如何开高效会议?教你9招 |
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主持会议,保持节奏 PM要主持会议(这个不是废话,很多时候,会遇到莫名来抢、喧宾夺主的刺头,要有技巧地安抚并抢回话题)。整个会议的节奏要控制好,按照议程来,每个议题的开始先引导议题提出人说明一下背景,将问题抛出,留适当的时间给大家讨论发散,快结束时做一个收尾,给出结论让大家达成一致。 敢于喊停,把控范围 有人说:会议中,讨论上头了,可能就控制不住寄几了。。。(专收洪荒之力的PM来了~)。PM这个角色,在会议中不是速记员,也不是旁听者,而是一个主导者,不要觉得扫了人家的兴致是不道德的,放任大家兴致的后果就是一整天没了。敢于喊停,把偏离的讨论拉回正轨,把没有意义的争执放到会后私人解决,把超出范围的发散思维收拢回主题,才能保证会议的准确与高效。 明确结论,记好todo 每个议题可能会发散出好几个论点,在控制范围的同时要将每个论点输出一个结论,这个结论可能是全部认同A方案;也可能是否定A方案,回炉重造,3天后再开会;也可能是会后修改,邮件审批等等,但无论哪一种,只要未完结的都需要有review的时间、相应的owner,形成todo,可追溯,可闭环。 边开边记,快速发送会议纪要 我遇到过好多同学,开完会,光是整理会议纪要就要半天甚至一天,耗费的精力和时间比开会还长,这是很磨人的,也是急需优化的点。 学会上面6招之后,有议题,有论点,有结论,有todo,会议开展的同时,将这些关键点记录下来,会议结束,这些关键点就能形成会议纪要,整理一下话术和格式,就可以快速的发出,节省了很多会后整理的时间。 我的最佳实践是开了1小时50分钟的会,共7大业务模块,20人参会,会后10分钟,发出一份12条完结结论、28条todo的会议纪要。 虽然事后老板说:你记的太细了。。。细。。。了。。。 卒。。。 发现偏差,及时抽身 上面7招正经学,后面2招偷偷学,学会了不要说我教的(敲重点!)。 想象和规划是美好的,但现实总是会有很多让你无法反驳的意外。比方说一个需求优先级PK会变成了业务方案讨论会。。。甚至所有参会人都听的津津有味,参与气氛浓烈。当你发现,8匹马都拉不回话题的时候,你就不要得罪人了,把战场交给大家,出去溜达溜达或者直接尿遁吧,给主导的同学留个言:兄弟,你们先聊,我那边有个讨论会先去看一下,你们有结论了告诉我。 外力难抵,换种方式 这一招主要针对一些不可抗拒的外力因素,既逃不掉,又没法缩减开会的时间,这个时候就要考验一心N用的能力了,打开录音笔(手机录音功能),找个角落的位置,安心的干自己的活吧。回头语音翻译,再修正下就是一篇漂亮的会议作文了。 结尾 特殊情况处理 1. 如果遇到很紧急,或者实在没法收集议题的会议也不要慌,其他都可以省,目标不能省 2. 定好目标后,自己先做一轮分析,针对这个目标可能会有哪些问题,需要讨论的范围是什么,心里有了大致的想法,能把控住会议就行了 3. 遇到会上的突发状况,比较通用的做法,就是先叫停,后续再讨论,让彼此缓一缓,也让自己多些时间准备。 4. 目标不清晰或者只有方向没有具体想法的,尽可能缩小会议范围,不要直接呼啦啦的拉一波人来开会,最后啥都没结果的浪费大家时间 5. 一定要有主见,有主见,有主见啊孩子们~PM是特别容易招人使唤的岗位啊~ PMP备考学习资料需要的同学可前往“慧翔天地PMP培训”微信公众号找小助手,内含pmp备考资料 EPC工程管理资料 各种模板表格与5GB质量管理资料等等!
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