写电子邮件的所有注意事项都在这里了 |
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01 序
有时候,需要写一封重要邮件,于是乎便整个网上寻找写邮件的注意事项,生怕因为一封邮件就给了对方糟糕的印象。 但是,网上关于写邮件的注意事项,大多零零散散,每次都要查半天,才能找到中肯的建议。 写邮件有必要这样认真吗?非常有必要! 古人写信,常说 “见字如见人”。 现代社会步入了信息时代,我们都开始写电子邮件,但是,见字见人的定律依旧存在,只是它换了一种形式—— 你的邮件礼仪,就反映了你的自我修养,甚至可以说决定了你的形象。 所以,学会写好一封电子邮件,是十分必要且必须的事情。 那么,该怎么写呢? 与其每次写邮件都花大把时间把互联网翻个底朝天,何不做一件一劳永逸的事情,把『写电子邮件的所有注意事项』整理到一篇文章中呢? 今得一空,于是决定开始这项计划。 如何写,怎么发,以及常用的附加功能等等,关于写电子邮件能想到的能找到的注意事项,都在这篇文章中了。 持续更新,欢迎交流。 首发于『简书 - 这个飞宏不太冷』,如需转载,请注明出处与作者。 02 发件人别人收到一封邮件,首先看到的是这封邮件的发件人与标题。 想象一下,你突然收到一封 “逝去的风儿” 发来的名为 “新建演示文稿1” 的邮件,你会怎么想? 当然,朋友之间的随意往来自然无碍,但如果这是给老板或者商业伙伴的邮件,那就最好自求多福了。 正确的发件人姓名应该是什么样的呢? 这需要视情况而定。 比如,我是给简书粉丝发邮件,那么我的发件人姓名最好就设置为 “ 简书 - 这个飞宏不太冷 ” ;如果是给商业合作伙伴发邮件,那么最好设置为 “ 公司名(+职位)+姓名 ” 的格式。 以上情况适用于初次邮件往来时的发件人姓名设置。 如果是相对熟悉的联系人,那么一般情况下直接用真名就好。 例如,在给我的导师发邮件时,直接用真名,或者 “ 飞宏 ” 就好。 03 邮件标题说完了发件人姓名,接下来就是邮件标题了。 邮件标题好坏的判断标准,即是否用一句话总结了该邮件的核心内容。 比如,“ 2019.x.x - 第x周xx课题组工作进度汇总表 ”、“ 请查收:xx公司xx产品的性能参数表与报价 ” 这样的标题,就是一个合适的标题。 相反,如果是 “ 你好 ”、“ 附件下载 ”,或者只是 “ 工作进度表 ”、“ 参数表和报价 ”,就显得不那么好了。 让别人从标题中,一眼就读出来邮件的主题,这才是邮件标题的作用。 04 称呼,正文和署名一封邮件的内容,可以划分为三个部分:称呼、正文和署名。 最开始的称呼该怎样写? 视情况而定。这取决于我们的收信人是谁。 不要气馁,虽然每一个收信人都不相同,但我们也有一些基本的准则可以遵守。 几条黄金守则: 基本格式:开头顶格书写,称呼之后打一逗号,换行 不知道对方姓名、性别、职务等信息的情况下,直接用 “您好,” 开头 有职务,应按职务尊称对方,“x教授您好,”,“x经理您好,” 无职务,通常称呼 “x女士您好,”,“x先生您好,” 给多个收件人写信,开头用 “大家好,” 或者 “各位负责人好,” 初次写邮件,在称呼之前,可以加上 “尊敬的” 等形容词 05 正文,正文格式邮件正文也有一些可以参考的黄金守则: 逻辑要清晰。正文要分段,每一段只讲一件事情。 行文要简洁。用短句不要用长句,用10个字能讲清楚的,不用11个字来说。 结尾要礼貌。常见的结尾有,“祝好,”、“顺颂时祺”、“春安/夏安/秋安/冬安” 等邮件的格式,是指邮件内容的字体、字体大小等内容。 基本的要求:字体一致、排版看起来舒服。 几条小建议: 整封邮件使用同一种常见字体 称呼、正文、署名之间,都用一空行与正文隔开 段落与段落之间用一个空行隔开 字体大小适当,给长辈发信可以适当加大字体 重要词句可加粗 不要使用信纸背景 06 署名/结尾如果是给长辈或者上级的邮件,结尾的祝福语到底该选用哪个呢? 这个问题再知乎上有讨论,请移步:给长辈、老师的电子邮件怎么结尾才合适? 至于署名,一般情况下用真名就好,或者与发件人姓名相同即可。 07 发送、抄送和密送发送:这封邮件的直接收件人 抄送(Carbon Copy,CC):“抄” 就是复制一份一模一样的邮件,“送” 就是发送给收件人。抄送就是发送邮件给直接收件人时,同时发送一份给抄送收件人。 密送(Blind Carbon Copy,BCC):同样地拆开来理解,“密” 就是邮件发送给直接收件人时,还会发送一份给密送收件人,同时,直接收件人是看不到这封邮件被发送给了其他人的。注意,抄送情况下,直接收件人能够看到该邮件的抄送收件人。 关于抄送和密送的使用场景,引用知乎@Evan的回答: 【cc】职场中惯用的邮件抄送是用来告诉上级或者团队,便于其他人对事情进度的知情,也是对自己工作进度的一种反馈。 【bcc】密送这个很微妙,我自己没用过,但是之前共事过的一个微软出身的PM,他教我在对方不配合工作的情况下,每一封邮件都是证据,密送是要上面知道下面的人中有消极不合作的态度,又让他以为自己的行为不被别人察觉到。之后就都明白了;) 08 群发邮件群发邮件,就是将一封邮件同时发给多个人。 需要注意,当需要回复一封别人群发来的邮件时,要检查收件人中是否包含了群发列表中的其他联系人。 有些时候直接回复收到的群发邮件,会将自己的回复邮件,按照群发列表,再一次群发出去——而我们只是想回复那个发件人而已。这种情况要尽量避免。 09 养成良好的回信习惯收到邮件应该尽快回复,这其中也体现了自己的能力、效率以及对他的重视程度。 |
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