數據分析那些事

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漂亮≠好，看多了網路上的視覺化報表，是不是總覺得老闆喜歡酷炫的報表？事實上以我的經驗來說老闆只想：一眼，清晰、明確地看到他想看的數據，這才是他最關注的東西。然後說不定他會順便誇下：這報表做得不錯，很漂亮唷。如果做的太過花哨，老闆只覺得扎眼。（報表美化不如直接去做設計師XDD）

首先我要告訴你一句話：想要做好Excel報表，一定要記住，報表是先做乾淨，再做漂亮。

要知道報表美化只是錦上添花的一件事，報表的最終目的是傳達我們想要傳達的數據。

在正式美化之前，你需要調整好這些細節：

誰也不想開啟一份Excel表格，滿屏密密麻麻的數據撲面而來，裡面還摻雜著不少0，把表格裡的零值去掉，整個表格會清晰不少。

很多不熟悉Excel的同學髮現儲存格出現“####”之後，大概率都用滑鼠一個一個拖拽吧？內容顯示不全時，儲存格中便會顯示出“####”，的確讓整個圖表看起來既沒有資訊量又不專業。但手動修改花費時間太長，非常不划算。

解決辦法：利用Excel的“格式”選單 — — “自動調整列高”和“自動調整欄寬”兩個功能，或者Ctrl+A全選該表格，在需要調整的列或者欄中雙擊，防止出現“####”這種尷尬的內容。

絕大多數人都會遇到這種情況 — — 從word文件或者其他文件複製貼上資料到Excel，在Excel的資料全部擠在一欄……你可以笨拙（蠢）的一個一個把它們填充到不同的儲存格中，但顯然不太現實。

解決方法：其實針對這種“亂成一團”的資料，使用Excel的分行功能，就能完美解決：點選“資料” — — “資料剖析”，設定好後你會看到，資料乖乖回到了不同的儲存格中去。（省時省力，一次搞定，工作效率就是這麼上來的。）

還有設定電話號碼顯示格式、刪除重複值、小數變整數……等等諸如此類，這些礙眼的小細節一定要糾正掉。（如果不知道怎麼修改，搜尋引擎是個好東西，建議多用。）

現在我們可以對報表進行最後一步的優化，以做到圖表清晰：

老生常談了，不多贅述。最保險就是資料左對齊，表頭合併居中

保持儲存格內資料的字型、字號與格式一致。對於性質相同的表格，格式保持一致。（如何快速統一表格樣式？右鍵點選某工作表的標籤，選擇“選定全部工作表”之後進行編輯，完成後再點選“取消組合工作表”就行了。）

框線美化：淡色框/填色橫紋比無框更靠譜。刪除Excel灰線：檢視 — — 去掉網格線的勾，取消後就沒有了灰色的網格線，變成白茫茫的一片。限制寬度：標題40、正文30。會使表格看起來不那麼擁擠。字型修改：一般可以用微軟雅黑（但有版權，未購買企業不能對外使用），阿里巴巴普惠/思源都是不錯的免費字型。行、欄標題請加粗。圖表避免使用傾斜標籤注：以上的操作均為核對完畢資料的準確性後所做的表格美化，一定要確保資料的準確性！再開始美化！！！（敲黑板）別等做完了，發現了資料缺漏重複，剛做好的樣式又被打亂。

（1）在做報表時，可以遵循的原則是：首部顏色最深，中間部分雙色分佈。

（2）在圖表方面，尤其配色上，平時多看一些行業研究報告網站/機構/出版物上的設計：

還有一些研究機構喜歡用鮮豔活潑的深淺色對比，也能讓人印象深刻：

（3）做表時，可以進一些配色網站，吸取其提供的色板顏色。

不錯的配色網站有：

http://color.uisdc.com/pick.html

https://webgradients.com/

https://uigradients.com/#Predawn

http://tool.c7sky.com/webcolor/#character_2

（4）當然更方便的，還是套模板。

一些不錯的Excel模板網站，免費的有千圖網（限制次數）、Excel學習網等等，付費的就比較多且更正規，有：包圖網、我圖網、熊貓辦公等等。

圖形千千萬，為什麼總是柱狀圖？

不同型別的圖表有不同的呈現方式，表達的重點內容也不一樣。

一般來說，資料通常包含五種相關關係：構成、比較、趨勢、分佈及聯絡。

構成 — — 主要關注每個部分所佔整體的百分比，如果你想表達的資訊包括：“份額”、“百分比”以及“預計將達到百分之多少”，這時候可以用到【餅圖】

比較 — — 可以展示事物的排列順序是差不多，還是一個比另一個更多或更少呢？“大於”、“小於”或者“大致相當”都是比較相對關係中的關鍵詞，這時候會首選【條圖】

趨勢 — — 關心資料如何隨著時間變化而變化，每週、每月、每年的變化趨勢是增長、減少、上下波動或基本不變，這時候使用【線圖】更好地表現指標隨時間呈現的趨勢

分佈 — — 是關心各數值範圍內各包含了多少專案，典型的資訊會包含：“集中”、“頻率”與“分佈”等，這時候使用【柱形圖】；同時，還可以根據地理位置資料，通過【地圖】展示不同分佈特徵

聯絡 — — 主要檢視兩個變數之間是否表達出我們預期所要證明的模式關係，比如預期銷售額可能隨著折扣幅度的增長而增長，這時候可以用【氣泡圖】來展示，用於表達“與……有關”、“隨……而增長”、“隨……而不同”變數間的關係。

還有一些圖表中的小巧思，也值得一試：

1、使用資料條、色階和圖示集來突出顯示資料

（1）資料橫條 — — 有助於使用者找到較大或較小的數字。

如在假日銷售報表中找到銷量最好和最差的玩具。資料條越長，表示值越大；資料條越短，則值越小。

（2）色階 — — 可幫助使用者瞭解資料分佈及變化情況，如投資回報隨時間的變化。

單元格具有兩種或三種顏色漸變的陰影，這些顏色與最小值、中間值和最大值的閾值相對應。

（3）在由閾值區分的三到五個類別中，使用圖示集呈現資料。

每個圖示代表一定範圍的值，可用代表該範圍的圖示對每個單元格進行批註。例如，在擁有三個圖示的圖示集中，用一個圖示突出顯示大於或等於 67% 的所有值，用另一個圖示突出顯示大於或等於 33% 且小於 67% 的所有值，用第三個圖示突出顯示小於 33% 的所有值。

步驟：開始-條件格式-資料橫條/色階/圖示集

2、迷你圖：可以讓Excel中有數有圖，一目瞭然，瞬間提升專業度

如果你需要直接傳送Excel，在傳送前，檢查妥當之後再點擊發送，比如：

以上是分享我的一些經驗，由於寫得比較趕，很多細節都沒有展開，其實對於報表製作，還有很多Excel擴充套件外掛、Excel同性質的軟體工具，不少我用下來覺得都很不錯，後面抽時間再更新。

致所有的同學：行百里者半九十，要做就把事情做到最好。

我是「數據分析那些事」。常年分享數據分析乾貨，不定期分享好用的職場技能工具。按贊我的臉書並私訊我「10」，會有豐富資料包贈送唷！