99%的财务人都忽略的写邮件细节,千万别再错了! |
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越级发邮件··· 邮件格式无法阅读,没有最终的签名 ······ 如果你有以上的情况出现,那么就可得好好学学邮件礼仪了了,这很可能影响着你的晋升。 现在邮件发送已经成为了一个财务人必备的技能,若注重了邮件礼仪,也许会让你事半功倍,实现从优秀到卓越。 那,究竟如何做好邮件礼仪呢,且听我慢慢道来: 关于主题 主题是接收者了解邮件的第一信息,因此主题必须非常明确,以便收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。请注意以下几点: 一定不能使用空白标题,这是最低级的错误; 不做标题党,邮件标题要保证让别人知道你要做什么; 一封邮件只针对一件事情,不宜在一封邮件里讨论多件事情,为了日后好整理。 正确示例: 会议邀请:XX公司将于X年X月X日在XX举办XX活动,邀请您莅临指导 称呼与问候 俗话说,礼多人不怪。要在邮件中尽量表现的礼貌客气一些,这样即便处理事情来也方便很多。关于称呼与问候,有以下几点需要注意的: 恰当地称呼收件者,拿捏尺度,忌不称呼,忌乱称呼。如果对方有职务可称xx经理、xx老师,若不清楚职务、则称XX先生、女士。 对于不熟的收件对象,尤其是不熟的工作对象千万不要逮谁都亲爱的xxx,显得很熟络。应使用尊敬的xx等方式。 开头最好有个问候语 ,你好!您好!以示礼貌,不要给别人一种 “你应该知道我是谁的吧我就不客套了”的感觉。 关于正文 正文是邮件的核心内容,搞定邮件内容是很重要的事情: 邮件正文应简明扼要的说清楚事情,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句; 根据接收人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适; 如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明; 邮件代表商务,慎重使用表情; 忌通篇强调,只选择,你认为最重要的地方进行加粗或者加文字背景色强调即可; 在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。 关于附件 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。 附件文件命名很重要,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。 如果附件是特殊格式文件,应该在正文中说明打开方式,以免影响使用。 关于结尾签名 电子邮件消息末尾加上签名档是非常有必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系的。 关于抄送、发送、密送 发送地址区,有收件人、抄送人、密送人三个部分。 要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人) TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应; CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,如果CC的人有建议,当然可以回Email; BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的; TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以; 最后,再给大家附上一份《关于华为公司邮件礼仪的倡议》 总裁办电子邮件 电邮其他【2017】013号签发人:任正非 转发《关于华为公司邮件礼仪的倡议》 社交礼仪是人际交往、社会交往活动中,用于表示尊重、亲善和友好的首选行为规范和惯用形式。而邮件,作为企业内部重要的数字化社交手段,也要遵循一定的礼仪,避免垃圾邮件、无效邮件等浪费员工时间、消耗公司资源的问题,确保员工之间的高效沟通。 为此我们倡议每一位员工提升邮件文明度,践行邮件礼仪,减少信息垃圾,共同创造邮件清洁环境! 1、沟通有多种方式,选择邮件沟通方式,请首先确认是否是最有效的方式。 2、不要把信息群发或群回给不相关的人,没有人会对垃圾邮件感兴趣,除了邮件系统清洁员。 3、收件人比较多的时候,密送是一个很好的方式。 4、不做标题党,但邮件标题要保证让别人知道你要做什么。 5、适当使用特殊字符(如“* ★”等)突出标题,引起收件人注意,但不要随便使用“紧急”之类的字眼。 6、若非众人皆知的超级大咖,你不应漏掉必要的称呼和落款。 7、说话做到简洁精练可能较难,邮件做到简洁精练很简单,因为,你有足够的时间思考。 8、一个邮件能说明白的事,就不要分成好几个。比如:更新……再更新……;补充……,再补充…… 9、发出去的邮件尽量保证格式整齐便于阅读、没有错别字,不要给人留下粗心、不靠谱的印象。 10、正确使用标点符号,通过标点收件人可以看出你的性格和情绪。 11、做一个有礼貌的人,不仅仅是面对面的,书面文字更能体现你的涵养。 12、超过5M的大附件最好别用邮件发送占用别人邮箱空间,通过链接共享或用IM传输也很方便。 13、如果不是特别忙、特别为难或者完全不想搭理,尽量早点回复别人的邮件,因为人家可能在等。 14、出差或休假期间应设定自动回复,提示发件人工作委托对象或紧急事务的处理方式,以免影响工作。 15、 “垃圾邮件”既然都称为垃圾了,举报就是责任。 本文的责任部门是质量与流程IT管理部,由其负责解释和管理。 看完这些发邮件的小Tips,是不是觉得发好一封邮件也是不容易? 来源丨CMA,尊重原创,若涉及版权请联系删除返回搜狐,查看更多 |
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