原创 钱洪羽 审计观察

伙食费是与基层消防救援队伍关系最紧密的经费，历来是管理的难点，伙食费管理好坏直接影响消防指战员的切身利益。伙食费管理审计也是审计工作的难点，伙食经费转化成实物形态后随即消耗，审计人员仅能依靠伙食管理人员提供的各种记录来核对伙食开支情况，一旦伙食管理人员串通一气，提供虚假资料，极易发生审计风险。本案例中审计发现，某单位违规将基层队站伙食经费报销直接转账至队站主官个人银行账户便于周转使用，审计年度涉及队站较多，数据金额较大，部分队站主官没有将伙食经费卡“专卡专用”，存在资金公私混用（主要用于贷款还款、基金理财及转给配偶近亲属等三个方向）、伙食报销资金流向混乱；支付方式大批量采用现金支付行为，个别队站在菜市场采购另在其他超市代开发票，存在较大自主权开票空间；伙食管理五项制度落实不严格、存在一个人把控采购、报销等全流程等重大货币资金安全风险隐患。相关人物即是伙食经费的管理和使用人员，在利益的诱惑下，他们向伙食费伸出了黑手，不断蚕食基层利益，但在严格的审计面前最终无所遁形，最终受到了应有的惩处。

一、审计过程

（一）发现线索。审计组在经济责任审计中，对该单位所属其中1个基层中队伙食费资金流向为审计抽样进行了审查。中队设中队长一名、给养员一名，负责日常的伙食费管理。日常伙食费报销直接转账至队站主官个人银行账户便于周转使用，由中队长通过支付宝转账给给养员，给养员采购主副食后，填制农贸市场购货凭证，报中队长审批后再向单位报销。该中队中队长使用支付宝支付给养员伙食费用，为确认伙食报销经费是否全部用于伙食开支，审计组决定对其支付宝数据进行审查。

（二）深入核查。经审计组组长与组员会议讨论后，决定分头行动，分别采取了与相关人员座谈，继续审查原始伙食单据和核对支付宝数据的方法，对伙食费开支进行了进一步调查。审计人员调取该中队长支付宝账单发现，该中队长支付宝使用频率较高，每月至少有几十笔支付数据，其中最多时高达近百笔，且支付宝中有其个人转入的工资等资金，加上其本人不太配合审计，核对区分起来十分麻烦。经座谈人员向给养员了解，主副食采购经费主要通过支付宝转至其支付宝账户，再由其通过农贸市场采购主副食，有时也使用现金支付，具体每月支付给其多少款项，也无法说明清楚。审计期限临近，再加上其他正常审计事项，审计工作陷入到较为焦灼的状态。

（三）多方取证。针对审计过程中发现的疑点和初步核实的情况，经过审计组研究分析后，决定采取多方取证的方式，寻求审计事项取得突破。针对支付宝数据较多难以全面核对报销资金全部去向的情况，审计组决定仅提取该账户支付给给养员的主副食采购资金，将审计期间所有采购资金和所有报销单据进行比对，如不符则表明存在虚开农贸市场单据套取伙食资金的问题。审计组在审计方法调整后，支付宝数据统计很快完成，经过与报销数据比对后，发现存在较大差额。

（四）针锋相对。在取得基本证据资料的前提下，审计组与该中队中队长进行了面对面的交锋，让其对审计发现的问题进行确认。但该中队长即使在相关的证据面前仍旧百般抵赖，拒不承认套取伙食资金的问题。其理由是差额部分使用自有现金支付给了给养员，审计人员根据其提供的相关银行卡号对提取现金的业务又进行了全面的统计，即使将所有现金累加在一起相比较伙食费报销单据仍存在差额。在这种情况下，该中队长仍编造各种理由说有其他现金来源（如向亲戚借款、孩子生日喜宴红包等）。面对如此顽固的对手，审计组即使掌握一定的资料前提下，也不能强硬定案，再与其就现有证据进行对质，该人员还是会据不认账。经过审计组再次研究讨论后，决定采取新的方法寻求突破。一方面内部，按照“谁主张、谁举证”的原则，由其对所阐述的理由提出新的证明资料，如具体的资金来源印证，请假单及营门出入记录印证等；另一方面外部，与农副产品供应商进行谈话笔录，提供送货单和应税货物清单、同一转账时间点供应商实际收款回单信息等印证材料、对应哪一笔经费报销支出凭证双向进行核查，确认每笔伙食资金的支付时间、支付方式、支付确认金额以及收款证据、送货清单印证等关键信息是否能对应吻合。在两方面的攻势下，该中队长因无法对其所说理由提供逻辑性证明资料，加之对于利害得失的衡量，最终承认了套取伙食资金的问题。经过他本人的确认和审计组的鉴别，确认其与给养员共侵占伙食资金近10万元，主要通过食堂主副食品采购由供应商在提供结算清单时多填列部分采购内容及金额，虚假列支经济业务事项进行报销套取资金的行为。通过审计组的不懈努力和反复较量，终于揪出了这只伸向伙食费的黑手，维护了基层指战员的利益。后期纪委对相关人员进行诫勉谈话并给予纪律处分，对该中队在全总队进行了通报。

二、基层队站伙食费管理存在的主要风险隐患和漏洞

①伙食采购方式不规范。基层队站通过自行采购，对副食品及蔬菜采购具有较大自主权，加上单位对基层队站采购人员、商户的监管不严格、不到位，造成存在一定的廉政风险。

②财经制度落实不严格。基层队站伙食经费报销直接转账至队站主官个人账户，队站主官没有将伙食经费卡“专卡专用”，而是与个人生活消费、收入等交织在一起，造成伙食报销资金流向混乱。

③伙食管理制度落实不严格。少数基层队站干部对副食品采购流程、核销、资金使用等后勤财经制度不了解、不掌握，认为这是给养员的事，对后勤采购领域做甩手掌柜，只知道提需求，没有认真学习相关业务知识，不重视后勤业务，不知道学习、指导、监督。每日验收流于形式，报销结算等经费使用不规范，存在一个人把控采购、报销等全流程的问题。

④资金自查自纠不深入。单位对伙食经费报销资金的流向监督不经常、不到位，在历年资金资产检查中未及时发现相关问题，并制定有效措施堵塞漏洞。

⑤基层队站采购副食品过程中，由给养员到菜市场进行采购后，再由其他菜蔬鲜品超市代开发票，单位核销后，再支付菜市场费用，整个采购过程风险程度相对较高。

⑥大部分队站皆是就近采购副食品，但很少商户能开具发票与电子清单。长期以后，商户可能存在提高价格或者个别给养员依赖性较高的情况。

⑦个别队站对蔬菜肉类、水果、配料等采购点调研很少，几乎没有，对给养员的核销流程，付款流程不掌握，还保留在以前的粗犷管理模式。验收制度落实不力，不知道采购点的位置、经营范围等内容。

⑧支付方式大量采用现金支付行为，存在廉政风险。

三、思考启示

此次审计事项是基层伙食管理中一次特点鲜明的套取侵占资金的案例，套取手法比较明显，基本没有太多的掩饰。相关伙食管理人员报着侥幸心理，认为侵占一些伙食费一般没人会发现，即使发现也能通过编造一些理由蒙混过关，可以说是胆大妄为、行为愚蠢。针对类似的问题，通过审计人员认真审核和查证，不难发现问题线索，顺藤摸瓜则能揪出背后的黑手。该案例中仍存在部分资金无法准确界定其套取资金金额的情况，特别是现金支付方式的主副食采购费用，给养员也无法准确提供审计期间中队长共给付其现金的金额，这部分资金真实采购业务有多少，套取了有多少，在当时现有资料的前提下难以准确确认，仅由其本人交待，难免会出现数据不实的问题，这也是审计中存在的一点遗憾。下一步还应当在现金支付伙食费这一审计难点上深入研究，与农副产品供应商正面交锋，提供送货单和应税货物清单、同一转账时间点供应商实际收款回单信息等印证材料、对应哪一笔经费报销支出凭证双向进行核查，确认每笔伙食资金的支付时间、支付方式、支付确认金额以及收款证据、送货清单印证等关键信息是否能对应吻合，总结出一套行之有效的审计方法手段，更好的维护伙食资金的安全。伙食管理除从审计角度出发考虑如何善于发现问题和核实问题外，还应当从管理角度提出意见建议，建立完善的伙食管理机制，从伙食资金收入、主副食采购、验收、伙食消耗等方面加大信息公开和第三方介入力度，使伙食资金从拨入环节直至转化为实物并全部消耗留有真实可靠的证据，才能更好的发挥监督的作用。

四、案例点评

该案例中，主要使用了数据统计分析、座谈了解、调阅资料等方法。针对本案例发现的问题，使用这些方法需具备几个条件：一是资金往来有据可查，不论是通过银行卡、支付宝或微信等方式进行支付，均有据可查，相关的记录比较清晰，查证起来虽然需要一定的时间，但总能够查清、查实，但如使用现金交易，核查起来难度较大，不易查实。二是套取资金的几笔单据金额较大，比较明显，如果相关人员分散目标、减小金额，并将其混入正常的农贸市场单据中，核查起来也将会费一番功夫。三是相关人员未完全串通。此案例中，如相关人员上下串通，则查实难度将非常大，必须通过更多的方法途径获取其他的佐证资料。此案例中相关审计方法的运用能够在数据上、人证上、物证上（文件资料）取得一定的成效，但也有其弊端，比如在人证方面，如存在当事人串通或者相关座谈人员不以实事求是的态度对有关事项进行确认，则难以取得突破；另外在物证方面本案例一次取证即获得了证据支撑，在类似审计事项中可能会需要多方取证才能取得实质性进展，一定程度增加了审计工作量和审计成本。在伙食费管理审计中，在发现审计疑点的前提下，还可采取其他审计技术方法，如外调、盘点、询价等等，也可以委托具有司法鉴定资质的会计师事务所对难以查证核实数据金额进行认定是否存在侵占伙食资金的行为。若涉嫌个人侵占资金的行为查实，需要进一步确认核实是否存在通过食堂主副食品采购由供应商在提供结算清单时多填列部分采购内容及金额，虚假列支经济业务事项进行报销套取资金的行为。使用何种方法应当具体问题具体分析，选择成本较低且较易取得成效的方法实施审计。(作者：钱洪羽；单位：上海市消防救援总队)

原标题：《审计案例 | 伙食费背后的“故事”》