特约作者 / 苏菲

在前两期【日语邮件】系列里，我们讲解了日语邮件的几大类别以及标题、称呼和开头怎么写。今天继续来看看日语商务邮件的正文有哪些注意点，结尾又该怎么写。

本文分为「正文部分」与「结尾部分」来分别讲解。强烈建议长期收藏，并持续关注公众号一起学习！

一、正文部分 邮件的正文一般就是有事说事，比较灵活，所以没有什么模板和分类，不过却有一些小技巧，可以让你写出一封「如沐春风」的邮件，顺利沟通的前提下还能成功收获好感度和专业评价。

1.能感谢先感谢

上一篇中我们讲到了一款常用的开头「お世話になっております。」在这一句之后，大可重新起一行切入正题。不过为了使邮件更地道、礼貌，我会建议有能感谢的事，尽量先感谢客套一句。

都有哪些是可以感谢的事呢？

比如当天你们开过的会：「お忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」

这一句也可以用于刚刚通过电话，或者也可以用「先ほどはお電話をありがとうございました。」

比如对于你之前的邮件，感谢对方迅速进行了回复：「早速のお返事ありがとうございます。」

如果对方回复邮件并不快，也可以感谢他回复：「お返事ありがとうございます。」

别小觑这看似麻烦的一句话，用这一句感谢来拉近关系、缓和语气之后，再谈工作或者请求就容易很多。

2.尽量避免过长的邮件

你是否看到一大段微信消息或者超长的邮件时会不由自主头疼呢？

每个人都会。

通常来说，邮件这种通信形式最好能让对方在5分钟内理解，所以应尽量避免长篇大论。打字说不清楚的事、需要商量的事可以尽量打电话，再把要点或商议结果简洁地通过邮件传达。

不过，在一些特殊情况下，我们只能把长长的说明写到邮件正文里。这时候可以使用以下三个技巧来化解长邮件带来的不快：

a.开头结尾「高能预警」

正如许多文章会在开头写「多图长文」一样，过长的邮件也可以先提个醒，等对方有时间再慢慢看。比如在开始前写一句：

「長文で恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします。」 或者 「長文になりますので、時間があるときにお読み下さい。」

如果邮件长度没有多到一眼望不见头令人发指，也可以只在结尾处写「長文失礼しました」表示歉意。

b.先说结论，然后分点阐述

如同所有长篇表达一样，建议大家仔细设计文章的结构，使其达到容易阅读的效果。比如把最终结论先放在第一句，然后分几点来阐述，每两段之间空一行。这样结构明晰，有一定留白的邮件排版在视觉上，也比黑压压一片的一大段文字来的舒服。

c.有图时最好做成简要的ppt

如果邮件里的讲解还需要插入图片，那就要考虑对方是否能正确阅读图文排版了。

很多公司的邮件系统并不能智能识别其他平台的图文排版，导致阅览图片非常麻烦或者图片位置不明。这种情况下，最好放弃邮件内排版，花几十秒简单拉一个PPT放入图文，然后用简短的邮件请对方查看。

3.能列举的信息不要分散在大段文字中

由于邮件行文与写作很相似，所以很多人习惯把日期、地点等信息用大段的语言去描述。其实大可不必。活用列举的技巧，可以让你的邮件一眼就看懂。比如：

内容：ビジネス日本語メール講座

日時：2020年12月15日

場所：39階セミナールーム

対象：新入社員

参加費：1000円（税込）

这样把条目列举出来，是不是比用语言描述「12月15日在39楼会议室举办日语讲座」清晰多了？

同样，与对方商议会议时间时，也可以使用列举法提供你有空的时间段，例如：

12月15日（火）13:00-15:00

12月16日（水）14:00~

避免过长邮件、考虑对方阅读习惯等等其实不仅仅是为了礼貌。现在我们每个人都要处理许多碎片化的信息，有时候即使并非故意，也会漏看、错看信息。

一封简明易读的邮件，也是避免对方漏看错看而造成工作失误，最终对自己产生不良影响。

二、结尾部分 正事说完以后，就是邮件的结尾。

结尾套路很简单，不知道怎么写的话，就用最万金油的「どうぞよろしくお願いいたします。」

如果想要更正式一些，也可以写以下两个：

「何卒よろしくお願いいたします」

「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします」

在等待对方重要回复时，可以加一句提醒对方需要回信：

「ご連絡をお待ちしております。どうぞよろしくお願いいたします。」

要注意的是，在公司内进行联络时，过于「礼貌」的结尾反而会让人觉得生硬。一般只用最基本的「どうぞよろしくお願いいたします。」即可。甚至「どうぞ」都可以去掉，「お願いいたします。」也可以改成简略一些的「お願いします」。

在日常合作特别熟络的情况下，偶尔还能看到日本人对于平级或者下级使用更加简略的结尾，由于不太具有通用性，这里就略过不提啦。

看完本篇文章，是不是对日语的商务邮件联络信心大增呢？到这里，本系列其实还没有结束——落款和签名，其实也大有学问！

在下一篇，也是最后一篇邮件指南中，我们会讲解落款与签名中的小技巧。别忘记关注公众号，等待更新哦。

作者：苏菲，2010年赴日，东京大学修士课程毕业后就职于日本IT公司，现居东京，为自由撰稿人。