如何做好会议笔记?

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如何做好会议笔记?

2023-04-05 10:31| 来源: 网络整理| 查看: 265

我之前也有这个问题,大学刚毕业的时候认为“做笔记等于工作认真”,每次开会的时候,不论谁的发言、PPT上的文字都“消化”到笔记本上,我的感觉就是每天大脑都很累,记录的信息对工作推进并没有什么实质性的作用,那时候内心感觉还是比较沮丧的,就想到底是哪里出了问题,买了不少有关记笔记的书,自己又摸索了1年多,总结了一些方法,不一定适用于每一个人,欢迎讨论。

1.开会前,想清楚会议目的

每一次开会基本会有一个主题,你在开会前最好花2-5分钟想清楚,通过这个会议你要解决哪些问题?达成什么目的?比如下午要参加一个有关活动方案的讨论,那我会提前在本子上列出我想要解决的问题:活动主题是否认可?方案中哪些细节要做调整?如何调整?活动的时间排期和配合人员是否有疑虑?活动的执行是外包还是自己做?等等。

这样你就不会像搬运工一样在会议上什么都记,你会清晰的知道什么信息是与你解决问题相关的,

千万别让战术上的勤奋掩盖战略上的懒惰,而会议前的2-5分钟,就是“战略部署”的过程,也是整个理清思路的过程,如果你以后有机会主持会议的话,这个简直太有用了!亲身体会!

2.区分“事实”和“意见”

我之前老是对开会延时的行为很郁闷,为什么原计划40分钟的会议老是要拖到2小时结束,后来会开多了,慢慢明白了,就是因为会议本来是用来陈述“基于事实总结得出的想法”的场所,但是会议总有不少人不是“我觉得”就是“我猜”,没有任何事实依据,凭空发言。

回到会议笔记上,就是由于会上有太多这样的凭空发言,把你的整个思路打乱了,“事实”和“意见”傻傻分不清楚,之前我每次在整理会议笔记的时候,经常会看到自己记录的信息自相矛盾,比如说:王总觉得重点要提高活动频率,刘总觉得要聚焦在一件大的事件活动上。靠!这..我听谁的?

还有就是类似这种会议笔记:刘总觉得方案有问题,需要调整。靠!我哪知道怎么调整啊?

所以说这种会议笔记对工作推进基本没什么意义,现在我是怎么做的呢?

首先,在听每个人发言的时候,我会用两种不同颜色的笔区分“事实”和“意见”,像后台数据,你亲眼所见的这些基本归为事实,像“我建议”“我觉得可以这样做”基本归为意见。

其次,如果只是单纯的提出意见的话,我会在后面补充问一句:“方便说一下你认为这样做的理由吗?”或者“请问你是基于什么事实提出来的?”(PS:面对领导的时候,语气尽量客气,你懂的),我见过很多人在解释原因的时候,自己就发觉提的意见毫无事实依据,只是个人喜好而已。

再次,努力将很虚的“方向性”意见拆分成可执行的“落地性”意见。比如所领导觉得这个方案有问题,你认为这种信息记下来有意义吗?所以你需要在后续的对话中逐步缩小对话范围,比如接着问:“领导,您说的问题具体是指活动内容,还是活动主题,或者是方向错了?”,如果领导说是活动内容,那你就不用管其他了的,集中在活动内容这部分继续往下问。慢慢的你会发现,会议一结束你就知道怎么行动了。

3.笔记框架:康奈尔笔记法

我之前做笔记和很多人一样,一开始想规规矩矩写,记着记着就变成了纸上哪里有空白就在哪里记笔记,这样在会议结束后不仅不利于你梳理信息,还会容易造成思维混乱。

我很赞同麦肯锡对于记笔记的解释:记笔记绝对不是一种机械的,盲目的重复劳动,而是一个思考的过程。不是为了记笔记而记笔记,特别在会议和工作中,记笔记的目的是帮助判断,最终得出结论。所以我在记笔记的过程中,习惯使用康奈尔笔记法(百度有灰常详细的介绍,我就不详细说明了),在我看来,康奈尔笔记法不单单是记录信息的框架,更是理顺思路的过程。

康奈尔笔记法被称为最佳笔记系统,分为以下三个部分,也是记录信息的顺序:

1.笔记(右上占比最大的部分):会议讨论或消化资料过程中,尽可能的记录有意义的事实、数据、各方的观点等。

2.开篇(红色部分竖栏):将笔记栏的信息进行简化、概括,记下自己的疑点或注意要点。

3.总结(最下方蓝色部分):通过对信息的整理,导出明确的结论或者行动方案。

由于对每一次记录的信息都经过了记录-梳理-思考的过程,一直坚持,你会发现你总能在很短的时间内理清思路,并且快速准确的表达出来,这种感觉是不是很好?

4.会议结束前,再一次确认结论

我的经验是有很多人(特别是领导!)经常会忘记开会中说过的话。所以在会议结束前我习惯快速回顾本次会议笔记,查看需要确认的事项是否都有了明确的答案,注意是明确的可执行的答案。都确认后,有可能我都会说下面这句话:“耽误各位1分钟,刚刚讨论的结果大伙都再确认下,第一点...第二点...第三点...如果没有问题,我们就按这样执行。”

这不仅是帮助自己再次理清思路,更重要的是向大家再次强调已确认的事项,以及我将如何执行。

以上就是我记录会议笔记,以及工作笔记的小心得,希望对你有用,无意中搜到了这篇帖子,心血来潮就回答了,嘻嘻。



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