更新日：2024-05-29

働き方

このお仕事、いいかも！と思う求人を見つけた時に、気になるのがこんな応募条件ではないでしょうか。

「エクセルやワードを使ったことはあるけど、基本的な操作ができているって言えるのかな…？」 「基本的って、何がどのくらい使えたらいいんだろう…？」 「使ったことはあるけど、事務職でエクセルスキルってどの程度あればいいの？どこまで知っていたら自信が持てる…？」 「一般事務に求められるエクセルやワードってどの程度までできればいいの？？」 「スプレッドシートってエクセルと同じと聞くけど、ちょっとずつ違うよね？」

という疑問が出てきませんか？

では、どのくらいExcel・Wordが使えれば「基本的なPCスキルがある！」と言えるのでしょう。

今回は、Excel・Word、Googleのスプレッドシート・ドキュメントの初級／中級／上級とは？それぞれどんな仕事に使うの？をまとめました。

お仕事に応募する際、参考にしていただければ幸いです！

もくじ

Excel・Word、Googleのスプレッドシート・ドキュメントそれぞれのスキルレベルを見てみましょう！

求人に書かれている「初級程度」「中級程度」を調べてまとめました。

※企業によって、求めるレベルが異なります。参考までにとどめておいてください。実際に業務上で求められるレベルは、面接時などに確認をしておきましょう。

初級

・フォーマット化された表へのデータ入力 ・コピー＆ペースト ・データを名前を付けて保存・上書き保存 ・印刷設定（余白、範囲設定） ・セルの書式設定 ・罫線を引くなど、表作成 ・足し算、引き算などの四則演算 ・関数（sum関数・average関数）

中級

・グラフ作成 ・図面描画 ・シート操作（表示固定、セル結合、データの並べ替え、フィルタをかけるなど） ・関数（if,count,round,vlookup）

上級

・集計機能（ピボット） ・オブジェクト挿入 ・自動マクロ ・VBA

未経験OKの事務の場合は、ほとんどが初級レベルでできる仕事です。

上級まで対応ができるとExcelがとても使える人と認識されますが、パートではここまでのスキルを求められることはほぼないと言っていいでしょう。

初級

・データ入力 ・文字装飾（フォント、太字、色、斜にするなど） ・均等割り付け ・書式設定 ・印刷（余白、ページ設定。はがきサイズなど） ・挨拶文ウィザード

中級

・グラフの作成 ・インデント作成 ・オブジェクト挿入 ・図形描画、写真を入れるなど画像挿入

上級

・リンク貼付 ・ラベル作成 ・段組設定 ・差込印刷 ・校正機能の設定

Wordで重視されることは、資料の見やすさ、わかりやすさを引き出すセンスが必要となることです。

文字装飾にしても、フォントの大きさ、フォントの使い分け・統一感で、資料の見やすさ・わかりやすさが大きく異なります。

また、意外と忘れられがちなのが入力スキルです。

データ入力では、タイピングが速く、正確であることが重視されます。

ちなみに、求人情報ではよく下記も見かけますね。

これは下記を参考にしてみてください。

初級：入力ができる

・人指し指だけでキーボードタッチをする ・キーボードを見ながら文字を打てる

中級：入力がスムーズにできる

・少し手元を見ながら両手で文字を打つ

上級：データ入力速度・正確性が高い

・手元を見ずタッチタイピングで文字を打つ

タイピングについては、事務の仕事をする上では早いにこしたことはありません。ちょっと自信がないかもしれない、という方は練習しておきましょう！

無料サイトもたくさんあるので、活用してみてください。例えば、イータイピング（e-typing）ではタイピング後に入力レベルが表示されます。（ランクA以上は…達成した人にしかわからない、シークレットレベルあり！）

ゲーム感覚で入力スピード・正確性を上げることができます。一般事務では入力レベルC以上を目安にしてみましょう。

※再度になりますが、企業によって求めるレベルが異なるため、参考までにとどめておいてください。業務上で求められるレベルは面接時などに確認しましょう。

Excelは、Microsoft社の製品で、スプレッドシートはGoogle社のサービスで、基本的に両方とも表計算などに用いられることが多く、

多くの会社で導入されています。見た目や操作性も似ていて、相互の互換性もあるためエクセルを使える人であれば、スプレッドシートに代わってもスムーズに移行でいる様です。

ですが開発会社が異なるため、名称が違ったり、ボタンの位置が違ったりなど、ちょっとずつ違いはあるので操作しながら覚えていきましょう。

Excel・Googleのスプレッドシートの違いに関しては、同時に編集ができる・できない、自動保存ができる・できない、処理速度が速い・遅いなど、特徴が異なります。

どんな場面でどう使うか？だれに見せたいのか？を念頭に使い分けてもいいかもしれません。

さて、ここまでスキルの紹介をしてきましたが、やっぱり説得力があるのは資格ではないでしょうか。

パソコンスキルの資格では、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）、日商PC検定といった資格があります。

特にMOSは多くの企業でMicrosoftofficeを使用していますし、一般事務・営業事務で使用するレベルの内容が多く、信頼感が高い資格といえます。

ただし、資格を持っているからといって、実務でかならず使用できるというわけではありません。

「ブランクは長いけれどMOSを持っています！」と採用してもらったけど、任せてもらった業務で活かせず、本人も仕事がつらくなってしまった…という嘆きも聞こえてきます。

もちろん、知識を身に着けたり資格取得のために勉強することは無駄にはなりません。

ただ、企業が仕事上で求めているのは、仕事を任せたときに活かせるスキルを持っているかどうか、を重視しています。

パソコンスキルは資格を取らなくても、セミナーを受けて実際に手を動かしたり、本・動画・webサイトを見て学んで実務で使ってみて身に着ける、というステップがスキルアップに最も近いのです。

Excelやスプレッドシートは様々な職種で活用されるツールです。一般事務から営業事務、経理、人事、マーケティング、SEまで、多くの仕事で使われています。以下では、それぞれの仕事でExcel・スプレッドシートをどのように活用するのかを解説します。

一般事務では、主にデータ入力や表作成が求められます。Excelを使うことで、顧客情報や在庫管理などのデータを整理し、効率的な業務遂行が可能です。また、関数を使った簡単な計算や、条件付き書式を利用してデータを見やすくまとめることもあります。

営業事務は、Excel・スプレッドシートを使って表・グラフ作成やデータ集計・管理をします。また、企画書・提案書・見積書・請求書の作成や部署内の経費管理も担当します。効率的なデータ分析や見やすい資料作成は、営業活動をサポートする重要な役割です。

経理では、日常経理の集計、帳票管理、請求書発行などが行ないます。給与・報酬・残業代の計算や、経営管理の資料作成も経理の担当です。正確で迅速なデータ処理が求められるため、関数やピボットテーブルなどの高度な機能も活用されます。

人事では、採用管理表の作成や給与・報酬・残業代の計算などが主な仕事です。Excelで効率的に個人情報を管理し、適切な労働条件の設定や評価をします。労働時間管理や人材育成に関するデータ分析も担当することがあります。

マーケティングでは、広告投資の管理やデータ分析、レポート作成などをします。Excelを活用して、市場調査や売上分析を行い、さまざまな資料を作成します。効果測定や予算管理も必要で、高度な分析スキルも重要です。

システムエンジニア（SE）においても、Excelはデータ管理やシステム設計に役立ちます。データベースの設計や機能仕様書作成にExcelの表形式が活用されます。Excelに搭載されたVBAを使うことで、高度なデータ処理や自動化が実現可能です。

Microsoft Word　Google documentは、主に文章や図表を作成・編集・印刷するのに使われます。それでは、どのような業務にWordやdocumentを使うのでしょうか？ここでは、代表的な3つの業務を紹介します。

文書作成は、Wordの基本的な機能です。契約書や見積書、請求書などの公式文書や、社内報やニュースレターなどの社内文書を作成します。Wordでは、文字入力や書式設定、スペルチェックなどが利用可能です。Wordの基本的な操作をマスターして、ミスや手間を減らしましょう。

文書編集は、Wordの応用的な機能です。他の人が作成した文書を添削したり、修正したりします。Wordには校正機能やコメント機能、変更履歴など文書編集に役立つ機能が慢性です。Wordの応用的な操作をマスターして、効率的にフィードバックや改善をしましょう。

文書印刷は、Wordの高度な機能です。作成した文書を印刷する際に、レイアウトや余白、ページ番号などを調整します。文書印刷では、美しさや視覚効果が求められます。Wordの高度な操作をマスターして、印象的な文書を作りましょう。

ExcelとWordは、マイクロソフト社が開発したオフィスソフトですが、それぞれ機能に違いがあります。 ・Excelは、表計算ソフトで、数値やデータの集計や分析、グラフ化などが得意 ・Wordは、文書作成ソフトで、文章や図表の作成や編集、印刷などが得意

売り上げや在庫の管理、予算やスケジュールの計画など、データを活用する場合はExcelを使います。契約書や報告書、パンフレットや名刺など、印刷が必要な場合はWordを使いましょう。

ExcelとWordは、それぞれ得意なことと苦手なことがあります。自分の目的に合わせて、適切に使い分けることが大切です。

事務パートの求人にはほぼ100%書かれている「パソコンの基本的な操作ができる方」。

Excel・Word（スプレッドシート・ドキュメント）は初級レベルまでは抑えておいたほうがよさそうです。

求人の中には「事務未経験でもOK！」というものもありますので、仕事をしながら覚えるという機会もあります。

パソコンが得意じゃないかもしれないから…と思わず、自分のレベルに合っていそうなお仕事や、チャレンジできそうなお仕事に挑戦してスキルアップを目指してみてはいかがでしょう。

また、求められるスキルは事務・経理など職種からも、どんなスキルが求められるのか？どんなお仕事で使うのか？がある程度想像できることがわかります。

想像もつかない！自分のスキルで足りるのかしら？？と思ったときは、応募時や面接時に求人先の担当者の方に確認をしてみるようにしましょう。

ExcelやWord（スプレッドシート・ドキュメント）が上級レベルで使えると、できるお仕事も広がります！（応募できるお仕事も増え、お給料もUP！）

ぜひ参考になさってみてくださいね。

この記事を書いた人

しゅふJOBナビ編集部