展会现场管理是考验会展组织者、会展承办者、以及会展参与者的一个大考场。每个会展活动现场所发生的事态都会有所不同。这就要求从事会展活动现场管理的指挥协调人员必须具备处理突发事件的综合能力，只有这样，展会才能按计划成功举办。

一．展会布展阶段管理

展会的布展阶段为会展现场管理的前期工作，具体包括展台搭建的管理、展位展品运输的管理、参展商布展管理、现场保洁与安保等工作。展台搭建的管理主要是督促和协调主场搭建商和主场运输商相互之间的配合，共同讨论和预防展台搭建、展品运输过程中可能出现的问题，以保证布展工作的顺利进行。在一至三天这么短时间内完成繁重的搭建任务，除了要有科学化的搭建技术，更为关键的是做好配合和协调事宜，监控好整体工作的进程。根据场馆或场地做出平面图纸，并在图纸上划分各展区、展位。

参展商报到之前，主办方应督促好两项工作：一是按图纸做好展台区域的地线划分，标明展台号；二是按照图纸搭好现场服务办公的场所，比如组委会办公室，或主办方、主场搭建商、主场运输商的联合办公地点，提前安排好各单位人员、各种器材和资料等到位。确保产品运输安全是展品运输与管理的关键，应严格按照展前制定的物流计划分区域实施展品的就位工作。主场运输商可通过展品代理（通关、验收、运输等）提前掌握大部分展品资料，尤其是进馆的时间进度，协调运输方、搭建商、参展商之间的工作。展品进入场馆后其包装箱的堆放与管理常被忽略，往往成为现场管理的盲区。

参展商布展管理的第一项主要工作就是接待参展商报到，这是参展商对主办方现场服务的第一印象，一定要引起主办方各现场工作人员的重视。主办方工作人员协助参展商了解与展会相关的各类服务信息和规定。一般大部分参展商都能在规定的时间内完成布展，但也有个别参展商或展品由于交通等因素推迟到达展会现场，这就需要主办方提前计划好展会开幕以后参展商和展品进入场馆的临时通道，并要求主场搭建、主场运输、场馆方的工作人员提前就位，协助参展商尽快参展。

现场保洁与安保工作是展会现场不可缺失的一部分，保洁分别由场馆方、主场搭建商分工负责。其中，展会场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展会期间的安全保卫工作主要是防止可疑人员进入展会、防止展品丢失和被盗，展会消防安全保护以及协助参展商进出的一些安全保卫方面的工作等。展会期间的安保工作若不到位，将会直接影响展会的声誉度。

吸引参展商并增加参展者的十大秘决

1、不要过分依赖电子邮件。因为你的信息可能会无故丢失。

2、瞄准关键的专业参展观众。如通过举办新闻发布会、专场推介会等，引起他们的特别关注。

3、使用精美的明信片代替小宣传册来宣传你的网站。这种方法可以节省印刷费用和管理费用，而且网上的注册会给你提供更准确的信息。研究表明，网上注册的公司来参展的可能性更大。

4、通过各种渠道来提高参展观众的素质。因为展览的成功与否，更重要的取决于观众的质量而不是观众的数量。

5、不要忽视每一个能从展览获利的人。许多协会的错误就在于仅仅面对自己的会员。应该针对本行业中的每一个人，如通过举办一系列的发布会来吸引更多的新成员加入。

6、不要许诺过多。如果你向参展商许诺有1万名参展观众，你会发现很难保证这个数目。相反，先告诉参展商有5000名的参展观众，当有6000名观众到来时，他们会有更大的惊喜。“少做出许诺，多采取行动”。

7、采取电话营销方式。对于重要的参展观众，要直接给他们打电话，并明确表示：“来参加展览，我们会帮你们……”。如果你已经给他们发送明信片和电子邮件，这表明你认为这个展览对他们是非常有价值的。

8、把主要精力集中于那些最有希望参展的观众，如曾经参加过类似展览（自己或竞争对手举办的）的观众。要把重点放在20％的以往参展观众上，而不是那些从未参加过展览的80％的观众上——这是比较容易办到的，而且会更为有效。

9、在展览的最后策划阶段———展前四个星期，要把重点放在周边地区。

10、一定要坚持到最后，甚至包括向那些第一天没来参展的注册者发一封电子邮件，问一下“你在哪里？”这样的问题。对那些距离非常近的还能来参展的观众，应该提前向他们传达第二天的展览活动。

二．展会举办阶段的管理

开幕式是会展现场管理正式开始的标志，举办开幕式的主要目的是制造气氛、扩大影响、提高展会的知名度、吸引更多的观众来参展。开幕式是参展商和观众对展会的第一印象，是主办方向公众展示会展规模和实力的大好机会。

一个成功的展会开幕式不仅可以增强参展商和观众对展会的信心，还可以提高业界和大众对展会的关注程度，扩大展会的影响，宣传展会的品牌形象。通常来说，开幕式筹划的主要工作有确认领导人名单、开幕式嘉宾的入场名单、开幕的时间、开幕现场布置、礼仪、现场乐队等内容。要确保开幕式的万无一失，在开幕主办方一定要进行周密的安排和确认，各部门对于开幕式主要流程进行预演，开幕当天提前到场，委派专人核查所有的设备和设施，并做好随时应对突发事件的准备。

观众是展会的主体，专业观众是参展商的上帝，同时也可能是潜在的参展商。因此，做好观众登记工作非常重要。为了更好地了解观众结构，就必须掌握与观众有关的精确数据。首先，观众注册和登记处应有显著标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。现场要安排专人指引、咨询和维持秩序。其次，为避免排队拥挤，要有足够的登记台和填表台。

最后，观众登记时，信息要及时收集和汇总，当天登记的数据要在闭馆后送至主办方现场办公室，并录入电脑。现场数据收集主要包括专业观众信息和参展商的信息，参展商的数据对展会项目的发展是至关重要的。主办方在开展期间，应为参展商和观众提供完善的服务，例如现场设立咨询台解决参展商和观众提出的相关问题，要求咨询处的工作人员必须要对展会的各个环节非常清楚，能够自主解决问题，帮助客户联系到相关的负责人解决问题。

在展会期间，开展与展会主题相关的活动主要有论坛、会议、表演、比赛等，这些活动能起到活跃会展现场气氛、完善会展功能的作用，主办方、行业协会、参展商都可能是这些活动的主办方。在会展活动开展阶段应在细节管理的基础上推行问题管理法，要求会展活动的每位工作人员通过细节管理及时解决工作中遇到和发现的问题，并在工作结束后对问题的改进情况进行总结，以提高会展活动的管理水平和服务质量。

三．展会现场管理原则

第一，尽量利用服务链外包服务，进行监控；

第二，指定专人在专门时间负责专项工作，明确分工，分清职责，责任到人；

第三，对于重点工作，实行双重核查制度；

第四，对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督；

第五，重视对临时人员的短期培训。会展现场服务与管理对成功办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。

四．展会撤展阶段的管理

会展结束的标志是撤展会议的召开。一般在撤展前一天上午召开会议，商讨撤展的各个环节，明确各单位的职责，尤其要决定撤展的具体时间，依次为停止观众登记的时间、停止观众入场的时间、观众清场的时间、断电的时间、开出门证的时间、开启货物通道的时间、闭馆的时间等。撤展前一天下午，办展机构就可以把有关情况以书面形式通知各参展商，以利于其安排第二天的工作。具体工作包括撤除展台；协助参展商顺利退还展具，协助参展商妥善处理展品；做好展场清洁，加强安全和消防保卫工作及时处理撤展留下的大量垃圾；全场断电后，查看展场的电表读数以便结账；核对并确认现场费用的清单，约定时间结清费用；将主办方的所有现场资料和设备等整理后运出展场。会展结束后，主办方通过会展中遇到的新、老问题进行总结并提出解决方案或建议，为以后的工作提供借鉴。

展会现场管理的任务似乎很简单。事实上，想要做好展会现场管理，不断创新，参展商需要投入大量的精力和时间，展会现场管理体系也要与时俱进。