4.Excel公式及单元格引用稳定性较差

部分业务人员为了提高工作效率，在Excel中借助VLOOKUP等函数，制作表公式、搭建表关系。虽然可以提高工作效率，但Excel易操作同时也带来了表格易修改的弊端，导致了公式的不稳定性，公式被篡改后不易察觉，从而会存在污染整个数据库的风险。

5.非标准化记账

当前，手工录入的Excel台账格式不统一、数据不标准，信息量大，结算节点靠后，数据不直观。不能直观地呈现合同进程，更不能批量显示同一节点的合同，一定程度上降低了工作效率。

二

进口采购自动化台账开发的目标与路径

当前，在采购环节多套系统同时使用，缺乏一个能够汇总所有数据的自动化台账，以实现台账规范统一且全面可查、单个合同全过程可控、业务数据一次录入全程调取、表单制作一键生成，真正将业务人员从重复的数据录入、计算、处理中解放出来。上述需求虽然可以通过系统定制得以实现，但外聘软件开发，需要一定的资金投入，且开发人员对业务情况不了解，需要消耗大量的沟通成本。同时，成套开发的信息系统灵活性较差，个性化的需求匹配度低。

相比外聘软件开发，Excel自带的宏工具，通过VBA编程语言，可以在现有Excel表格的基础上简化重复工作，提高工作效率。

1.VBA开发门槛低

相比于Python等其他自动化编程软件，VBA内置于Excel办公表格，无需安装节省时间，语言环境简单，方便初学者上手。

2.VBA开发成本低

VBA在Excel表格中使用，不需要付费，节省了软件成本。其次，VBA易学好懂，可以自主开发，省去了聘请软件外包公司的高额费用。

3.信息处理安全准确、速度快

对于常态化、重复性的工作，数据处理的速度快、效率高。同时，VBA将程序置于后台，在前端表格中无法更改，有效避免了在Excel中使用公式不稳定的问题，操作安全性更高。

4.VBA培训周期短

VBA设计过程中，主要是利用宏功能来自动执行重复的表格填写工作。Excel表格并不陌生，VBA就是在此基础上启用宏后，通过设置按钮的方式，自动抓取所需数据填入对应表格。业务员只需做好基础数据的录入工作，后期根据业务需要，点击对应的操作按钮，即可完成对应工作，有效实现一键录入、一键制单、批量制单、自动查询、分析等日常业务工作，简单明了，无需大量前期培训。

5.整合功能模块的可视化操作

VBA具备Excel表格的优点，其中最重要的是有简洁的统一界面，通过增加窗体控件来整合所需的功能，通过各功能的可视化按钮来实现完整界面的展示。

三

基于VBA的进口采购自动化台账设计与实现

（一）系统设计

1. 业务流程描述

通常对于一次完整的进口采购业务，招标确定中标商后，从合同签订开始，跟进生产和交货情况，交货前需要预估货款及税金请求调款，并开具信用证、提交付款计划，货物发运后需要跟进单据流转，完成港口报关等相关操作，并送至用户使用地现场，直至验收。完成各阶段的任务后，业务员收取进项发票并入账，后期完成付款结算、开具销项发票，最后依据之前的调款额度进行退款或补调款操作（见图1）。

2. 业务分析

从上述过程中，可以看出整个业务流程包含几个最主要的业务部分，分别是合同签订、调款、合同执行（报关、内陆操作等）、财务结算等。以上每个环节，都会产生大量的信息需要被记录，也会产生多项业务单据需要生成并被保留。对于大量的数据、单据，如何能够高效地进行记录与管理，就是基于VBA的进口采购自动化台账开发要解决的主要问题。

3. 系统构架

根据上述分析，可以把主要功能概括如图2所示，包含供应商管理、用户管理、业务执行与操作、查询统计4个模块。

（二） 功能实现

在供应商、用户管理模块，通过VBA可以实现供应商和用户的创建、编辑、查询、删除，以便业务操作模块调取使用。业务操作模块是本次台账涉及的核心，也是业务功能实现的主要模块。

1.实现数据一次录入全程使用

合同信息将一次录入，在后期付款结算过程中，无需再重复录入，提高了效率。如在合同操作界面，随着业务操作的发生，只需点击右侧按钮即可自动抓取数据完成制单，同时通过点击“更新”按钮可以将操作数据实时更新到台账的动态表中（见图3）。

2.实现自动汇总台账

在合同执行过程中有发货、到港、报关、提货等众多节点，通过条件格式，对重要时间节点在台账上以不同颜色进行提醒和警示，可直观地反映出目前合同所处的重要节点，利于查询（见图4）。

3.实现一键生成台账，一键存档并更新

在合同操作界面录入合同信息，点击“新增”按钮后，可以自动将数据添加到业务台账中，同时在指定路径下新建一个以该合同号命名的文件夹(见图5、图6、图7）。

4.实现一键制单

在进口合同执行过程中涉及贸易信息传递、结算往来，如信用证开付、海关税金支付、货款支付、物流费支付等。以税金付款单举例，通过后台固化付款单，直接操作“打印税金付款单按钮”可以实现一键制单。在台账内输入制单信息，点击对应制单打印按钮，即可自动生成打印单据（见图8、图9）。

5.实现多条件检索

可以跟据业务需要开发检索功能，如为了便于统计每月海关汇总征税合同情况，开发了汇总征税查询等功能，可以一键提取当月汇总征税清单，方便业务员与海关系统数据核对。在“汇总交税统计表”中，点击“本月汇总统计”按钮，即可自动检索数据（见图10）。

6.实现弹窗式设计

在设计时，为了将合同信息尽可能多的展示在主界面中，因此将发生频率较低的业务环节、相对次要的合同信息以弹窗的方式隐藏在主界面中，需要时调用窗口。

7.Excel与outlook联动

信息传递更便捷，代码如图11所示。

四

总结

通过VBA在Excel平台实现进口采购的精细化管理和操作的连续性，有效提高了工作效率，增强了数据管理能力，但是VBA程序也存在一些弊端。一是，VBA的网络性不足，只能在单个Excel中单机操作，不能联网；二是，VBA程序的处理能力适中，虽然通过VBA可以批量处理数千条数据，但是，一旦数据量达到几万条，在VBA环境下就心有余力而不足了。

因此，在数字化、智能化的大趋势下，可以先通过VBA等简单易上手的小程序培养业务员基础数据的录入习惯、建立标准化数据库、梳理流程和需求，为今后数字化和智能化采购建设以及设备的全生命周期管理打下基础。

作者：乔 丹 马 宁 谢 静

作者单位：中国石油物资有限公司

来源：《招标采购管理》2022年第9期

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