怎样组织一场远程同传会议 (Zoom |
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因为疫情的原因,国际间的会议以线上的形式去进行,已经成了最可行的方式。 但是如何让说不同语言的参会者都能即时听到自己理解的语言,并用自己的语言与其他语言的讲者或观众即时互动呢? 我们知道传统的线下会议可以配同传。同传译员在同传间工作,需要听翻译的参会者只需要带上耳机收听就可以了。 但是线上的会议如何能够实现同传呢? 今天我们就来跟大家分享一下,如何组织一场远程同传会议,或者说线上同传会议,又或者说云会议 + 同传。 会前准备 1,确定云会议平台软件线上会议及翻译的实现基于云会议平台软件以及翻译功能 / 翻译平台。参会者需要有网络,通过软件参加会议。 1.1 常用云会议平台目前,国内外最常用的云会议平台有: Zoom Cisco WebEx Microsoft Teams 腾讯会议 飞书和Lark在这里不一一列出了。Zoom和WebEx是国外较常用的平台,腾讯会议在国内知名度比较高。 截至2023年4月3日,以上所有平台都已支持同传功能,但Zoom的使用频率一直是最高的。 1.2 确保您的账号支持同传功能Zoom虽然有同传功能,但是也不是所有套餐的账号都支持的。 Zoom的商业和企业账号支持同传功能。免费账号和专业账号是不支持同传功能的。 商业账号每年费用15000元人民币左右。若您使用的频率不高,觉得商业账号不划算,骏马翻译可以提供商业账号。 1.3 开启同传功能Zoom开启同传功能步骤:点这里,再按照下图步骤操作即可。 1.4 开启联席主持人功能具体操作步骤:点击这里,按照提示启用联席主持人。 1.5 开启分组讨论功能(可选)点击这里,按照步骤开启分组讨论功能。 2,安排会议并发送会议链接给参会人员Zoom的具体使用方法如下。 2.1 安排会议及注意事项感谢Samuel录制 1)选择“安排”会议,不要选择新会议; 2)会议号选择“自动生成”; 3)勾选“启用语言传译”。(如果看不到这个选项,要么是账号不支持,要么是支持,但是没有开通,看1.2 和 1.3中的介绍来操作。) 2.2 分享会议链接给参会人员并提示参会时佩戴耳机对于线上会议,如果操作不当,很容易造成噪音,导致译员无法听清楚讲者的内容,进而导致翻译无法高质量进行。 所以,有一些注意事项需要主持人告知参会者。 1)佩戴耳机来收听翻译,并且尽量选有线耳机。 感谢Samuel整理 2)不发言时,麦克风静音。 3,会前测试线上会议常有很多不确定性,为了保证会议能够顺利进行。提前进行一次测试是很有必要的。 3.1 与翻译公司沟通好一个时间段进行会前测试尽量早点安排测试。比如提前2-3天,一周左右。因为要找个您公司负责人,翻译公司人员及译员都有空的时间。所以,提前沟通好很有必要。 3.2 会前测试注意事项1)尽量在与会议当天一样的网络环境里测试。这样可以对会议当天的网络状态有更好的心理准备。如果测试当天网络不佳,则有时间进行调整。 2)尽量把会议当天要进行的操作都操作一遍,熟悉一下。 3)翻译员参加测试一般以测试网络环境为主。测试的最主要目的不是测试译员的能力。(这一点,应该在确定译员前去考虑。通过翻译公司提供的译员简历等方式,对译员水平有个大概了解) 4)一般翻译公司会提供30分钟的免费测试时间。超过可能会额外收费。所以尽量把握好时间。 4,为翻译公司提供会议相关资料准备虽说同传译员说是翻译行业里能力比较强的那一部分人了,但客户给的资料越详细,译员越可以做充分的准备,其翻译效果就越好。这对于需要同传服务的客户来说是没有什么坏处的。 一般比较常见的资料包含:嘉宾名单,职务等信息,会议流程,嘉宾发言稿(如有)等等。 当然,如果有其他资料,也可以提供给译员来准备,越详细越好。 会议开始及进行中 1,开启传译功能在安排会议的时候,可以填入译员的邮箱信息。如果您这样操作了,那么译员在登录的状态下进入会议以后就会自动被设置为译员。 但有时候即使在安排会议的时候已经填好了译员的信息,译员进入会议室以后却没有被分配到译员的角色(例如译员在未登录Zoom账号的情况下通过会议链接进入会议)。这种情况就需要手动设置一下。跟下面步骤一样。 如果在安排会议的时候没有设置译员,则可以在主持人进入会议以后,指定参会者为译员。如以下视频所示。 感谢Samuel录制 2,设置译员为联席主持人把译员设为联席主持人的最主要的目的是,在主持人点了全员静音以后,翻译员的声音还是可以通过翻译频道传出去的(避免译员被静音)。 具体操作方式是:在Zoom会议中,鼠标移到右侧参会者(点击Zoom最下面的参会者图标)列表中译员的头像上>点击右侧更多图标>选择“设为联席主持人”。 3,允许参会者共享屏幕线上会议中,如果嘉宾需要共享PPT等资料,就需要共享屏幕的权限。 这项功能经常用到,设置起来也简单。 主持人在进入Zoom会议以后,点击下方的共享屏幕右侧的“三角”图标,选择“允许同时共享多个屏幕”就可以了。 4,其他常用操作 4.1 静音参会者为了保持会场的安静,主持人可以点击全体静音。这样可以避免噪音传到会议室,译员就可以听的更清晰一些。 4.2 请求打开摄像头把鼠标移到你希望打开摄像头的参会者,点击“更多”,点击“请求打开摄像头”。 4.3 会议录制点击Zoom会议下面的录制图标就开始录制了。录制的视频会在会议结束后保存在电脑上。 如果录制的时间较长,记得先看下电脑的硬盘空间。确保空间充足。Zoom官网显示每小时视频约200MB的存储空间。不过最好多预留一些。 如果需要分别录制中文和英文(或者任何其他语言),最好提前安排好每种语言由一位参会者来录制。(比如,参会者1录制中文频道,参会者2录制英文频道)。 注意:主持人需要给参会者录制视频的权限。操作方式为:点击Zoom下方的参会者,在右侧的列表中,参会者的名称右侧点击更多,选择允许录制。 4.4 分组讨论在需要进行分组讨论的时候,按照这个链接的视频来操作就可以。 4.5 切换分享屏幕假设一位需要分享屏幕的嘉宾用的是外接显示器。这种情况下,如果嘉宾需要分享PPT,可以在点击共享屏幕后,切换需要分享的屏幕,如下图所示。这样分享者就可以一个显示器显示PPT的预览模式,另一个屏幕全屏共享给其他人。 会议结束后 1,录制文件保存位置Zoom会议录制的文件可以通过点击Zoom顶部的“会议”,左侧的“已录制”来找到保存位置。 点击“打开”会打开该文件所在的文件夹。 2,编辑录制文件保存在本地的录制文件包含音频和视频文件,可以根据需求使用或者编辑。 Zoom视频会议同传常见问题与解答 |
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