**公司行政管理制度文档管理制度文档管理包括：文件、资料、证照、证函等。按照分类归档，分工管理的原则，由行政部及各部门指定专人管理。文件管理文件包括：会议记录、会议决议、申请报告、通知批复、来函来电、规章制度、管理办法、工作计划等。行政文件由行政部指定专人管理，部门文件由各部门指定专人管理，文件管理人要及时对各类文件分类归档、编号管理。公司人员开会、学习带回的文件及资料要根据其性质及时送交各部门文件管理人统一管理，不得个人保存。文件的阅批与分转：文件接收人要根据文件内容和性质分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理、董事长亲自阅批后分送承办部门阅办。文件的传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将秘密的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得泄露内容；阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还文件管理人；阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责；如有领导“批示”、“拟办意见”，各部门负责人要责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜；文件阅完后，应送交文件管理人，切忌横传。文件的起草：行政文件由行政部起草；部门文件由各部门起草；起草的各类文件应形成统一格式；起草的各类文件经总经理审批后，方可形成正式文件报、抄、发给各级部门。文件的使用包括借阅、复印等，文件的使用按使用管理规定程序执行。文件使用审批权限：普通文件由部门负责人审批；重要文件由经理审批；机密文件由董事长审批。文件使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的文件负全部责任。文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。审批后的《文档使用申请表》由文件管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。资料管理资料包括：项目资料、人事资料、申报材料、合同资料、工资资料、发票凭证、工程资料、技术图纸、技术标准、设备资料、操作规程、业务单据、客户资料、销售台账等。各类资料分由各部门指定专人管理，资料管理人要及时对各种资料分类归档、编号管理。各类项目资料、人事资料、申报材料等由行政部指定专人管理。各类合同资料、工资资料、发票凭证等由财务部指定专人管理。各类工程资料、技术图纸、技术标准、设备资料、操作规程等分别由生产部指定专人管理。各类业务单据、客户资料、销售台账等由营销部指定专人管理。资料分类归档要求：资料完整齐全；根据资料内容合并整理建档；根据资料的历史编号；案卷标题简明确切、便于查询。资料管理人要做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温等工作，定期检查。资料的使用包括借阅、复印等，资料的使用按《使用管理》规定程序执行。资料使用审批权限：普通资料由部门负责人审批；重要资料由中经理审批；机密资料由董事长审批。资料使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的文件负全部责任。资料使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。审批后的《文档使用申请表》由资料管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。证照管理证照文件是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、组织机构代码证、法定代表人证书、税务登记证等等。公司证照由行政部统一管理。证照的使用包括借用、复印、扫描、翻拍等。证照的使用按《使用管理》规定程序执行。证照的使用须总经理审批。证照使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的证照文件负全部责任。证照文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。未使用的证照文件，要及时退还证照管理人。审批后的《文档使用申请表》由证照管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。证函管理证函文件包括：证明、介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。公司证函文件由行政部统一开出。严禁开出空白证函文件。证函文件要按公司规定统一格式开具，常用证函文件格式见附件。证函文件的使用按《使用管理》规定程序执行。证函文件的使用须经总经理审批。证函文件使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的证函文件负全部责任。证函文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。未使用的证函文件，应立即退还证函管理人。审批后的《文档使用申请表》由证函管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。使用管理文档使用包括借阅、复印、借出、扫描、翻拍、开出等方式。使用程序：使用人申请——在行政部领填《文档使用申请表》——部门负责人审批——总经理审批——填写《文档使用登记表》——使用——归还——填写《填写使用登记表》。行政部要仔细核实《文档使用申请表》的审批是否符合各类文档使用要求。文档借阅由行政部根据《文档使用申请表》中审批意见，调用文档供使用人阅读，阅后立即交还文档管理人。文档复印由行政部根据《文档使用申请表》中审批意见，统一复印并加盖“再复印无效”章，复印完毕立即交还文档管理人。文档借出由使用申请人凭经权限审批后的《文档使用申请表》，到文档管理人借出文档，并填写《文档使用登记表》，归还后填写《文档使用登记表》。文档扫描、翻拍由行政部根据《文档使用申请表》审批意见，统一扫描、翻拍后交给使用申请人，使用申请人必须保证扫描、翻拍件的安全使用，并承担全部责任。文档开出指需要开具的证函文件，由行政部根据《文档使用申请表》中审批意见开具证明函件。证明函件需要加盖印章的，使用申请人要按《印章管理制度》规定程序操作。《文档使用申请表》应包括编号、申请人、资料类型、所办事宜、使用方式、使用数量、使用时间等内容（见附表）。《文档使用登记表》应包括使用人、使用方式、使用时间、归还时间等内容，详见附表。

保密管理制度为明确各类文档传达范围，使用权限，保守公司秘密，维护公司利益等。特制订本制度。全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。公司秘密是指在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。保密守则：不该问的秘密不问；不该看的秘密不看；不该记录的秘密不记录；不该复制的秘密不复制。公司秘密分普通、重要、机密三级。普通级：规章制度、管理办法、工资资料、技术标准、操作规程、设备资料等涉及公司常规管理运行的资信。重要级：项目资料、人事资料、申报材料、发票凭证、工程资料、技术图纸、业务单据、销售台账、会议记录、上级函电、证照文件、证函文件等涉及公司发展的资信。机密级：客户资料、合同资料、招标标底、合作条件、非公开的财务情况等涉及公司核心利益的资信。属于公司机密的文件、资料，应标明“机密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄、翻拍等。

印章管理制度印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特制定本管理制度印章修制公司基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章、部门章）的刻制，由指定的印章管理人员负责刻制，后交由行政部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章修制申请表》经总经理审批后，送交行政部统一刻制。需要添加印油的印章，由使用部门填写《印章修制申请表》经总经理审批后，送交行政部统一添加。行政部应将公司所有印章登记在《印章备案表》备案。《印章修制申请表》应包括修制方式、修制原因、印章名称、申请部门、规格尺寸等内容，详见附表。《印章备案表》应包括修制时间、使用部门、印章名称、启用时间、废止时间、印模等内容，详见附表。印章保管公司公章、合同章由行政部指定专人保管。法人私章：由财务部出纳保管。各部门业务印章由部门负责人保管。各部门在领用印章时，凭总经理审批的《印章修制申请表》方可领取。行政部凭《印章修制申请表》发放印章，并要求领用人填写《印章领用登记表》。因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公章、合同章出差的，须填写《印章使用申请表》并经总经理审批后，方可携带并及时归还。行政部凭《印章使用申请表》借出印章，并要求借用人在借出归还时填写《印章领用登记表》。《印章领用登记表》应包括领用部门、领用人、领用时间、归还时间、公章名称等内容，详见附表。《印章使用申请表》应包括申请人、申请时间、使用原因、使用方式、公章名称等内容，详见附表。印章保管人应按《印章使用》规定使用公章，违规使用造成的经济法律责任由保管人承担。印章使用公章：各部门有需盖公章的文件、通知等，须填写《印章使用申请表》并经总经理审批，行政部方可在文件上加盖公章。合同章：主要用于公司签订各类合同、协议等专用章，须填写《印章使用申请表》并经总经理审批，行政部方可加盖合同章。法人私章：主要用于银行汇票、现金支票等业务，凭审批的支付申请或取汇款凭证。由出纳使用并承担责任。财务章：主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴、发票等财务相关业务上使用。由财务部负责人使用并承担责任。其他职能部门章：其他职能部门章仅