业务规则通过描述对象之间的关系（例如客户名称及其对应的订单），指导企业的日常决策。 业务规则将组织的业务活动转化为具体的业务逻辑，从而使软件工程师和业务分析师能够在工作流程工具或其他应用中实施这些规则，以实现流程自动化。  如果没有业务规则，流程更新会非常困难和耗时，并且文档也更容易出现人为错误和不一致现象。 通过在整个组织中实施业务规则，企业可以将工作精简到合适的利益相关方头上，降低员工流失率，从而节省时间和成本。 

有些人可能会混淆“业务规则”和“业务需求”这两个术语，但这两者实际上是截然不同的。  因此，有必要区分一下这两者在业务环境中的含义。

业务规则通过获取已形成文档或尚未记录的信息，并将其转化为各种条件语句，为自动化系统奠定基础。 例如，在履行采购订单时，可能会有不同的审批流程，采用何种流程具体取决于成本。 低于 5000 美元的工具和服务可能只需要经理批准，但随着成本的增加，则可能需要得到最高管理层的批准。 业务规则可以通过设置阈值，确定是将发票发送给更高层的管理人员还是一线经理，从而使流程实现规范化。 诸如此类的条件语句适用于许多业务流程。

业务需求则是为特定项目建立成功标准。 通过指定完成项目所需的任务和资源，团队可以更清楚地了解实现目标所面临的差距和障碍。 这项工作通常在业务项目开始时完成，设定利益相关方的期望值，并满足与完成项目有关的任何其他需求。