允许服务器执行邮件收回功能的许可（可以选择在策略和收件人邮件文件级别上给出许可，可以在该级别上关闭邮件收回功能）。

不仅在具备上述最低要求时可以使用邮件收回功能，甚至当请求收回功能的用户位于非 Lotus Domino V8的服务器上时，也可以使用该功能。所需要的就是一个 Lotus Notes V8邮件模板，它包含一个执行邮件收回操作的按钮。此外，收件人和发件人之间的中间服务器可以是任意版本的服务器，因为此时的请求只是一个电子邮件消息。

邮件收回的限制

邮件收回功能只能用于通过 NRPC发送的邮件。这意味着无论是发送到 Internet的邮件还是通过 SMTP发送的内部邮件都不会被成功收回。

如果存在限制某个用户使用该功能的 Mail Policy，则该策略会起作用并限制该功能发挥作用。如果不存在任何策略，或者策略允许用户更改收回设置，则每个用户都可以在他/她的 Mail Preferences 中选择禁用该功能。

只有位于 Lotus Domino V8或更高版本服务器上的邮件才能被成功收回。Lotus Domino V8路由器可以执行该操作，因此发送到 Lotus Domino V7服务器的收回请求不会被成功执行，而且请求收回操作的用户将收到一个报告，声明该服务器不支持邮件收回功能。

发件人邮件文件中必须保存邮件消息副本，以便成功收回邮件。如果发件人在发送邮件时没有保存消息副本，则无法使用邮件收回功能。由于将检查签名（出于安全性考虑），因此原发件人必须从发送邮件的邮件文件收回它。被委托者可以从其他用户的邮件文件中收回邮件消息，但是只有当由被委托者发送邮件时才能执行此操作。这表示 Lotus Notes Administrator 或管理助理不能收回由其他用户发送的消息，除非有权使用该用户的 ID和密码。

如果邮件被收件人转发，则转发邮件无法由原发件人收回，因为 UNID与原文档的不同。换句话说，Message Recall没有找到邮件的转发副本。任何转发邮件必须由转发人收回。

Message Recall不能用于 IBM Lotus Domino Web Access。如果邮件位于 Lotus Domino V8 服务器上，并且请求收回操作的用户拥有用来启动收回功能的 Lotus Notes V8邮件模板，则可以收回发送到 Lotus Domino Web Access用户的邮件。

邮件收回功能仅用于邮件，不能用于 Calendar和 To Do消息。如果尝试收回 Calendar或 To Do消息，用户会看到一个显示 “This message type cannot be recalled（该消息类型不能被收回）”的弹出框。使用 Reschedule或 Cancel选项可以取消或更改这些消息项，所有版本的 Lotus Notes日历中都有这些选项。

该功能的工作方式：详细说明

原发件人单击 Sent（或 All Documents）视图中的 Recall Message按钮后，Lotus Notes客户机会为高亮显示的邮件创建收回请求。该请求将通过电子邮件发送给用户选择的每个收件人或组。（请注意，图 2中显示了 Internet用户的地址，并且收回请求可以通过电子邮件进行发送，但是对于这些用户来说，邮件收回功能没有成功执行。）

提示

如果打算暂时运行混合版本系统，那么考虑在低于 Lotus Domino V8的 SMTP服务器上设置邮件规则，从而拒绝接收这些消息。否则，收回报告会被发送到 Internet，这可能会引起收件人的混淆。可以将邮件规则设置为不接受窗体包含 “recall” 的消息。当 SMTP服务器升级到 Lotus Domino V8之后，可以禁用该邮件规则。

文档 UNID用于识别收件人邮件文件中的消息。如果服务器能够执行收回功能，将定位并删除消息。路由器将彻底删除消息且仅留下删除存根，还允许从复制副本删除消息。即使收件人已经启用软删除，邮件也不会保留在 Trash 文件夹中。由于文档 UNID用于定位消息，因此移至文件夹中的所有副本也会被删除。

请求收回功能的用户将收到收回结果报告。如果消息被成功删除，该报告将包含此信息，并说明邮件是否被阅读。如果收回失败，则该报告将说明失败原因。在收回消息后，请求收回功能的用户的邮件文件中会有两个非常相似的通知，一个位于 Sent 文件夹，另一个位于 Inbox。这两个通知用来正确地告知用户哪些消息被收回，因此必须告诉用户在他们对收回结果感到满意之前应保留这两个通知。然后再删除它们。

不会将发生的收回事件告知原始邮件收件人。仅仅从收件人的邮件文件中删除该邮件。

如果尝试收回通过 SMTP发送的消息，Lotus Domino V8路由器会发送一个未送达报告（Non-Delivery Report），即 “Message Recall Requests cannot berouted via SMTP”。

控制邮件收回功能

尽管是在服务器级别上启用、禁用和配置邮件收回功能，但可以在其他级别上进行细化和控制，为企业提供良好的灵活性来按照所需的方式应用该功能。

首先可以在 Server Configuration文档中进行控制，启用或禁用收回功能；可以选择收回已读邮件、未读邮件或所有邮件；可供选择的时间限制范围从几分钟到几周。

Lotus NotesAdministrator可以使用 Mail Policy控制功能。Message Recall选项包括以下内容，如图 4所示：