Outlook 可保留最近使用的文档的痕迹，并会在每次决定向电子邮件附加文件时建议使用它们。 会阻止发送或接收某些文件类型。 请参阅Outlook 中阻止的附件获取完整列表。

在新邮件、答复或转发邮件中，选择“邮件”功能区或“插入”功能区中的“附加文件”。

从以下位置之一选择文件：

“最近使用的项目” 此处会显示 12 个最近使用的文件。 这些文件可能位于计算机、OneDrive、SharePoint 或其他在线文档库中。 选择要附加到电子邮件的文件。

“浏览 Web 位置” 位置包括“OneDrive”、“SharePoint”网站或其他位置（例如之前访问过的组文档库）。 选择其中一个位置打开新窗口，然后选择附件。

“浏览此电脑” 打开可在其中选择计算机中的文件的“文件资源管理器”窗口。

如果选中本地计算机或组文档库中的文件，该文件的副本会附加到电子邮件中。 但是，选择 OneDrive 或 SharePoint 文件可向你提供其他权限选项和信息。 

发送链接或副本 通过发送 OneDrive 或 SharePoint 文件链接，可避免电子邮件太大。 如果选择发送文件副本，则整个文件会附加到该电子邮件，就像选择计算机上的文件一样。 如果选择发送文件链接，则还能在文件上设置权限。

默认情况下，如果位于企业环境中，组织中的所有人都可以编辑链接的文件。 若要更改这些权限，请选择附件名称右侧的箭头以显示具有各种权限选项的下拉菜单。

组织可编辑 如果希望组织中的任何人都可修改文件，请选择此选项。

组织可查看, 如果希望组织中的任何人都可阅读文件，而不可修改文件，请选择此选项。

收件人可编辑 如果仅希望电子邮件的收件人能修改文件，请选择此选项。

收件人可查看 如果仅希望电子邮件的收件人能阅读文件而不可修改文件，请选择此选项。

如果 Outlook 检测到收件人无法查看该文件，例如文件存储在仅你可访问的 SharePoint 网站上，你会在文件图标和名称正下方看到一条警告消息。 选择“附加为副本”，将附件从链接文件更改为文件副本。

注意: 如果将文件附加为副本，收件人做的任何更改都不会与 OneDrive 或 SharePoint​​ 中的文件版本同步。

关于忘记附件的警告 

如果你在电子邮件中提到附件，但在发送该邮件之前未包含附件，则 Outlook 将显示有关忘记附件的警告。 然后，你可以决定添加附件或发送没有附件的邮件。 

此功能仅适用于采用英语（美国）格式且独立于 Outlook 所用语言的电子邮件文本。 例如，如果使用西班牙语版本的 Outlook 和英语（美国）校对工具，则可以创建一封格式为英语（美国）的电子邮件。 如果你在此邮件中提到附件，但未附加附件，则 Outlook 将显示有关忘记附件的警告。