有哪些工具、技巧和方法极大地提高了工作效率? |
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看到了一堆效率型软件的介绍…… 技巧和工具是其次的,想要极大的提高效率,最最最重要的是:专注! 如果你不会专注,用什么软件都没用…… 先给你模拟一段没有效率的场景: 今天是周日,你计划在家把周一要演讲的 PPT 认真准备一下。除了今晚有一个聚会,今天也没其他什么事,想想应该没什么问题,于是,你打开电脑,泡了一杯咖啡,准备开始工作。 突然,电脑上弹出一则新闻:「8 旬老人长期被保姆殴打」。 你难以抑制住内心升起的怒火,点开了新闻,越看越气愤!忍不住,在评论区里狠狠地问候了一下这位保姆的全家。你在愤愤不平中关掉新闻,抿了一口咖啡,打算让自己心情平复一下,赶紧回到工作中来。 突然,电话铃响起,原来是你朋友,她说最近工作不顺利,和同事正在上演宫廷闹剧,被打小报告、穿小鞋,可能因此将被辞退,内心委屈不已,找你诉苦。 你强忍着听完她的抱怨,并想方设法安慰她的情绪,突然一封电子邮件出现在屏幕的弹框,你点开后发现竟然是个段子……你不小心笑出了声,竟然被你朋友误以为是对她的不敬。一通解释后,终于友善地结束了这长达一个多小时的对话。 你长叹一口气,又抿了一口咖啡,脑海里思绪万千,你顺便打开了朋友圈,看看她最近到底过得如何。刷着刷着,却意外地发现了一段特别搞笑的小视频,你忍不住打开了抖音,关注了这位视频中搞笑的妹妹,顺便欣赏了几段她其他的舞蹈…… 越看越有意思,根本停不下来,不知不觉,时间飞逝了 2 个多小时。 眼看就要到饭点了,你猛然想起晚上还有个饭局,立马起身收拾了下行头,匆忙出门。 吃完回到家,已经是 10 点了,你洗完澡,倒了杯咖啡,放了点轻音乐,刷完最后一波朋友圈……时间终于来到了 11 点,你对着空空如也的 PPT,你又抿了一口咖啡…… 你是不是也有经历过类似的场景? 看上去忙得很,结果一天过去了,发现啥都没做好,效率极低。 为什么会这样? 你是否也幻想着有一天,自己能够拥有三头六臂,同时解决所有的问题?就像计算机一样,可以同时处理多个任务。 但是你知道吗? 就算是计算机,它的 CPU 也不能同时处理多个任务。所谓的多任务,就是高速切换处理单任务,通过把 CPU 的计算时间切成足够小的时间切片,然后供不同的任务轮流使用而已。 人脑也是一样,如果你想同时执行多个任务,也是不可能的,你得先结束一个任务,然后切换到另一个任务,这个切换过程由人脑中有一个叫「丘脑网状核(TRN)」的组织负责。 所不同的是,CPU 切换一次只需要 22 亿分之 1 秒,而人脑则是 5~15 分钟。 因此,如果你想同时执行多个任务,切换的时间成本极高! 一件事还没有认真开始,又转向另外一件事了,时间都耗费在了没有价值的切换上,整体效率自然就会变得非常低。 为什么切换需要那么多时间?这个过程大脑里发生了什么? 如果大脑同时接受多种任务信息: 比如数学、物理、语文、英语课一起上,或者电影、培训课、电子书一起看,或者韩剧、日剧、美剧、抗日神剧一起刷…… 结果会怎么样? 结果你什么都听不到,什么也都理解不了…… 为什么会这样? 因为理解某个新信息,你需要调用相关背景知识去连接才行,没有这些背景知识,你是无法理解它们的。 所以,当你接收到某个信息,你的大脑为了能够让你理解它,就会启动「寻找相关背景知识」的工作。如果这个过程被打断,又来了一个其他领域的待处理信息,大脑就需要擦除之前已经调用出来的背景知识,重新连接新的背景知识,再重新梳理。 除非你在这几个领域都已经非常精通,都是条件反射级的调取速度,不然,调用这些背景信息时,量大且缓慢,切换的过程就会变得特别的耗时。 那不擦除,让两件事情或者多件事情并列进行,可不可以? 那样背景知识就会混乱,可能就无法正常理解新信息、思考问题了,甚至可能出现串频的现象,就像你和多个人一起聊微信,消息竟然回错了人。 因此,想要提高工作效率,你就必须避免这些没有效率的来回切换,避免进行多任务同时处理,这是所有时间管理的基本原则,必须把时间切成一段一段,每一段时间只做一件事,学会专注! 专注,才能提高效率! 就像工业革命,让社会的整体效率因为分工而得到了极大的提升: 原来汽车是富人的专利,因为制造一辆汽车,要几十个熟练技师,围绕一辆车持续奋战 700 多个小时才能完成,而亨利·福特通过流水线的方式,让这个制造时间缩短到了 12.5 小时。 这背后的原因,就是因为在环节中的每一个人都更加专注了! 再拿近两年大热的人工智能来说: 人工智能的计算放弃了使用传统的 CPU,转而使用原来专做图像处理用的 GPU,不是因为 GPU 速度更快,而是因为 GPU 比 CPU 更专一,可以只负责相关的人工智能计算,而不需要去管计算机的其他任务。 当然,现在谷歌有了让人工智能运算效率更高的芯片:TPU。 从 CPU 到 GPU,再到 TPU,效率提升的根本原因也是这两个字:专注! 专注,才能提高效率! 你思考的过程是基于大脑中出现的「背景知识」进行梳理的。(相关知识可以参考我专栏的第四章)如果在背景知识中出现了不相关的干扰信息,就会影响人们正常的思维过程,甚至会导致人们输出错误的结论。这些干扰信息,在《信息论》中有个专有名字,叫作噪音。 比如,你正在思考关于「互联网金融」的问题,但是最近要计划一次出国旅游,那么有关出国旅游的信息,也会同时出现在你的大脑中: 这些就是你当前脑海中的「噪音」,如果少还好,你能分辨它们,并排除在你的思考之外,但噪音如果太多,就会影响你的正常思考了,甚至你想着想着就开始想出国旅游的事,俗称走神了。 这就是为什么很多封闭式的特训营比零散的学习有用,因为在一段时间内,如果输入的是同类信息,你就可以用同一套背景知识去理解他们,不需要来回切换,也没有「噪音」的干扰,你的学习效率自然就会提高很多! 而且,脑海中都是相关的背景知识,你的思考就省去了不断寻找背景知识的过程,现在就只剩下梳理了,思考的效率也会提高不少。 并且,随着不断地思考同样的问题,这些背景知识之间的连接也会进一步加强,形成结构化的知识,你的思考效率又会进一步提高,如此往复,不知不觉中,你便进入了所谓的「心流」状态:新想法、新创意如泉水般不断奔涌而出,键盘上的代码行云流水,键盘下的文字妙笔生花,眼前的设计巧夺天工…… 这个过程,甚至让你忘记了时间的流逝…… 你不仅把原来一周的工作量,一天就给完成了,连质量也上了好多个台阶。 这,就是专注的力量! 那我们应该如何获得专注的力量呢? 用番茄工作法吗? 别急! |
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