接触过数电发票的小伙伴都应该清楚，在数电发票交付过程中，提供了三种版式文件供下载和使用。

那这三种版式文件都有什么用？员工经办报销时应该怎么选呢？

首先，PDF（Portable Document Format）格式大家都很熟悉，是一种常见并广泛使用的文件格式，它能够保持文件的原始格式和布局，无论在何种设备上打开，都能保持一致的显示效果。由于数电发票目前绝大多数单位还是打印报销，因此数电发票提供PDF格式的数电发票文件，方便进行打印报销。

第二，OFD格式，OFD（Open Financial Document）格式是一种具有自主知识产权的开放的、标准化的电子文档格式，其用途和使用方式与PDF格式相同，但需要专门的阅读软件打开。对部分具有保密和知识产权要求的单位和机构，都已要求所有文件以OFD格式进行存档。因此，数电发票在提供了PDF格式下载的同时，也提供OFD格式文件的下载，以方便这些对发票格式文件具有要求的单位对数电发票进行下载和打印、查看。

第三种是XML格式，XML（eXtensible Markup Language）是一种标记语言，它允许用户定义自己的标签，因此非常灵活。在实际过程中，会发现，XML格式的文件其实对查看和打印并不友好。

根据《电子凭证会计数据标准（试行版）》关于数电发票报销存档要求，数电发票需要存档其对应的XML格式文件。

一般开票方在开具数电发票时，考虑到打印和查看方便，都会提供PDF格式的文件。如果单位需要OFD格式的发票，或者单位要求员工通过宜盟报销查重工具等数电发票查重归档软件上传XML格式的发票原件进行存档管理，在索要发票时，经办人应该主导要求开票方同时提供相应的格式文件。

注意：由于XML格式的发票原件种包含专属的电子签名信息，PDF或者OFD格式是无法直接转换车工XML格式文件的，想要获得获得XML格式文件，必须从电子税务局推送的链接或者直接下载获得。

同时由于XML直接查看显示页面不友好，为了方便财务人员对员工上传的XML进行预览和审核，宜盟报销查重工具提供了XML文件预览格式，预览功能显示结果与直接的PDF或OFD格式的显示略有区别，当时查看发票的详细信息非常清楚。

最后获得XML文件的小技巧：如果开票方只提供了数电票的PDF或者OFD格式文件，并且无法联系，但是单位又必须要存档XML格式文件的，其实可以找找单位的财务人员，登录自己单位的电子税务局，可以下载本单位所有收到的数电发票的XML文件的。