如何填写卷内文件目录? |
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卷内文件目录由以下几部分组成: (1)序号:以卷内文件排列先后顺序填写,如1、2、3……。 (2)文件编号:文件制发机关的发文字号,如海大人字[2010]19号。 (3)责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者,如中国海洋大学“985工程”二期建设项目档案管理办法,责任者即为中国海洋大学“985工程”办公室。 (4)题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题。 会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。 (5)日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月、日数的右下角加“.”号,如2010.3.30。没有责任者、年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。 (6)页号:卷内有文字的页面均应编号。 (7)备注:对文件需要做的补充说明,如:复印件,传真件。 |
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