如何进行工作汇报,如何写周报复盘总结?四大“步骤+技巧”搞定!(附周报/复盘模板)

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如何进行工作汇报,如何写周报复盘总结?四大“步骤+技巧”搞定!(附周报/复盘模板)

2024-06-27 08:38| 来源: 网络整理| 查看: 265

不懂复盘,再努力都是低水平勤奋。

一个人可能在一个领域浸润数年而没有多大提升,因为他只是在进行天真的练习。

什么是“天真的练习”?就是漫无目的地、机械地练习,很少看到练习中的问题,也就很少能进行改进,因此,日积月累反而成了低水平的重复。

想要超越低水平的重复,就需要自己去复盘。

做到避免在同一个地方摔倒,优化路径、找到最优解。

当我意识到这个问题后,就开始研究如何在工作中进行深度复盘,

而当我真正开始尝试复盘之后,我真的发现自己在各方面都有所提高。

比如,我花了不到半年的时间就实现了职位了升迁

在文章开头,我先给大家分享一下我在平时复盘时经常用到的一个“宝藏复盘/计划模板”吧~

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一、复盘四步走第一步,回顾目标(Goals)

回顾目的是明确在复盘过程我们要达到的期望。

注意区分目的与目标:

目的(Why):为什么要做这件事,相当于在项目中的需求,目标(What):要做成什么样子,相当于项目中的设计。

在明确目的之后,我们还需要明确在执行过程中目标与目的之间的差距。

1. 最初的目的是什么?

目的是实现一件或多件任务达到的最终理想状态。所以这部分一定要再次明确项目或者工作的目的,告诉老板你的明确目标。

2. 要达成的目标是多少?

目标是用来衡量目的的标准。目标应符合SMART原则:

目标必须是具体的(Specific)目标必须是可以衡量的(Measurable)目标必须是可以达到的(Attainable)目标是要与其他目标具有一定的相关性(Relevant)目标必须具有明确的截止日期(Time-bound)

3.对应的子目标有没有?有没有阶段性的目标?

大目标要分解成若干部门的阶段性目标。举销售业绩最容易理解。

比如:

如果我们的年度目标是360万,我们有三个业务线,不同业务线有不同的淡旺季。同时半年目标做多少,一季度要做多少,二季度要做多少,这些都是年初计划中都要策划好的。

目标分解的越接近实际情况,完成起来,就越合理高效。这样老板听着也很有内容,能够清楚明白你的成绩。

第二步,评估结果(result)

这一步是对照的目标,去回顾和评估我们的工作是否按照计划执行的,是否有效。

复盘时需注意:尽量地汇报出整个过程,按照时间轴,梳理行动的顺序逐项复盘

比如:为了达成360万的销售业绩,过去的半年中:

销售部门按照制定有效的销售策略,监控和调整计划,去深入研究市场和竞争对手、提供产品和服务在执行销售计划的过程中,阶段性调整策略提升销售效果,如改变销售策略,调整产品定价,增加销售人员等。(图源:伙伴云工作复盘模板-数据周报页面)第三步,分析原因(why)

评估完结果,就要分析原因了。是什么导致了出现了亮点(Highlight)和不足之处(Lowlight)。在这里,我们要记得:

成功多归因于外,也就是从外部找原因;失败就要归因于内,多从自身、内部找原因。

再具体一点我们可以使用5Why法进行根本原因分析。

找到问题的根本原因后,我们需要的是要进一步的对策,找到可以复制的经验教训,把这些经验教训,真正变成组织里每个人的能力。这就进入到第四个步骤。

比如,工作中如果销售的签单额没有达成既定目标,我们就可以从1.2.3...维度分析原因。

如:

1、节奏把握非常不合理,前三天进展很慢,但没有及时分析数据,侥幸心理严重,指望周四周五冲刺。虽然周四周五效果有所好转,但为时已晚。 2、上次拜访客户后客户跟进记录没有做好,导致和客户进一步沟通时出现问题,客户考虑时间过长; 3、忽略并高估了客户的自主决策能力,没有针对客户上市问题准备应对方案...

针对3点问题,我有以下3点对策: 1、2、3分别如何如何......

图片来源:伙伴云数据周报页面模板-问题与分析表第四步,总结经验(experience)

总结了那么多的经验和教训,接下来就是把这些经验和教训,考虑如何固化到制度、清单中,形成标准化的文件SOP。因此这个步骤也非常关键。

3D行动,就是一张3D表。或者复杂点,做成三张表:Continue Doing、To Do;Stop doing

(1)Continue doing就是继续做:原来计划中的工作,经过复盘,有效,合适,需要继续执行。当然可能会根据进度,需要调整目标、起止时间。

(2)To Do(或Start doing)就是开始做:比如原来计划中没有的业务、举措,经过复盘,认为有必要补充进来的。纳入更新后的目标、行动计划中。

(3)Stop doing停止做:有些活动发现无效,时过境迁,没有必要做了的,赶快停止。类似oppo解算芯片开发团队,及时止损哈。

(图源自伙伴云工作复盘模板-To do list页面)

到此,复盘结束。

小编真的要在强调一点,做to do list 真的是最重要的一步。

为了让大家看到它的重要性,小编我再把模板分享一遍~

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数据分析对复盘也很重要。

因为企业的核心指标,例如很多互联网业务关注客单价、流量、转化率等。复盘时,就可以结合这些关键数据,展开数据可视化分析,明确卡点和增长点。

比如,你是做销售的,就可以通过图表找出为什么销售回款数额下降、线索数、联系客户数量下降的问题,并给出原因和解决方案。

图片来源:伙伴云数据周报页面模板

温馨提示: 伙伴云数据化周报里的图表,添加相应的数据后,就可以自动生成,无需自己去excel做图哦,有图有真相⬇️

图片来源:伙伴云数据周报页面模板

可视化的图表,能够帮你快速找到动作中存在的问题!(直观感受下!!!)

2.复盘后提高,PDCA闭环管理

所谓的PDCA闭环管理,就是复盘后及时纠正错误,并且反馈循环。

即每一件事情先做计划,计划完了以后去实施,实施的过程中进行检查,检查结果以后,再把检查的结果进行改进,进行实施,进行改善,这样把没有改善的问题又放到下一个循环里面去,就形成一个一个的PDCA循环。复盘后进行PDCA管理,能够最大程度的减少失误。

P(Plan)——计划D(Do)——执行C(Check)——检查A(Action)——行动

(1)计划(Plan)阶段

这一个阶段我们要通过四象限工作法进行计划。

四象限工作法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

(图源来自伙伴云周计划/复盘页面)

我们在进行计划时可以按照四象限法则进行计划,要特别注意区分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

(图源来自伙伴云周计划/复盘页面)

文章同款四象限待办事项模板:

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(2)执行(Do)阶段

实施上一阶段所规定的内容,严格自己的四象限工作计划进行执行。最重要的是关注效率,这里我们可以用番茄计时钟来监督自己。

(tips:伙伴云周复盘模板已经为我们准备好了,可以直接用哦~)(图源来自伙伴云周计划/复盘页面)

(3)检查(Check)阶段

在计划执行过程之中或执行之后,要检查执行情况,看是否符合计划的预期结果效果。我们为了更好的监督自己的工作进度,需要将项目进度可视化的表现出来。

这里,我们可以借用甘特图和任务视图等可视化工具帮助我们。

任务视图:支持主子任务,让我们的待办管理更加有条理。

(图源来自伙伴云周计划/复盘页面-任务视图)

甘特视图:可以在时间轴上合理的安排我们的任务,直接拖拉即可调整任务的计划时间;清晰的跟踪并监督计划进度,明确计划的先后顺序与时间,提高计划完成效率。

(图源来自伙伴云周计划/复盘页面-甘特图)

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4. 处理(Action)阶段

主要是根据进度查看结果,采取相应的措施。尽量在这一阶段发现问题,找到解决的办法,进行工作的总结。遗留问题则转入下一个PDCA循环去解决,即根据四象限工作法进行下一个计划。

另外,在自己进入下一个PDCA的循环中,还可以通过对问题的总结新建复盘。

图片来源:伙伴云自动化周报模版-工作汇报表格3.经验转化能力,使用GRAI

GRAI复盘法是一个成熟的总结思维。每做完一件事后,把做过的事情重新回忆一遍,看自己是怎么处理的,同时思考在处理过程中有哪些不足的地方,有哪些可以优化的地方。

G(Goal)回顾目标:回顾最初情景,列出当时的目标R(Rult)对比结果:列出目标完成情况,将结果和目标进行比较A(Analysis)分析过程:用今天的眼光和能力审视昨天的做法,学到对未来有用的信息I(Insight)总结规律:总结提炼出适用于类似情况的规律,合理进行模块整理

从GRAI四个维度进行复盘,可以通过复盘表可有规律性的将事件还原。

4.取长补短,活用KISS

KISS复盘法是一种科学的项目复盘方法,能够把过往经验转化为实践能力,不断提升个人和团队的能力。KISS复盘法的结构分为以下四个部分,KISS也是由以下四个单词首字母组成:

Keep(可以保持的)增强优势:复盘哪些是自己做得好的地方,记录下来,未来继续保持;

Improve(需要改进的)补足短板:复盘哪些环节或因素导致活动出现了不满意的地方制定改进计划,采取改进行动。

Start(需要开始的)计划推进:复盘哪些能力/经验是自己缺失的,制定学习计划。这将帮助你聚焦那些那还未有过的经验和能力。

Stop(需要停止的)及时止损:复盘对自己心态、行为、想法不利的立即停止,避免再次犯错。应用场景:常被应用于活动策划落地执行或者项目执行结束总结使用。

(图源来自伙伴云周计划/复盘页面)(图源来自伙伴云周计划/复盘页面)

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其实不论是在我们工作中还是生活中想要达成任何目标,都需要不断复盘。只有不断复盘,你才能不断进步。

希望大家都能够可以借助文章同款[周计划/复盘页面]模板养成复盘的习惯,快速的学习成长,积累经验~

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