在Word中手动管理参考文献和引用是一件十分头痛的事，万一中间需要添加其他参考文献，则后面的参考文献的所有引用处的编号都得手动更新，不仅一处处修改十分麻烦，而且容易有疏漏之处。如果把新添加的文献添加到所有参考文献的最末尾，则破坏了文献引用标记的连续性（论文中都要求引用文献编号都是从小到大标记）。

　　在Word中可以插入交叉引用，如果参考文献是以自动编号列在论文的末尾，在插入交叉引用的对话框中，如果引用类型选择编号项，则可以看到已经编号的参考文献，这时引用内容选择段落编号则可以在正文中插入需要的参考文献对应的编号。然而使用这种方法插入的引用编号有个问题，就是如果在参考文献列表中新插入一个文献，那么以前在正文中插入的引用编号不会自动更新，就算全选再按F9（更新所有域）都没用。

　　解决该问题的方法就是使用书签。书签可以对一个地方或一块文本块进行标记，然后再其他地方就可以插入对书签的引用，就像一个超链接的源。

　　每当我们添加一个参考文献时，选择该参考文献的全部文本，在菜单中选择“插入→书签”，此时会弹出书签管理对话框。这里可以给该参考文献的书签添加一个书签名，书签名不能以数字开头，且名字中间不能包含半角空格、英文逗号、英文点号等（汉字或全角符号都可以），名字限制不大于40个字符（一个汉字算一个字符，其实限制书签名长度完全没有必要，就算书签名中包含空格也并非不行，可以微软在这方面就是不知道改进一下）。还需要注意的是，这个书签名一旦起好了，点击了“添加”按钮，以后就再也不能改了，虽然同一个文本块可以添加多个名称不同的书签，但不能改书签名实在是不方便，这个问题在后面会再遇到。

　　书签名起好后点击“添加”，那么这个书签就和选中的文本块或者输入光标的当前位置对应了。Word默认情况下是看不到一块文本是不是添加了书签的，这个可以在选项里面设置，具体在“选项→高级→显示文档内容→显示书签”，勾上就可以看到被标记了书签的文本块被一个大大的方括号“[]”括起来了，就表示书签标记了方括号中的内容，以后引用的就是这个方括号中的内容。

　　在正文中将插入光标定位到需要插入引用标记的位置，选择“插入→交叉引用”，在交叉引用对话框中引用类型选择“书签”，这时可以看到下面列出了所有的书签的书签名（书签名很重要，最好起那种一看就知道对应的文本内容的名字，而不是什么“书签一”“书签二”，建议对于参考文献可以起“作者，题目，年份”这样的书签名），选择需要插入的书签，在引用内容中选择“项目编号”，点击插入就可以插入对应参考文献的编号了。

　　这样虽然麻烦了许多，但即使以后参考文献的顺序和数量发生变化，只要被引用的文本块还在（里面的内容即使发生变化也没有关系），那么正文中的引用标记就可以正确引用对应参考文献的编号，也就是说，被标记的文本块前面的编号是可以随意变化的，正文中被引用的地方也会自动发生变化（当然不是全自动，每次参考文献的编号发生变化，都需要全选加F9更新所有域才可以实现引用标记的自动变化）。

　　还有一个情况就是，当在现有参考文献列表中插入新的参考文献时，可以发现总是只能在方括号“[]”里面添加，而不是形成一个新的编号项，或者一个方括号“[]”包含了两个编号项，这时候插入的项目编号都是左方括号“[”左边的编号。解决办法是编辑好新插入的参考文献后，回车让其分成两个编号项，选择原来的参考文献的文本（新参考文献后面的那个文献），选择“插入→书签”打开书签管理对话框，此时什么都不需要改动，只需要按一下“添加”按钮，那么原来那个方括号就会只包括原来的参考文献了。这样做其实也就是把原来那个书签对应的文本更新一下，然后就可以为新参考文献添加新书签了。

　　经过上面的处理，以后写文章就不用为引用文献的标记而头痛了。