通过使用查询统计数据的个数 |
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本文介绍如何对查询返回的数据进行计数。 例如,在窗体或报表上,可以计算一个或多个表字段或控件中的项目数。 还可以计算平均值,并查找最小、最大、最早和最新值。 此外, Access 一项称为"总计行"的功能,可用于对数据表的数据进行计数,而无需更改查询的设计。 想进行什么操作?了解对数据进行计数的方法 使用"总计"行对数据进行计数 使用总计查询对数据进行计数 聚合函数引用 了解对数据进行计数的方法可以使用 Count 函数对字段中的项 (一列) 计数 。 Count函数属于一组称为聚合函数的函数。 使用聚合函数对一列数据执行计算并返回单个值。 除了 Count 之外,Access 还提供许多 聚合函数,例如: 求和,用于对一列数字求和。 平均值,用于计算一列数字的平均值。 最大值,用于查找字段中的最大值。 最小值,用于查找字段中的最小值。 标准偏差 ,用于测量值与平均值的分布 (平均值) 。 方差,用于测量列中所有值的统计方差。 Access 两种方法将 Count 和其他聚合函数添加到查询。 你可以: 在数据表视图中打开查询并添加"总计"行。 "汇总行"允许在查询查询的一列或多结果集使用聚合函数,而无需更改查询的设计。 创建总计查询。 汇总查询计算记录组间小计。 例如,如果要按市/县或季度对全部销售额进行分类汇总,请使用总计查询按您需要的类别对记录进行分组,然后对销售数据进行求和。 相比之下,"总计"行计算一列或多列的总计 (字段中) 数据。 注意: 本文档中的操作方法部分强调使用 Count 函数,但请记住,可以在汇总行和查询中其他聚合函数。 有关使用其他聚合函数的信息,请参阅 本文稍后的"聚合 函数参考"。 有关其他聚合函数的使用方法的详细信息,请参阅"在数据表内显示 列总计"一文。 以下部分中的步骤介绍如何添加"总计"行,以及如何使用总计查询对数据进行计数。 在继续操作时,请记住 ,Count 函数处理的数据类型多于其他聚合函数。 例如,可以针对任何类型的字段运行 Count 函数,但包含复杂重复标量数据的字段除外,例如多值列表的字段。 相比之下,许多聚合函数仅适用于设置为特定字段的字段中数据类型。 例如 ,Sum 函数仅适用于设置为数字、小数或货币数据类型的字段。 有关每个函数所需的数据类型详细信息,请参阅本文稍后的 "聚合函数参考"。 有关数据类型的一般信息,请参阅文章"修改 或更改数据类型字段的数据集。 返回页首 使用"总计"行对数据进行计数通过在数据表视图中打开查询,添加行,然后选择Count函数或其他聚合函数(如Sum、Minimum、Maximum或Average)向查询添加汇总行。 本部分中的步骤介绍如何创建基本选择查询并添加"总计"行。 创建基本选择查询在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。
双击要用于查询的表,然后单击"关闭"。 所选表在查询设计器的上半部分显示为窗口。 下图显示了查询设计器中的一个典型表:
双击要用于查询的表字段。 可以包括包含描述性数据的字段,例如名称和说明,但必须包含包含要计数的值的字段。 每个字段显示在查询设计网格中的一列中。 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。 查询的结果显示在数据表视图中。 (可选)返回到"设计"视图并调整查询。 为此,请右键单击查询的文档选项卡,然后单击"设计视图"。 然后,可以通过添加或删除表字段来根据需要调整查询。 若要删除字段,请选择设计网格中的列,然后按 DELETE。 (可选)保存查询。 添加"总计"行在数据表视图中打开查询。 为此,对于 .accdb 文件格式的数据库,请右键单击查询的文档选项卡,然后单击"数据表视图"。 - 或 - 对于使用较旧版本 Access 创建的 .mdb 文件格式数据库,请在"开始"选项卡上的"视图"组中单击"视图"下方的箭头,然后单击"数据表视图"。 - 或 - 在导航窗格中,双击查询。 执行此操作会运行查询,将结果加载至数据表。 在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“合计”。
新的 "总计 "行显示在数据表的最后一行下方。 在" 总计 "行中,单击要求和的字段,然后从 列表中选择" 计数"。 隐藏"总计"行在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“合计”。 有关使用"总计"行的详细信息,请参阅"在数据 表内显示列总计"一文。 返回页首 使用总计查询对数据进行计数当需要计算查询返回的一些或所有记录时,可以使用总计查询而不是"总计"行对数据进行计数。 例如,可以统计单个城市的销售交易数或交易数。 通常,当需要在数据库的另一部分(例如报表)使用结果值时,可以使用总计查询而不是"总计"行。 计算查询中所有记录数在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。
双击要用于查询的表,然后单击"关闭"。 该表显示在查询设计器上半部分的窗口内。 双击要用于查询的字段,并确保包含要计数的字段。 可以计算大多数数据类型的字段,例外情况是包含复杂重复标量数据的字段,例如多值列表的字段。 在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“总计”。 " 总计 "行显示在设计网格中 ,"分组方式 "显示在查询中每个字段的行中。 在" 总计 "行中,单击要计数的字段,然后 从结果列表中选择 "计数"。 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。 查询的结果显示在数据表视图中。 (可选)保存查询。 对组或类别中的记录进行计数在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。
双击要用于查询的表,然后单击"关闭"。 表或表显示在查询设计器上半部分的窗口内。 双击包含类别数据的字段,以及包含要计数的值的字段。 查询不能包含其他描述性字段。 在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“总计”。 " 总计 "行显示在设计网格中 ,"分组方式 "显示在查询中每个字段的行中。 在" 总计 "行中,单击要计数的字段,然后 从结果列表中选择 "计数"。 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。 查询的结果显示在数据表视图中。 (可选)保存查询。 返回页首 聚合函数引用下表列出并描述了 Access 提供的聚合函数,用于"汇总"行和查询。 请记住,Access 为查询提供的聚合函数比为"汇总"行提供的聚合函数要多。 此外,如果在连接到 Microsoft SQL Server 数据库) 的 Access 前端上处理 (Access 项目,可以使用 SQL Server 提供的较大聚合函数集。 有关该函数集详细信息,请参阅 Microsoft SQL Server Online。 函数 说明 适用的数据类型 合计 累加列中各项的值。 仅适用于数值和货币数据。 数字、小数、货币 平均值 计算某列的平均值。 列中必须包含数值、货币或日期/时间数据。 该函数会忽略空值。 数字、小数、货币、日期/时间 计数 对列中的项数进行计数。 所有数据类型,但包含复杂重复标量数据的数据类型除外,例如多值列表列。 有关多值列表的信息,请参阅多值字段和创建或删除 多值字段的文章指南。 最大值 返回具有最大值的项。 对于文本数据,最高值为最后一个字母值,Access 将忽略大小写。 该函数会忽略空值。 数字、小数、货币、日期/时间 最小值 返回具有最小值的项。 对于文本数据,最低值为第一个字母值,Access 将忽略大小写。 该函数会忽略空值。 数字、小数、货币、日期/时间 标准偏差 测量值与平均值的分布 (平均值) 。 有关使用此函数的详细信息,请参阅"在数据表内显示 列总计"一文。 数字、小数、货币 方差 计算列中所有值的统计方差。 该函数仅可用于数值和货币数据。 如果表中包含的行少于两行,Access 将返回 null 值。 有关方差函数的详细信息,请参阅" 在数据表显示列总计"一文。 数字、小数、货币 返回页首 |
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