1. 首先，确保你已经确定了备货时间和日期。通常在春节之前，为避免邮寄延误，最好提前几周就准备好货物。

2. 确保你已经获得客户的详细地址和联系方式，确保货物能够准确送达。

3. 将备货通知书写为正式的商业邮件。在邮件的开头，加上一个亲切的问候语，例如“尊敬的客户”，以表示你对客户的重视。

4. 在邮件中，明确说明备货时间和日期，以及预计的送货日期和方式。如果有其他重要信息，例如产品规格或数量的变化，也要在邮件中进行说明。

5. 附上相关的文件和凭证，例如发票、装运清单等。确保这些文件清晰可读，以防止任何误解。

6. 如果你有多个客户需要发送备货通知，可以考虑使用群发邮件的方式，但要确保每个客户的信息都被正确地放在收件人栏中，避免错发邮件。

7. 关于模板的问题，你可以在互联网上搜索一些专业的备货通知模板，然后根据你自己的需求进行修改。但要记住，模板只是一个参考，你需要根据自己的情况和客户需求进行个性化的修改。

最后，发送备货通知之前，仔细检查邮件的格式和内容，确保没有任何错误。希望这些步骤和建议能帮助到你。祝你春节快乐！