归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。

（二）归档实物的排列

归档实物按种类结合时间进行排列。

（三）归档实物的编号

归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号。由全宗号、类别号、年度和保管期限、件号组成。其格式如下：

1、全宗：公司汉语拼音首字母。

2、类别：（1）证书、奖状类，表示为SW1；（2）奖杯、奖牌、奖旗类，表示为SW2；（3）其他类型奖品类，表示为SW3；（4）其他纪念品类，表示为SW4。其中SW是“实物”的汉语拼音首字母。

3、年度：为实物档案产生或获得的所属年度，用四位阿拉伯数字表示；例如2016年，即表示为2016。

4、保管期限：用Y、D30、D10分别代表实物档案的保管期限永久、定期30年、定期10年，其中Y是汉语拼音“永久”的首字母，D是汉语拼音“定期”的首字母。

5、件号：按年度内各类实物档案所产生或获得的时间顺序1—N编制件号，即第一件为1，第二件为2，第三件为3，以此类推，直至N件。

（四）标识

为满足实物档案保管、检索利用和移出后便于归档的需要，每件实物档案都应标注档号。档号的位置一般标识在实物档案的背面、底座、下方或其它适当位置。

（五）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目（附件1《实物档案目录》）。

实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

第六条 保管

（一）实物档案存放于公司档案室专柜。

（二）实物档案原则上应在可视性强的柜、架上上摆放保存。重要的荣誉应放在明显位置，并应保持整体的外观优美、整齐。

（三）摆放位置不足的，奖旗可叠放于盒中，也可卷放于圆纸筒中，但都应标识其档号；重要的证书应摆放，不太重要的，可摞放在架上或柜内。

（四）存贮用柜、架，宜采用不可燃、耐腐蚀材料。确保对荣誉档案无有害影响。

（五）温湿度要求 存贮的适宜温度和湿度，参照纸质档案的保管要求，即：温度控制在14℃-24℃；相对湿度控制在45-60%。对特殊材料制成的荣誉档案，应据情特殊保管。

（六）对室藏实物档案，应定期进行检查，并及时做好检查记录。发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。

（七）对已进档案室的实物档案，应逐件拍成数码照片，连同其文字说明一同编制目录。

第七条利用

（一）实物档案是宣传公司企业形象的重要载体和资源。为扩大实物档案的利用，公司档案室应建立展示机制，将重大荣誉档案展示利用。

（二）实物档案一般不得外借。特殊情况下，需移出档案库房时，应经公司领导批准，并办理借出手续，按时归还。

（三）因特殊需要，需要将部分实物档案长期异地陈列、挂放时，应办理审批手续，并应单独建立移出清册，附加说明。

第八条 附则

（一）本实施细则由XX部档案室负责解释。

（二）本实施细则自XXXX年XX月XX日起实施。

附件1：

XX公司实物档案目录

（内容来源于网络）

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