摘要：WORD可以通过“插入题注”+“插入表目录”这两个功能来构建图表目录（下面会细讲如何实现）。这样得到的图序号以及图目录都可以随着内容的变化自动更新，而不用手动一个一个改（比如因为加了一幅图就需要把后面所有图的序号加1），非常方便。但是，有时候图注（即图片下方进行解释说明的文字）很长，可能好几句话，而WORD默认把图注的全部内容都写入目录，这会导致图目录非常不美观。这篇文章就是讲解如何解决这个问题。

阅读说明：本文首先讲如何生成图目录，然后讲如何让图目录只显示图注的第一句话。过程中会遇到其他一些有价值的技巧，正文里会提一句，然后在附注中详细展开。引号内的内容主要是WORD某个选项或者功能，比如“引用”。正文中讲到的选项或功能会在配图中标注，以方便大家阅读。配图初看很模糊，点击放大并稍等片刻就会很清晰。

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如图1上，打开word，复制进一张图，光标移到图下方，然后顶部菜单“引用”（红色圈）->“插入题注”（橙），在弹出来的对话框里选择一个“标签”（绿）。默认标签通常是中文的表格、公式、图表，如果不想用可以自己“新建标签”，比如我这里建了Figure。对话框顶部的“题注”会自动载入标签和编号（此处为“Figure 1”），后面可以跟内容，也可以不跟，建议不跟，直接“确定”。然后图片下方就会生成图注，如图1下。如果文档已经含有了多级列表（即章节设置），可以将图按章节编号，详情见附注1。

讲一下插入的题注的性质，有利于理解待会儿如何实现精简型图目录。所谓插入题注，其实是插入了一个“段落”，这个段落以某“标签”开头（此标签已处于排序中，并且可用于交叉引用，见附注2），后面的内容都属于同一个“样式”。WORD默认选择它自带的“题注”样式（见顶部菜单“开始”->右侧“样式”栏），但我们可以修改它甚至新建一个样式来使用，从而实现我们想要的字体、行间距、段前段后等等。比如我习惯把字体改成Time new Roman，并且在题注段后空半行，从而与正文略微隔开。

下面我们把一长串英文图注加到Figure 1后面。再在这幅图上面粘贴另一幅图，用同样的方法插入题注（仍然选择Figure这个标签）。为了方便截图，这里插入很小的图片，写个很简单的图注……然后就会发现，底部的Figure 1变成了Figure 2，而刚刚新粘贴的顶部的图则是Figure 1，如图2。这里就体现出了“插入题注”这个方法的自动更新的优点。

下面就可以生成图目录了。如图3上，顶部菜单“引用”->“插入表目录”（红），弹出一个对话框，在底部的“题注标签”处选择我们对图片使用的标签“Figure”，然后“确定”，就得到图目录，如图3下。

我们发现了两个问题：第一个就是目录中Figure 2的条目内容太长了，很不美观，这就是这篇文章要解决的核心问题，方法请见下节。第二个就是条目前面都有空余（WORD术语为缩进），没有顶格，也不美观，这一点将在附注3中解决。

2. 如何只让图目录显示图注的部分内容

这个问题将通过WORD的“样式分隔符”实现，它可以把整段图注隔断为样式独立的两部分，WORD的图目录只会读取前一部分内容（读到分隔符时它误以为题注内容已经结束了），而不会读后一部分。

首先，分隔符默认隐藏，需要打开WORD的“所有字符可见”功能，快捷图标为“开始”->“样式”栏左边的两个相对的箭头符号（见图4顶部红圈），没有快捷图标的话就“文件”->“选项”->“显示”->“显示所有格式标记”。然后我们在Figure 2图注中想隔断的地方（比如Important result后面）加入样式分隔符：Ctrl + Alt + Enter 即可（不想记快捷键的见附注4）。但WORD有一个bug（2019版仍如此），不管在哪里添加的分隔符，都会自动跑到这段话的末尾，如图4右下角橙圈，其形状为回车键的弯箭头符号加一个句点。这个符号导致图注末尾和后面的正文相连，样式可能出现轻度混乱，适当调整即可（比如加个回车什么的，很简单）。然后我们手动剪切这个符号到“Important result”后面。

再回到前面图目录处，选中目录内容（可以只选Figure 2部分，也可以全选，比较自由），右键->“更新域”->“更新整个目录”，确定。然后就大功告成啦！Figure 2的条目内容就只有分隔符前面的“Important result”，如图5。这里我已经顺便消除了条目前面的缩进，方法见附注3。

好了，正文就到这里，希望对大家有所帮助。

附注：

如果文档中已经用多级列表设置了章节，那么图片的编号可以包含章节编号，具体做法是在“插入题注”时，点一下“编号”（图6红色），然后在弹出来的对话框中勾选“包含章节号”（图6橙色），“章节起始样式”决定了图编号深入到章节的第几级，比如Figure 1.1.1或Figure 1.1，“使用分隔符号”则决定了图编号长啥样，比如是Figure 1.1还是Figure 1-1。更多细节以及如何设置多级列表请参考一劳永逸，打造自己的word常规模板。

2. 图片交叉引用

“插入题注”使得该图注包含了一个标签（即Figure 1这样的文字），而这个标签可以通过交叉引用在文档任意地方插入，从而可以从引用处快速跳转到该图片。具体做法是，在想插入“Figure 1”的地方，比如图7中的“The experimental result is shown in ”后面，顶部菜单“引用”->“交叉引用”（红色），弹出来的对话框中，“引用类型”选你对图片用的标签（我这里是自建的Figure），“引用内容”一定要选仅标签和编号，否则WORD默认是“整条题注”，会输出全部图注内容到光标处。下面的“引用哪一个题注”选对应的图片就行，比如我这里是Figure 2。点击“插入”以后光标处就会多一个“Figure 2”，按住ctrl点击就可以直接跳转到Figure 2处。这种交叉引用的一大好处是，如果图2本身发生了变化，无论是位置还是编号，交叉引用处的Figure 2都会自动变化，避免了一个一个手动改。

3. 消除图目录中条目前的空余（缩进）

WORD“插入图目录”默认就会在每一行条目前设置空余，要修改很简单。删掉现在的图目录，重新“插入图目录”，在对话框中点击“修改”（图8红色），再依次点击“修改”（橙色）、“格式”（绿色），把“缩进-左侧”的2字符（蓝色）改成0，然后依次确定即可。

4. 样式分隔符的非快捷键使用

如果不想记样式分隔符的快捷键，可以手动把样式分隔符添加到菜单栏里。如图9上，具体做法为：顶部菜单“文件”->“选项”->左侧“快速访问工具栏”，上面选择“所有命令”（红圈），下面选“样式分隔符”（橙色），然后“添加”（绿色），之后word最左上角就会多一个符号，鼠标移到上面就会显示这是样式分隔符。

另一种办法很相似，如图9下，是把样式分隔符加到自定义功能区。具体做法为：顶部菜单“文件”->“选项”->左侧“自定义功能区”，仍然上面选择“所有命令”，下面选“样式分隔符”，然后不能直接添加，而要先找个位置（比如“开始”，橙色）“新建组、重命名”（绿色），比如命名为“我的”（蓝色），然后把样式分隔符加过来。“确定”以后，在顶部菜单“开始”的右边，就会出现一个样式分隔符位于“我的”区域，见图4右上角绿圈。