档案实务

2024-07-10 16:54| 来源: 网络整理| 查看: 265

随着现代企业对信息化的深入推进，办公环境呈现了自动化、协同化、智能化等新特点，在文件电子化、档案数字化、服务网络化环境下，档案的事后被动和滞后管理，不适应现代企业发展需要，需要建立文件生命流程的全过程和全方位的控制机制。[2]文件从形成、收集、积累、鉴定到归档利用，不同阶段都需要实行全程管理与前端控制，确保归档文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，保证档案的质量。

前端控制面临的问题

企业对前端控制认知不足

多数企业对档案管理停留在文件形成后，档案有人管、能找到的阶段。少数企业意识到，在互联网+时代，企业发展离不开信息系统建设，由于缺乏整体规划，业务系统各自为政，信息孤岛现象严重，很少考虑业务系统产生电子文件将如何管理和归档利用。部分企业文档流程再造，完全模仿传统手工模式，在文档管理系统设计阶段，并未意识到要把档案管理要求提前考虑到文档管理系统建设中。我国大多数中小型企业，现代化程度不高，一般无单独的文档管理系统，或只有功能简单的文档管理系统，更难以落实前端控制要求。

企业缺乏前端控制有效手段

近年来，我国引进并消化吸收国际标准《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》（ISO 16175），部分大型现代企业和少量新兴中小型企业逐渐重视文档管理，档案工作需要全过程管理及前端控制，但如何开展前端控制找不到合适的抓手，前端控制理念更多停留在口号层面，无法在实际工作中发挥具体作用。

推进前端控制成效不明显

在电子文件管理系统设计时，提前考虑规划档案管理要求，是前端控制有效手段，但在实际运行中，由于受企业档案管理机制、全员文档意识、档案人员队伍素质、档案作用的发挥等多种因素影响，再加上缺乏领导支持、文件档案管理人员匮乏和专业技能不足，制约现代企业档案管理前端控制推进。

原因分析

档案管理体制落后

我国档案管理体制较长时期停留在档案后期保管与利用层面，对前期文件形成阶段关注较少。大多数企业档案工作，停留在接收归档、入库保管、提供利用这些传统工作内容。受传统职责分工的影响，文件管理、档案管理、信息化建设分别由不同部门归口管理，档案部门缺少对电子文件管理的职责，管技术的信息部门也不关心文件产生要求，文件产生部门也不知道档案部门的具体要求。文件、档案、信息技术分散的管理体制，制约前端控制理念在现代企业档案管理中应用。

全员文件、档案管理意识不高

前端控制是全员参与、全程控制和全面管理的过程，协调机制的不完善，难以实现前端控制。企业高层领导、中层管理干部、基层员工、文件档案管理人员，是否有文件、档案管理意识，是否在文件形成之初，提前考虑今后归档和利用，关系着现代企业档案工作发展，部分企业员工认为，档案工作就是档案员的事或是档案部门的事，与己无关，个人能把文件交给档案员或档案部门，已经尽力而为。在这样的观念指引下，再提前端控制，举步维艰。

文件、档案管理队伍素质不高

文件、档案管理队伍综合素质不高，表现在多方面。其一，角色定位不高。档案部门在外界心目中，主要是看门守摊，岗位定级处在企业同类中较低位置，认为不需要太多专业知识，成为临近退休、调岗、转岗安置的中转站。其二，档案人员知识结构较单一，信息技术薄弱，整体年龄偏高，对自身的要求较低，知识更新慢，尚未意识到前端控制的重要性。其三，业务流程不熟悉。文件、档案管理人员存在对企业业务环节，工作流程不熟悉，无能力提前介入，无法落实前端控制措施。

作用未能有效发挥阻碍地位提升

档案工作有为才有位。档案人员素质低、档案工作边缘化、档案工作体现不了应有的价值，这些错误的认知更使档案作用难以发挥。企业能否把有限资源投入到档案人员提升、档案装具更新、档案系统建设中，主要是看档案工作能否为企业发展起支撑作用。根据马太效应，档案作用发挥越充分，越能获得更多的资源投入。相比其他行业，核电企业档案管理，与合格设备、人才资源并存为核电发展的三大支柱，档案是企业核心资产，核电企业档案管理得到全国较高的认可，与核电企业档案作用发挥密不可分，反过来，不断促进核电档案资源投入，核电企业文档从业人员较多，也有精力和能力开展前端控制工作。

对策措施

构建文件、档案、信息一体化管理机构

打破文件、档案、信息技术壁垒，形成文档信息一体化管理机构，有助于现代企业档案工作开展。2009年12月,国家建立了国家电子文件管理部际联席会议制度，成员单位来自中央办公厅、国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国有资产监督管理委员会、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会。[3]这是从国家层面意识到建立一体化工作机制的重要性证明。对于现代企业，建议设立职能独立的信息文档处或信息中心，统一管理企业文件、档案、信息化建设，可以有效推动企业档案良性发展。

提高企业全员文件、档案管理意识

现代企业档案工作发展离不开全员支持，全员文件、档案意识的培育，并非朝夕而成，依赖于高层领导重视和企业发展水平，文件、档案管理人员通过专业知识和文件、档案影响力，可以提升文件、档案管理人员自身和外界对文件、档案职业认同感。例如通过制定文件、档案管理方针政策，宣贯到企业不同管理者，上自公司领导和中层管理者，下至基层员工和文件、档案管理人员，将文件、档案管理相应职责纳入各级干部员工职责范围和岗位责任制，并采取相应的控制和考核措施，确保文件、档案管理要求在企业内部各级组织得到贯彻和落实。

图1 全员文件、档案管理意识相关要素

提升文件、档案队伍综合素质

通过以下几个方面提升文件、档案管理队伍综合素质。其一，加强文件、档案管理人员培训。加大对档案前沿知识与理论、声像拍摄技巧、公文写作等学习，还要学习先进的管理理念，掌握信息规划与需求管理及项目管理知识。其二，引入专业人才。在新一代信息技术环境中，现代企业档案工作，需要一支既懂档案专业知识，又懂企业业务，还掌握一定信息技术的复合型人才，以更高视角规划企业档案工作。其三，档案人员需要了解本企业的主要业务和流程，通过“四参加”活动，深入贯彻前端控制。

图2 2015年中国人民大学宫晓东老师到田湾现场指导拍摄技巧

（伍家春拍摄）

优化企业档案管理流程

首先，细化归档规则。企业不同部门会产生哪些文件、是否在归档范围内、每类文件保管期限是什么、是否从业务系统产生、是否为特殊归档格式等，提前了解，再有针对性地开展前端控制，做到有的放矢。其次，加大业务系统原生电子文件自动归档功能。通过规则梳理、元数据管理、四性检测等措施，将归档要求前置到业务系统中，实现业务系统原生电子文件自动归档，优化后期档案工作。最后，加强与各部门的文档交流与沟通。开展定期文档监督检查与文档服务回访，对存在的问题及时提出整改意见，将前端控制措施落到实处。

实践案例

江苏核电有限公司（简称公司）作为现代高新技术企业代表，核电企业文件、档案管理呈现文件种类多、专业多、技术高、来源广、保密严、时效强、数量大、文件间关系密等特点，通过制定制度程序体系、建立文档管理网络、构建一体化文件档案管理系统、从合同源头规范文件档案管理、加强文档案监督检查，通过不断开展档案宣传交流，提升全员文件、档案意识，落实文件档案管理前端控制理念，推进企业文件档案服务能力。

图3 核电企业文档管理特点

以制度程序为依据

强化文档前端控制要求

公司在执行国家档案法规标准要求外，梳理中国核电文档管理导则要求，编制公司级文件档案管理程序体系，以文档管理分大纲为统领，分为文件配置管理、档案管理、项目文档管理、文档资源开发与利用、科技情报服务不同模块，从文件产生、接收、分发、归档、利用、销毁等过程进行全面详细的规定，并制定细化文件档案管理细则和岗位操作规范，每两年企业内容管理系统对所有到期的管理程序自动触发定期审查，要求对管理程序进行适应性评估，对不适宜程序进行升版，从制度上保障前端控制要求落地。

以文档管理网络为纽带

提升全员档案意识

在公司和现场主要承包商范围内设立专兼职文档工程师和文档管理员，组建公司文件档案管理网络，明确公司各处室和现场主要承包商文件档案管理要求和考核指标，每年归档完成率和文件误用率纳入各处室年度考核指标，并作为公司级通用约束性指标，对各处室建立考核管理。每年利用国际档案日，通过开展档案普法宣传、档案征文、档案主题讲座、档案知识竞赛、档案官微宣传等手段，提升文件档案管理网络职业认同感，激发文件档案管理网络工作热情，以点带面，推动各处文件档案工作开展，提升全员档案意识。

图4 公司文档管理团队2017年国际档案日合影

（伍家春拍摄）

以文档一体化系统为保障

强化文档管控体系

公司建立从文件采集、生效、存储及利用的全生命周期管理的企业内容管理系统，实现文件、档案管理一体化，重组文档业务流程，建立文件档案安全管理体系，按照公司文档管理基本要求，简化文件档案处理流程，规范文件档案元数据，实行文件档案一体化管理。通过统一文件档案管理体制、统一文件档案组织机构、统一文件档案管理制度、统一文件档案管理元数据、统一文件档案管理系统，实现文件档案一体化管理。该系统将程序、信函、公文、记录报告、技术文件、商务合同文件、归档借阅等关键业务流程融入系统中，实现文档流、业务流和信息流的有效融合[4]。

图5 公司文件、档案管控体系

以文档监督为手段

提高文档全程管控

为规范和加强内部处室和承包商文件档案管理人员配备、资质和培训授权情况，监督项目文件管理程序的编制和执行情况，工作文件的分发、使用和收集、整理情况等，信息文档处编制监督检查计划，每年通过独立及联合文档监督检查，对公司内部处室及承包商文件档案管理业务进行监督和指导，定期总结和分析，对监督结果进行趋势分析和统计对比，针对监督检查中经常出现的问题督促相关单位整改，每半年召开文件档案管理网络的文档专题培训会，向参建单位宣贯常见问题和注意事项，通过事前和事中控制，避免问题重复发生，提升文档全过程管理水平。

以合同条款为准绳

加强文档规范提交

信息文档处通过制定标准文档管理合同条款，参与合同谈判、支付和验收，加强对文件档案规范化提交，牵头组织公司业务处室开展工程总承包、监理、建安、重大设备合同中，有关项目文件清单完整性以及文件编制责任的合同谈判，积极参加合同文本中有关文件档案管理章节审查、谈判、会签。文件、档案管理人员依照合同条款和文件档案管理程序，参加设备出厂验收、文件审查、合同支付会签，加强对接收文件的前端控制、把关审查文件移交的完整性，抓牢前端控制手段，规范文档移交质量[5]。

总之，现代企业档案管理任重道远，需要企业各级管理者和文档人员转变工作思路，利用新时代电子文件发展机遇，借助新型信息技术，创新档案管理前端控制措施，提高企业文件、档案管理人员地位，提升企业档案管理水平，更好地服务现代企业高质发展。