版记处：一如上文采用图片定位法。由于13 种公文版记处需印制三条分隔线，依此法需分别设置线高、版式和对齐方式，较为繁琐。信函版记因只有一条上细下粗的双线（文武线），则相对好处理，又因暂无其他更好的方法，故信函版记的分隔线沿用图片定位法。

二、精确设置党政机关公文格式的方法

党政机关公文格式设置可分为两部分：页面设置和各要素排列。此处就Word 的处理技术，对一些容易出错的格式进行精确设置的探讨。

（一）页面设置

1、页边距的设置。

公文用纸天头为37mm，订口为28mm，版心尺寸为156 mm×225mm。由于Word 文档不能直接设置版心，需要通过页边距设置，即将上下左右页边距设置为3.7、3.5、2.8、2.6 厘米。

2、版心文字排列。

版心“一般每面排22 行，每行排28 字”，执行“页面设置”-“文档网格”，将“网格”、“字符- 每行”、“行- 每页”分别设置为“指定行和字符网格”、“28”、“22”。

（二）各要素的设置

1．密级和保密期限的排列。

密级和保密期限之间要插入一个五角星，需三步骤。

（1）首先执行“插入”-“图片”-“自选图形”-“星与旗帜”-“五角星”，于“在此创建图形”对话框外插入五角星。

（2）随后调整五角星大小，使其与三号字相仿。

（3）最后，双击五角星，跳出“设置自选图形格式”对话框，将“填充颜色”和“版式”设置为“黑色”、“嵌入型”。经嵌入型设置，密级和保密期限若需调整位置，五角星将与之移动，避免了额外操作程序。最后，将五角星移到密级与保密期限之间。

2．发文机关标志与版头分隔线的设置。

采用表格定位法设置机关标志，同时完成版头分隔线的制作。

（1）执行“表格”-“插入”-“表格”，插入行数、列数均为“1”及固定列宽为“15.6”或“17”厘米的表格。

（2）随后在表格内输入机关标志信息，调整字体、字号和颜色，再单击右键，执行单元格对齐方式，选择“居中”处理。接着双击表格左上角的“田”字符号，执行“表格”-“文字环绕”，单击“环绕”图标，随后单击环绕图标右侧的定位，执行表格定位。将水平对齐设为“相对于页边距居中”，垂直位置设为“相对于页边距2 或3 厘米对齐”，将距正文的所有数值设为“0”，全部去点选项前的“√”，单击确定，返回表格页面。

（3）最后，单击边框与底纹，将信函的线型选为上粗下细的武文线（13 种公文无需此项操作），颜色选为红色。然后单击预览处上、左、右线条以去掉表格相应线条。仅保留下线作为分隔线。若为信函，将光标移到发文机关标志所在行，执行“格式（必须单击工具栏）”-“段落”-“间距”，将段后设为“0.4”厘米。若是13种公文，则在表格内完成发文字号与签发人输入，于发文字号所在行设置“段后0.4”厘米。

注：联署发文，分情况处理。若机关个数为奇数，可在中间的机关名称后添加“文件”二字，其余机关名称以中间机关名称为基准左侧对齐即可。若为偶数个机关发文，只能采用文本框定位法。各用一个文本框输入机关名称和“文件”二字，调整字体字号和套色后，参照本文第二部分提及的文本框定位法处理。注意，仅对机关名称文本框进行版式设置，在最后一个机关名称后连按四次“空格”键，留出两字空格，拉动文本框右边框，使空字行刚好显示段落标记，再以机关名称中部为基准，将“文件”文本框移到其右侧，其右边框与机关名称文本框的右边框重合。最后，去掉文本框线条颜色。此法繁杂，却是无奈之举。

随后，行数与列数均为“1”及固定列宽为“15.6”厘米的表格，输入发文字号及签发文，仿照前文设置版头分隔线。

3．发文字号与签发人的排列。

六角括号执行“插入”-“特殊符号”-“标点符号”，双击“〔”即可。若为上行文，发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名同行排列，签发人居右空一字。若签发人仅占一行，可右键单击发文字号所在行，执行段落，将左右缩进均设为“2 字符”，然后于发文字号与签发人之间连续按空格键，以未跳行为准。若签发人占两行或以上，在最后一行设置“左右缩进2 字符”，其他行签发人，全部居右处理，设为“右缩进2字符”。

4．版记分隔线的制作。

13 种公文，可采用表格定位法设置。第一步，插入一个列数为“1”、行数为“2”及固定列宽为“15.6”厘米的表格，输入抄送机关、印发机关和印发日期的相关信息。第二步，双击表格左上角“田”字符号，参照发文机关标志表格定位法处理，所例外者有三。一是垂直位置选择相对于页边距底端对齐，二是仅去掉左右线条，三是将首末二线之高设为“宽度1 磅”，即接近.35mm，将中线之高设为“宽度3/4 磅”，即接近0. 25 mm。需要说明的是，此三线之高度，《格式》只推荐数值，未硬性要求，且表格线条的粗细只能设置磅值，不能以厘米为单位设置，故此作接近式设置。

信函，可用图片定位法。插入横线后，双击线条，将线型设为武文线，套色，宽度设为17厘米，执行“版式”-“高级”-“图片位置”，水平设为相对于页边距居中对齐，垂直对齐选择“绝对位置”-“页边距”，下侧设为“20.5”厘米。由于版心高225mm， 在版心上边缘下侧205mm 处设置分隔线，该线距离下页边刚好是20mm。亦可用表格定位法设置。插入一个行数、列数为“1”及固定列宽为“17”厘米的表格，将表格定位为水平位置相对于页边距居中，垂直位置相对于页边距底端对齐，随后处理线型和颜色，去掉左、右、下三线，最后将表格高度设为“2”厘米。

由于信函每页均需印制机关标志和版记分隔线，为避免操作麻烦，可执行“视图”-“页眉与页脚”，分别设置机关标志和版记分隔线，退出页眉与页脚后，所有页面将自动出现以上要素。

5．页码。

页码要求数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。执行“插入”-“页码”，对齐方式选择“外侧”，再单击“格式”，数字格式选择左右均带横线的形式。插入页码后，分别对任意单双页码进行缩进字符设置即可。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。设置此格式，需要分节处理。将光标移到空白页，执行“插入”-“分隔符”，分节符类型选择“连续”。执行“视图”-“页眉和页脚”，弹出“页眉和页脚”对话框，单击“连接到前一个”图标，跳出新对话框，单击“否”，使本节页眉页脚的格式与上一节不同，删除本节任意单双页码。注意，编辑页眉页脚后，页眉处出现一条横线，应执行“格式”-“样式和格式”，点击“清除格式”将其去掉。信函首页不显示页码，执行“页面设置”-“版式”，选择“首页不同”。

四、结束语

党政机关公文格式关于文字字体、字号、颜色的格式要求相对简单，稍加学习就能掌握。由于公文主体处的格式主要涉及文字处理，故本文不述。页面设置、要素的位置排列则相对复杂。本文仅对这些有难度的格式的精确设置提供途径，供秘书工作者使用。

（摘自：应用写作）

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