一篇有效的MEMO怎么写？备忘录格式、写作技巧及范文

如果你想要成为一位成功的商人，你必须学会与你的员工交流，清晰及时的沟通是有效运作任何业务的关键，这就意味着你需要弄清楚备忘录怎么写。业务备忘录帮助我们，让我们的员工或客户了解一个具体的情况，或通知他们一个解决正在进行的问题。备忘录中可能需要讨论政策的变化或价格的上涨，或说服员工采取行动，如参加会议或改变工作方式等等。

但是无论目标是什么，当商业备忘录将你自己的目的和读者的兴趣联系起来时，那它会达到最佳的效果。即使memo只不过是你的老师布置的作业而已，你也要认真对待备忘录的写作。今天我们小编来讲解一下memo什么意思，memo怎么写，备忘录格式和结构是什么，而且分享一下备忘录写作技巧及一份memo范文供大家参考！带大家一起来深入探究一下备忘录吧！

Memo什么意思? 其定义和目的

备忘录，即memorandum或memo，通常是商业中用于内部交流的，传递信息的短文档。备忘录的特点是简洁、直接和易于浏览。它们不像普通商务信函那样正式，但它应该保持专业、简洁的风格。通常，业务备忘录的目的是双重的：确定问题和提出解决方案。其他时候，备忘录也可能提供或要求事实性信息。

业务备忘录是为那些想要快速、轻松地从备忘录中找到所需信息的繁忙读者而设计的。备忘录的目的通常是告知，但偶尔也包含劝说或号召行动的元素。所有的组织都有非正式和正式的沟通网络。一个组织内部非官方的、非正式的交流网络通常被称为小道消息，它的特征通常是谣言、闲言闲语和含沙射影。在小道消息中，一个人可能会听到有同事将要被解雇的消息，并开始四处传播。谣言从一个人传到另一个人，变来变去，不知不觉间，这个有人被解雇的消息就被传言为关闭某个部门，彻底颠覆了这个消息的本质。

那么解决非正式、非官方的猜测的一个有效方法，就是向所有员工清楚地说明某个特定问题的情况。如果预算削减是一个担忧，那么发送一份备忘录，解释即将到来的变化是明智的。如果公司希望员工采取行动，他们也可以发布备忘录。例如，2009年2月13日，松下公司的高层发布了一项声明，要求所有员工至少购买价值1600美元的松下产品。公司总裁指出，如果每个人都支持公司购买他们的产品，所有人都会从中获益。

Memo的基本结构是什么？

一份好的备忘录可以组织信息以方便读者理解，并以最有效的方式达到作者的目的。一个完整的备忘录包含六个部分：

1. 信头

每个备忘录信头都遵循相同的基本格式：

TO：接收者的姓名和职位名称

cc：列出其他收到副本的人

FROM：发送者的姓名和职位名称

DATE：年、月、日

SUBJECT：备忘录的主题（简短且明确）

2. 开头

备忘录的开头句子或段落告诉读者问题的上下文，建议的任务，备忘录的目的。

上下文：你所描述的上下文是你所要解决的问题的事件、情况或背景。要用一个句子还是一段话，取决于情况的复杂程度。例如，上下文可以是这样的“The cleaning company has complained that it takes too long to clean our floors...”（清洁公司抱怨说清洁我们的地板花的时间太长了......）。上下文清晰直接，只提供读者需要的信息。

任务：你的任务或作业描述了你为解决问题或情况所做的工作。如果你的读者要求你采取行动，你可能会说“You asked me to look at...”

目的：你的目的陈述解释了你为什么要写备忘录，并引出了备忘录的其余部分。你需要直接，避免淡化信息。你的陈述可以这样开头“This memo describes my understanding of the cleaning company’s complaint, proposes several ways of accommodating these people, and my own recommendations for resolving the problem.”。要把最重要的信息传达给你的读者，不需要详细描述每一个问题，如果备忘录太长，加上部分标题会让你更容易跟上信息的结构。

3. 总结

等到你写完备忘录的主体部分再写总结部分。如果你的备忘录是一页或更少，摘要可能没有必要。但是，如果你已经涵盖了几个重要的问题或事件，或者你的分析相当详细，那么为每一段作总结是合适的，总结部分应该简短精炼，不要重复不必要的信息。

4. 讨论的段落

在你充分地陈述了主题的基本内容之后，你可以在这里列出所有的细节、事实、数据和假设来支持你所讨论的观点。在这个部分中，你要通过陈述你的想法来展示你创造性和批判性思考的能力。从最重要或最有说服力的信息开始，从最强的事实到最弱的事实（或者，如果你提供历史背景，从最古老的信息到最新的信息）。

5. 结尾

再给了你的读者提供了所有与你的备忘录主题相关的信息后，用礼貌的结尾描述你希望他们采取的行动，并指出这些行动对每个人都有好处。一段式结尾可以这

样写：We can discuss my recommendations in greater detail at our next meeting...

或者: Should you need more information, I’ll be glad to...。

6. 附件

提供任何文档或额外信息，因为你的读者通过附件进一步了解你所讨论的事件或问题，一定不要附上与备忘录主题无关的任何材料。

文章来源： https://lunwen.littlefairyessay.com