪比天书。

贸易有两种实现途径，工贸结合和工厂转贸易。

这里主要是订舱、运输、报关、检验检疫、保险等供应链环节，要找信誉好的、靠谱的货代公司、报关公司、运输公司、保险公司，帮你解决交付问题，省心省时省力。

这部分是妥妥的实战过程，干货来了，请多多关注+点赞+收藏！

寻找客户，特别是新客户，主要有两种方式：线上、线下，即网络+展会。

在网络上找客户，主要有三种：

1.自建网站

这是针对一些有能力的、有条件的外贸公司而言的。开发国外客户，属于隔空操作，要想获取信任，就需要展示你公司的形象、展示你的产品，引起对方的兴趣，让对方第一时间找到你、知道你、了解你，网站是第一印象、第一途径。毫无疑问，网站要做成英文版的，或者是针对性的语言版。有些国外客户会习惯第一时间寻找、查看供应商的网站。没有外文网站，会错失很多潜在客户。网站可以自己做，也可以找专业公司来做，要注重网站的形象、美观、实用性，突出产品的展示、参数、性能、特点等，留下电话、传真、email等联系方式，便于客户第一时间联系上你。

2.通过第三方平台

这是针对一些实力稍弱的外贸公司而言的。现在有一些相对不错的第三方专业付费平台，如环球资源，阿里巴巴，中国制造网等机构，可以跟他们签订协议，每年付点费用，在第三方平台上搭建自己公司的展示页面、产品、地址、联系方式等等。根据你的需求，与第三方签订的内容不同，费用也不一样，从每年几万元到十几万、几十万不等。第三方专业付费平台的功能比较强大，他们每年会采取各种方式去推广平台，增加知名度，增加国外客户的认可度。你需要做的是把平台功能利用好，及时更新自己的网页信息、产品信息，增加自己公司的感知力。也可以在第三方平台上搜索一些国外客户的需求信息，针对性回复，建立联系，从中获取一些新客户。

3.主动搜索并广发信息

这是针对无实力、无资源的小微外贸公司或个人的。事先精心准备好包括你公司、产品、性能、参数等信息的自荐信，当然得是纯英文版（外文版），掌握点英文写作技巧，精心准备，最好让客户一眼看到后就能产生点兴趣，最起码不讨厌，愿意进一步了解，那就成功一半了。客户的联系方式怎么找？网络上有对个人出售的上国际互联网软件，一年费用在几十左右，可以满足最基本的上外网需求，但有时连接速度慢，容易影响工作效率。也可以联系移动、电信、联通申请国际网络宽带，开通国际上网，每年支付点上网费，价格在1-2万元左右。然后对自己产品的关键词进行分析，用阿里巴巴的热搜词或者用谷歌adwords，搜索国外买家求购信息及相关需求，找到后一家一家发自荐信，然后等待对方回复，再进行后续联系，这种方式比较费时间，但是没办法啊，缺小钱钱啊，只能多花时间、精力换信息了。

通过参加展会寻找客户，是做外贸的常规手段，也是成效相对比较好的方式。因为展会是当面接触客人，面对面交流沟通，是一种最直观的、最有效的沟通方式，大家容易接受。前面说到的网络找客户，实际上几乎99%的客户即使在网上联系上之后，还会实地到企业来看看，当面谈谈，看看工厂，看看产品，了解一些细节，然后才能下单、付款、交付。而展会上经常出现客人当场下单、当场下定金、甚至预付货款的例子。我做外贸的时候，在展会上一共遇到三次新客户当场下单，最高的一次，新客户当场下15万美元试订单，并留下2万美元定金。

展会种类很多，按区域分，有国内展、国外展；按内容分，有综合展、专业展。全世界每年各种展会有上万场，如果你想参加展会，一定要结合自己的产品，细分本行业的展会类型，精准选择一些适合自己的展会，尤其要选择一些比较知名的、客户认可度高的展会，那样才能有所成效。

从国内展来看，效果相对好点有广交会、华交会。

广交会创办于1957年，是中国历史最长、规模最大、商品种类最全、到会采购商最多且分布国别地区最广、成交效果最好、信誉最佳的综合性国际贸易盛会，被誉为中国外贸的晴雨表和风向标，号称世界第一展。广交会展览规模达118.5万平方米，境内外参展企业近2.6万家，每届约20万境外采购商到会。广交会每年2届，分为春季、秋季，春季时间为4月15日-5月5日，秋季时间为10月15日-11月5日。每届当中又细分为三期，每期5天左右。广交会申报，需通过商务部网站，在广交会参展易捷通平台申报，申报时间一般为上届广交会结束后一个月内，比方说5月5日春季广交会结束后，就考虑要申报秋季广交会了，时间在5月5日之后1个月内，要随时关注商务部官网，或广交会参展易捷通平台的通知。

华交会，全称中国华东进出口商品交易会，由商务部支持，上海市、江苏省、浙江省、安徽省、福建省、江西省、山东省、南京市、宁波市等9省市联合主办，每年在上海举行，是国内仅次于广交会的第二大综合性展会。参展商品主要是轻工业品。举办时间一般为每年3月1日—5日，近两年因口罩影响，时间有所变化，2023年举办时间为7月12-15日，具体申报要求可以和本地商务部门咨询了解。

从国外展会看，有影响力、客户普遍认可的、效果好的，选了10个展会供参考，分别为：

1.意大利米兰国际家具展。米兰国际家具展自1961年举办以来，被称为世界三大家具展览。在每年的4月中旬举行，其中每两年一次的灯具展是按奇数年举办，而厨房家具展和办公家具展则逢偶数年举办。

2.科隆家具展。科隆国际家具展始于1949年，是当今世界上著名的家具展览会，每年一月份在德国科隆国际博览中心举行。

3.美国高点家具展。创办于1913年，是世界上现存历史最悠久的家具博览会，也是规模最大和最具知名度的家具展览贸易盛会之一，每年两届，分别在当年的四月与十月举行，深受行业内人士和消费者的认可和信任。

4.拉斯维加斯国际消费类电子产品展览会。由美国电子消费品制造商协会主办，每年1月在拉斯维加斯举办，是世界上最大、影响最为广泛的消费类电子技术年展，也是全球最大的消费技术产业盛会。

5.科隆国际食品展。科隆食品展是世界上最大的食品饮料贸易展览会，多年来一直是德国及国际食品饮料工业中最重要的贸易展览会。该展会每届都吸引着来自世界各地的食品、饮料生产商和专业贸易人士，是食品行业中相互建立客户联系、订购产品的理想场所和交流盛会。

6.汉诺威工业展览会。由德国汉诺威展览公司举办，周期为一年一届，2023年将在4月17日举办，展览面积达到230000平米,参展观众数量达到75000人，参展商数量及参展品牌达到6500家。

7.德国法兰克福国际汽配展。由德国著名的法兰克福展览有限公司主办，创建于1971年,每两年一届，是世界三大汽车配件展之一，展会历史悠久，影响力深远，是全球最具规模的国际汽车零部件、工艺装备及相关工业展览会。每届都吸引着数千家的国际企业参加。

8.迪拜五大行业展。由德国法兰克福展览公司主办，时间为每年5-6月，由中东花园及户外用品展、日用消费品展、灯具展、家用电器展、卫生洁具展和五金工具展组成。参展规模、企业、客商、成交均相当可观。

9.拉斯维加斯消费品及礼品展。每年春秋两季各举办一次，至今已经举办了200多期，是美国最大的日用消费品展览会之一。今年秋季展会时间2023年08月20日~08月23日，展会面积64738平米，参展观众85000人，参展商数量及参展品牌达到2900家。展览会荟萃了各类新产品，日用消费品、礼品，是美国日用消费品经销最重要的流通场所之一，全美国各主要百货公司、超级市场及中小型连锁店每一年都会参展，制定采购计划，洽谈订货。

10.拉斯维加斯国际五金及花园展。该展会首届举办于1945年，一年一次，已连续举办60余届，当前开展时间是2024年3月26日-28日，展会规模为10000-20000平米，是国际上规模较大且著名的五金工具及花园展览会之一，每年都吸引全球高水准的参展商和采购商前往。

提示一下，你可以多和本地商务部门、贸促会联系，他们每年会在上年年底或本年年初，发布年度重点展会计划，如果你感兴趣的展会恰巧列入他们的组展计划，可以报名参加他们的参展活动，会有惊喜！

这个环节很重要！

1、精心做好参展前各项准备

宣传：不管你参加的国内展，还是国外展，通过朋友圈、email、电话、传真等各种途径，把你要参加的展会名称、时间、地点、摊位号信息，告诉你的新老客户，哪怕才接触的，通通告知一遍，邀请他们去看看。不要怕烦，有时会有意外收获。我有好几个新客户就是这样做成的。当时是参加德国某一展会，我提前10天告诉他们，结果有2个之前刚刚联系的客人，事先连面都没见过，他们去了，聊得很投机，展会一结束，就立马给我下单了，金额相当可观。

布展：参展摊位的布展（布置）很重要，要花心思，设计好展示风格，要有别具性、独特性，吸引眼球，引的客人感兴趣，路过你展位驻足停留，想来看看。想想看那么大的展会现场，几千个甚至几万个摊位，一眼看去让人眼花缭乱，你不弄点特色，谁会关注到你啊？

样品：一定要精致，事先认真准备好，外观、工艺做到完美，能代表你公司的最高水准。每次多带些新产品，在同行业中体现你的创新和优势。

图片：一定要在摊位上放上你工厂的照片，要拍的气势恢弘点，有壮观的外观、现代化的生产线、严谨认真的工人，有实验室或研发中心更好。意在提醒客户：我是工厂，我是工厂，我是工厂！

宣传资料、名片、纸和笔：必备的，宣传资料不要做的太大，一般16开就足够了，太大了客户不好拿。

小零食：摊位上准备点糖果、小点心，有条件的可以准备点正宗咖啡或咖啡机，很温馨。客人很喜欢来点咖啡，能快速拉进距离、增进感情。

2、展会现场全力以赴

针对驻足、停留在摊位上的客人，要十分认真接待，保持温和态度，不能急躁、不耐烦，给客人介绍产品、公司情况，认真回答好客人的每一个问题，针对他关注的点，可以延展下多说点，显示出你良好的专业性，并礼貌的请客人留下名片或联系方式。

用一个专门的笔记本，把每个客人的名片收集好，同时在后面备注：仔细回忆一下这个客人的特点、关注的产品型号、用途、价格、质量等等信息，get住要点。在征得客户同意的情况下，最好和客人合影，这点很重要！

每天展会结束后，要把当天接触的客人做个分类，根据与客人交流情况，可分为潜力客户、重点关注、一般关注三类。潜力客户是对你公司产品兴趣比较浓厚，聊得很深，可能很快下单，或较容易下单。重点关注是对你公司产品有点兴趣，刚接触，有好感，但是还处在观望、比较状态，还没下定决心，有成为潜在客户的可能性。一般关注是仅仅在摊位上停留过，留下名片或被动留下联系方式，印象比较浅，需要进一步持续的对接、关注。

这步很重要！很多人参加了展会，但有时感觉效果不明显，区别就在这里！

展会一结束，甚至于展会还未结束时，就要主动给客人发邮件，联系。邮件中主动提到你是哪个公司，谁谁谁，在哪一天和客人交流过，这时候再附上你们的合影照片，客人就会对你更加有印象了。问问客人这几天是否有空，如果可以，可以出来见面细聊下。如果客人能出来和你见面，事情就有70%以上的可能了。见面后，可以顺便吃个饭，老外一般不会在乎饭店的档次、标准的，他们更多的是注重内容。如果谈的深入，价格没问题，基本就可以下单了，当然有的客户要求比较高的，会提出来到工厂看看，这时就更有谱了。

展会结束回公司后，更要保持同客户的持续联系，经常发发邮件，告诉他们你公司的情况，包括新产品、质量、品控、你的竞争优势等等。坚持下去，你终归会有收获的，千万别懒，别怕麻烦！

这部分内容是核心！

1~2.询价、报价

之所以把这两个放在一起，是因为他们是密不可分的。这里要用到国际贸易术语的概念，所谓国际贸易术语，是指在长期的国际贸易实践中，对货物的价格、运输、风险等因素进行整合归类，便于不同国家和地区的买卖双方掌握及运用，形成共同的理解，进而产生了国际贸易术语。每一种术语都对应了买卖双方在某些贸易条件中所承担的义务。目前最新的国际贸易术语，是国际商会(ICC)编写的《2023年国际贸易术语解释通则》(INCOTERMS2023，2023通则)，于2023年1月1日开始在全球实施，共有11种，分别为：EXW（工厂交货）、FCA（货交承运人）、FAS（装运港船边交货）、FOB（装运港船上交货）、CFR（成本加运费）、CIF（成本、保险费加运费）、CPT（运费付至）、CIP（运费、保险费付至）、DAT（目的地交货）、.DAP（指定地点交货）、DDP（完税后交货）。这11种里面，最常用的有4种，分别为FOB, CIF, CFR, EXW，熟练掌握这4种，基本上就可以应付所有的客户了。

客人询价，一般会列明产品名称、型号、材质、数量等；卖方报价，会根据客户问题，报上该产品的外币价，一般以美元计价，同时附上具体交货地址，如FOB上海，CIF纽约等等。对于新客户，初次报价，还要把握两点：一是汇率变化。关注好报价时的即时汇率，还要考虑以后可能的汇率变化，否则很有可能会因为利率变动亏得很惨。我们公司在报价单里通常会附上一句“此报价为当下报价，在XXX日内有效；如汇率波动超过XX%，需要重新定价”。二是付款方式。每个公司付款方式不太一样，我们公司新客户一般用信用证（ LC），老客户一般用电汇（TT）

3.签约

双方签订正式合同，文书可以是卖方草拟，也可以是买方草拟，里面内容、条款双方商议着来。外贸合同对于形式要求不高，只要双方签字就行，不要求盖红章，通过传真也可，使用PDF也行。

4.生产

任务交给工厂即可。这里要注意是，如果你本身就是工厂，还好说，直接下计划给车间。如果你是贸易公司，那你要先和工厂签订生产合同，明确下达的任务和要求。尤其要留意两点：一是产品质量，重中之重。二是交期。既要给客户留下足够的运输时间，也要给工厂留下足够的备料、排生产计划、生产时间。

5.交货

这个环节一般是交给货代公司来操作，他们是专业的。

6.报关

同上，由货代公司来操作，也有的委托报关公司来操作。

7.收款

外贸公司自己操作，客户在打款后一般都会通知卖方，跟开户银行核对，然后给客户确认。

8.结汇

外贸公司自己操作，由财务人员带领相关票据到外管局操作。

9.退税

外贸公司自己操作，由财务人员带领相关票据到税务局操作。

10.制单

这个内容实际上贯穿整个外贸过程，而且比较复杂，所以放到最后来讲。

常用的外贸单证有16种：

1.合同

买卖双方均可出具。卖方出具的，称为销售确认书；买方出具的，称为采购确认书。合同内容由双方约定，没有具体形式和要求，一般包括买卖双方名称、地址、签订合同时间、地点、产品名称、付款方式、违约责任等，还可以加些特殊的附加条款如信用证条件下的开证要求，对各种不可抗力的规定等细则。外贸上，对合同格式、形式要求一般不是很严格，有双方签字、传真件就行，不必像国内合同那样一定要盖红章。

2.商业发票

出口商出具的文件，用于说明此票货物的名称、数量、单价、金额等。发票须有自己制定的发票号码、出票时间、印有E.&O.E.字样，即若有错误允许更改。

3.形式发票

出口商出具，类似于商业发票，用于单方面合同，作为报价和确定交易的工具。对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易，客户也需要形式发票来做前期申请。在采用国际快递寄送货物的时候，也需要附上形式发票，作为快递公司统一报关计用。

4.装箱单

出口商出具，用于说明货物品名、数量、包装方式、毛重（或净重）、体积等，样式与发票相仿。

5.提单

最核心单证，船公司出具，货物交到货运公司以后开出，代表物权，给客户目的地提货用。每个船公司都有自己的提单式样。分为空运提单和海运提单，一般三正三副，任何一份正本均可提货。

6.装船通知

船开前或船开当日，由发货人出具给收货人，格式不限。

7.保险单

保险公司开具，作为货物单据之一。海运货物保险的险别，分为基本险别和附加险别两类。

基本险别有平安险、水渍险和一切险)三种。附加险不能单独投保，必须要先投保基本险，然后才能增加投保附加险。附加险有一般附加险和特别附加险。一般加险有11种，它包括：

偷窃、提货不着险、淡水雨淋险、短量险、渗漏险、混杂沾污险、碰损破碎险、串味险、

受潮受热险、钩损险、包装破裂险、锈损险；特殊附加险包括：交货不到险、进口关税险、

舱面险、拒收险、黄曲霉素险、卖方利益险

8.商检证、质量证、重量证、卫生证等

由进出口检验检疫局（现已并入海关）出具，仅针对部分商品出口，分为质量证、重量证、卫生证等。

9.原产地证

商检局（现并于海关）或贸易促进会、商会出具。原产地证包括一般原产地证和普惠制原产地证，是证明我出口货物生产和制造地的证明文件。进口国据此对进口货物给予不同的关税待遇和决定是否进行限制。

10.受益人声明

出口商出具，仅出现在信用证下。如果是非信用证，一般叫做厂商声明。受益人声明主要用于不便或无法用官方文件证明的，客户要求做到的事宜。无规定格式，只需要列标题为BENEFICIARY CERTIFICATION，行文上有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”后面加上客户所需声明的内容，再落款盖章即可。

11.船公司/货运人声明

船公司或货运公司出具，性质和格式类似于受益人声明。多用于证明货运公司在承运操作中符合客户要求。

12.出口收汇核销单

国家外汇管理局出具，卖方出口前先向外管局领取，填好后作为报关单据之一提交海关，海关清关后盖章退回。在收到国外付款后，连同银行收汇水单一并交到外汇管理局办理核销，然后才能办理退税。

13.出口货物报关单

海关出具，出口报关时一般由报关公司填制并提交海关。出口报关单一式六联：海关作业联、海关留存联、企业留存联、海关核销联、出口收汇联、出口退税联。清关后，退回收汇联和退税联。

14.信用证

一般由买方银行出具，用于以信用证为结算方式的外贸业务。在信用证开出并抵达出口商（信用证受益人）的银行后，银行会做通知，并交信用证连同通知转交出口商。

15.海关发票

格式由进口国海关统一制定，出口商应进口商海关要求出具，基本内容同普通的商业发票类似，主要是用于进口国海关统计、核实原产地、查核进口商品价格等。其格式可在各国海关的官方网站上下载。

16.汇票

由银行提供空白票据，出口商填写，付款人签字以确认付款，一般出现在信用证操作中。

这里我们再来梳理一下单证的使用时间段：①业务洽谈时期，卖方可制作形式发票，用于报价或给客户申请进口许可②签约时期，卖方或买方制作外贸合同③交货前，卖方负责制作或提供商业发票、装箱单、核销单、报关单，申请商检（海关）放行单，出口报关。④海关清关后退返核销单、报关单的收汇联与核销联等⑤交付运输后，得到三证三副提单⑥卖方负责制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等，提供给买方以收取货款⑦卖方凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。

单据很重要，要遵循基本原则“单证一致，单单一致”，而且日期要求严格：

发票（INVOICE）日期一般早于所有单证；

装箱单（PACKING LIST）一般与发票同日，必须在提单日之前；

提单日（ON BOARD DATE）不能超过L/C规定的装运期；

保单（INSURANCE POLICY）的签发日应早于或等于提单日期，不能早于发票；

产地证（C/O、FORMA）不早于发票日期，不迟于提单日；

商检证（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提单日期，但也不能过早于提单日；

受益人证明（BENEFICIARY CERTIFICATION 　等于或晚于提单日；

船公司证明（FORWARDER CERTIFICATION） 等于或早于提单日；

汇票（DRAFT）日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于L/C的效期。

至此，一个完整的外贸业务流程就结束了。作为一个曾经的外贸人，经历了外贸领域所有的沟沟坎坎，酸甜苦辣，感悟很多，收获也很多。现在依然对外贸感情很深，割舍不下！

奋斗吧，外贸人！

参考文献：

cindy小太阳 《三种方式告诉你 ，怎么自己做外贸？》

BuildMost 《最全外贸流程介绍，一文看懂如何入手外贸！》

Aidey的外贸生活 《外贸怎么做？最适合新手的外贸流程来了》

莆田鞋业网 《11类外贸单证模板！看这篇就够了！》