文件编号规则

1. 目的

加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

2. 适用范围

适用于公司文件的编号管理和控制。

a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3. 编号办法

公司名称约定

公司全称： 简 称：

日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd

yyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。

mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。 dd 某 日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。

文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：

一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自，版本编号不断变化为：, , , ..., 。项目可以根据需要将版本编号晋升为，, 等。

技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMM

FIRST：公司名称缩写 AA：项目名称 NN：版本号，参见节

YYYYMM：年月

其他文件的编号

公司规章制度和管理文件

公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YY

DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；

如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下：

综管部：ZG 采购部：CG 生产部：SC 销售部：XS 财务部：CW

TT文件类型：?规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；

?质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。 nnn：文件流水号

dd：文件版本号 YY：年份

例如：考勤管理制度的文件编号为：，表示2012年发布的版考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。 合同协议

合同协议的编号格式为：FIRST -yyyymmdd-T-nnn yyyymmdd：签订合同的年月日 T：合同类型

XS-销售合同 CG-采购合同 HZ-合作协议 LD-劳动合同 QT-其它合同 nnn：合同流水号 传真

发出的传真编号结构为：FIRST-AA -R/S-BB-yyyymmdd- nnn AA：人员姓名

R表示收到传真，S表示发出传真

BB：传真的主题（不超过15个汉字） yyyymmdd：表示日期 nnn：传真流水号

传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。

“下月订单的回复”。 电子邮件的命名规则

电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。 外来文件

外来文件结构为：FIRST - AA-BB - nnn-yyyymmdd AA：项目名称 BB：文件来源 nnn：文件流水号 yyyymmdd：发文年月日 对外发文

指公司发给公司外部的通知、公函等。

其格式为：yyyymmdd FIRST（外）文字第nnn号 yyyymmdd：发文的年月日 nnn：文件流水号 会议纪要

指公司内部会议的记录等，格式：FIRST-（DN）-yyyymmdd-AB-nnn DN：部门（若为公司全体部门参加的，则可省略） yyyymmdd：日期，详见日期表示 AB：会议主题（不超过15个汉字） nnn：文件流水号 其它文件

周工作计划：FIRST- yyyymmdd -周计划- AB-nnn

工作任务单：FIRST- yyyymmdd -任务单- AB-nnn 出差报告单：FIRST-yyyymmdd -出差报告- AB-nnn 工 资 单：FIRST-yyyymm -工资单- CW-nnn

yyyymmdd：日期，详见日期表示

AB：人员姓名 CW：财务部 nnn：文件流水号 文件附件

所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：- Xnn-NA

X为附加内容类别：T表格，A附件，S补充文件 nn：附件流水号 NA：附件名称

例如：考勤管理制度的编号为：，该制度有附件考勤表，则附件的编号为：考勤表

4. 编号管理

所有文件由综管部统一编制和管理。

除附件流水号起始值为01外，其余文件流水号起始值均为001。 所有文件流水号在每年1月1日自动归零。

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