上大内〔2019〕285号 关于印发《上海大学科研会议费管理办法》的通知 |
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上大内〔2019〕285号
关于印发《上海大学科研会议费管理办法》的通知
校内各单位: 《上海大学科研会议费管理办法》已经2019年度第23次校长办公会议审议通过,现予印发,请遵照执行。 特此通知。
上 海 大 学 2019年12月2日
上海大学科研会议费管理办法 第一章 总则第一条 为进一步加强和规范学校科研会议费管理,保障科研会议经费收支的合规性与合理性,根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)、《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》(国发〔2018〕25号)、《上海市市级机关会议费管理办法》(沪府发〔2018〕9号)、《关于在本市举办国际会议的管理办法》(沪委办发〔2011〕30号)、《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015〕371号)、《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则(试行)》(教外际〔2007〕105号)等文件精神,结合学校实际,制定本办法。 第二条 按照“精简会议、改进会风,提高会议效率和质量,节约会议经费开支”的原则安排会议。 第三条 本办法所指会议,是指各纵向、横向项目(课题)组(以下简称“举办单位”)举办(含主办、承办)的各类会议、论坛,包括国内业务类会议、在华举办国际会议。 国内业务类会议是举办单位使用项目经费开展科研活动举办的会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。在华举办国际会议,是指报经国务院、上海市人民政府外事办公室批准的、在我国境内举办的国际会议。 第四条 会议举办者对所举办会议涉及的相关经济事项、原始凭证的真实性、合法性、相关性负直接责任。各单位负责人对本单位所举办会议涉及的经济事项负有审批、管理及监督责任。各单位举办会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,规范会议费管理。 第二章 会议审批和管理第五条 各单位应建立健全会议审批管理制度,严格审核会议内容、性质、参加人员范围。 第六条 国际会议,由举办单位向国际部提出申请,按照相关要求,批准后方可召开。 第七条 会议申请实行一事一报。申报时填写《会议审批表》,并附会议通知、议程等申报材料。按照成本补偿原则向参会人员收取会议费的,应履行相关收费立项备案手续。 第八条 举办会议应遵循以下要求: (一)举办单位应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数,严格限定工作人员数量。国内业务类会议的报到和离开时间合计不得超过1天。 (二)国际会议严格按照国务院或上海市人民政府外事办公室批复的会期、参会人员举办。会议报到和离开时间合计不得超过2天。 (三)可以在学校内部会议室安排的会议,原则上在学校会议室召开。参会人员以校内人员为主的会议,原则上不得在校外召开。国际会议必须在上海地区举办。 (四)根据业务工作实际需要,项目研讨会、评审会、咨询会、验收会、鉴定会等会议可选择与项目开展相关地召开;若会议地点在外埠,需经二级单位负责人批准后方可召开。但不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。 (五)各单位举办会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。 (六)各单位不得借会议名义组织会餐,不得使用会议费购置电脑、打印机等固定资产,不得开支与本次会议无关的费用,会场一律不摆放花草、不提供水果,严禁以任何名义发放纪念品。 第三章 会议费开支范围、标准和报销支付第九条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等;国际会议可视需增加开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。 交通费是指用于会议代表接送站,以及统一组织的会议代表考察、调研等发生的交通支出。会议接站应本着节约原则,安排车辆集中接送,交通费据实报销。 第十条 会议费开支实行综合定额控制,可在所涉及的各项费用之间调剂使用。会议费综合定额标准如下: 单位:元/人.天 会议类别 住宿费 伙食费 其他费用 合 计 国内业务类会议 600 150 100 850 国际会议 700 200 300 1200 (一)综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。 (二)各类会议应按照定额控制标准执行,超支部分不予报销。如有特殊情况,应在申报会议预算中予以披露,二级单位负责人根据实际情况进行审批。 在华举办的国际会议,如有特殊情况,由项目负责人申请,经二级单位负责人、国际部(国际合作处)审批后,综合定额可提高至每人每天1500元。 (三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。 (四)综合定额标准是会议费开支的上限,各单位应在综合定额标准以内据实结算报销。 第十一条 下列费用不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支: (一)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上由个人承担或回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的国内城市间交通费、国际旅费,在会议费、差旅费、国际合作交流经费中据实报销。 (二)会议论文集出版费可在出版费中列支。 (三)会议举办者根据需要,向邀请参会专家发放的咨询、讲座等劳务性费用,可在专家咨询费预算中按规定报销。 (四)同声传译翻译费、同声传译设备租金费用,在会议费预算中据实列支。 第十二条 会议结束后,各单位应当及时办理报销手续。对于收取会务费的会议,应先使用所收的会务费。会议费原则上应集中一次性结算。 第十三条 报销会议费时,应当提供以下材料: (一)会议相关材料,包含会议通知(包含会议议程)、实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供项目负责人签字确认的参会人员名单)、会议审批表、会议决算表(附后)、国际会议批件。 (二)与会期相吻合的有效发票(收据)和其他单据;包括会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等凭证。 (三)合办、协办或委托第三方举办会议的,需要提供合办、协办或委托协议、各项费用明细结算单,项目负责人对会议收入及费用开支的真实性、合规性负责。 第十四条 会议费支付,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡(需附消费记录)方式结算,不得以现金方式结算。 第十五条 对于在项目经费中已列入预算并实施预算控制的学术会议,应在经费批准的会议费预算额度内开支会议费。 第十六条 举办单位不得擅自改变会议资金用途,不得挪用、截留、侵占会议经费。不得违反规定的开支项目和超标准使用经费。 第四章 监督检查和责任追究第十七条 各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的管理,自觉接受学校纪委(监察专员办公室)、审计部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。 第十八条 财务处对科研会议费进行审核,主要内容包括: (一)会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续; (二)会议费开支范围和标准是否符合规定; (三)会议费报销手续是否符合规定; (四)会议费管理和使用的其他情况。 第十九条 举办单位有下列违规违纪行为之一的,由学校纪委(监察专员办公室)、审计处、财务处等部门责令改正,违规资金予以追回,并视情况予以通报或问责。涉嫌违法的,移送司法机关处理。 (一)预存、套取会议费设立“小金库”的; (二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的; (三)违规扩大会议费开支范围,或擅自提高会议费开支标准的; (四)违规报销与国内会议无关费用的; (五)其他违反本办法行为的。 第五章 附则第二十条 本办法由上海大学财务处负责解释。 第二十一条 本办法自发布之日起施行。学校现有规定与本办法不一致的,依照本办法执行。
上海大学党政办公室 2019年12月13日印发
附件1: 上海大学国内业务会议审批表 会议名称
二级单位名称
会议举办者
会议类别
会议地点
报到日期
离会日期
会议时间 月 日至 月 日 参会人数
联系人
联系电话
经费预算 总额 元,人均每天 元 经费来源
会议主要内容:
二级单位负责人审批意见:
签字: 年 月 日
附件2: 上海大学会议费用报销决算表 会议基本信息 会议名称
会议负责人
电话
经办人
参会总人数
报到日期
其中:住宿人数
离会日期
其中:用餐人数
经费支出账号
支出决算 据实支出
1.讲座报告费: 2.国际旅费: 3.国内旅费: 4.同传费用:
合计:
控额支出
5.餐费: 6.住宿费: 7.茶歇食品: 8.场地费: 9.会议资料费: 10.市内交通费: 11.其他:
合计:
会议负责人签字:
年 月 日
备注 会议决算报销原则上一次性完成
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