31年前的11月份，一项革命性的办公平台，被微软称为Office的软件来到人们面前。其实我并不需要为其加任何说明和标注，因为组成这个办公套件的Word、Excel和PowerPoint在三十多年里，已经占据了人们坐在电脑前的绝大多数时间，每天进进出出办公室的人，不会没听过Office的鼎鼎大名。不知道微软是否对的使用时间有过统计，或许这也没法统计，可以肯定的是——Office绝对是这个星球上总体使用时间最长的应用软件，没有之一！

现在的年轻人对Office没有太大感觉，不过我们那一代从DOS时代走过来人却对它有着极深的印象，甚至可以说是一种情感上的联系。其时，DOS环境下的“字处理软件”是各大厂商争夺的技术高点，最早在MS-DOS下的Microsoft Word还不具备绝对的优势，直到它和Excel、PowerPoint一起被放在了Microsoft Office 1.0之中，并且在Windows 2.0系统上给我们带来不同以往的体验。

尽管Microsoft Office 1.0以如今的眼光看来，是如此的“简陋”，但当时微软却凭借它打败了WordPerfect及Lotus等老牌竞争对手，以“鼠标为中心”的操控理念可以说是打破了以往字处理软件的桎梏，微软这个嫩头青甚至借之拿到“10亿美元科技公司俱乐部”的门票。非常有意思的是，拿Microsoft Word当初的界面与最新的Microsoft Office 2021对照，依旧能找到大多数基本功能的LOGO，如此多代的技术更迭虽然赋予新版本强大而丰富的功能，但它的底子并没的改变，便是为更高办公效率而生。甚至可以这样说——微软在三十年如一日地培养着一脉相承的用户习惯。

新的操作习惯和视觉设计，更好的Office

这样的设计让Microsoft Office一直成为大多数人办公的首选，写下上述文字并非为了怀旧，而是要奔赴更新更好的产品——也就是Office近年来最重要的更新——Office 2021和Microsoft 365。这是自2019年以来，Office的又一次大版本更迭，尤其它随着Windows 11一起发布，其操作习惯和视觉设计上都伴随新操作系统也有了相应的变化。

在今年早些时候，微软便公布Office 2021和Office LTSC消费者长期支持版的信息，而在10月底，微软则正式发布了Office 2021。如今网络上也有不少关于Office 2021的体验文章与视频，不过我简单浏览了十多篇，发现大多是针对预览版的，讲述其功能更新并不完全，或者表述不准确，所以我决定尽我所能写一篇完全版的Office 2021体验，供读者参考。

Microsoft 365于微软，是新的转折，也是巨大的机会

Office 2021和Microsoft 365的区别其实至今也有用户弄不清，今天的话题不妨从两款Office产品的溯源和区别开始聊起。正如开篇提及，微软一直将这款办公套件以Office命名，每次大的版本更迭则冠以更新年份来区别，你可以将其理解为针对单机用户推出的软件版本。而Microsoft 365则是Office的云服务版本，最早于2011年推出，其时名称为Office 365，提供网页版的Word、Excel、PowerPoint、OneNote、及Outlook等应用，并提供OneDrive云端储存，尽管它的功能与本地化的Office相同，但推出之初便是一个独立的产品，而后更是跳过了“Office”命名，直接称为Microsoft 365，由此可看出微软对这款“云端办公软件”的重视。当然这样的划分并不是绝对的，因为微软今年也将Microsoft 365中的协作功能带到了Office 2021（通过实时共同创作，与他人处理同一文档，任一人做了修改，所有的共享者都会收到通知），所以Office 2021同样也享受到了来自云端的服务。

微软于当年推出Office 365的理由并不难理解，更大的网络带宽与更为成熟的Azure等云服务环境，需要微软向不同的用户提供更为灵活的软件部署与服务。我还记得微软前CEO史蒂夫·鲍尔默就曾在Office 365的发布会上曾表示：这是“Office与云计算的结合”，重申它的产品性质正是强调微软对云端服务的掌控力；其时，不止一位评论家和专业媒体评价其为微软至关重要的技术转折。推出Office 365，微软的初衷为了建立一条抵御谷歌Apps进攻的护城河，同时通过灵活的购买方式激发Office用户的活性。不过这次尝试却让微软意外地收获了更大的果实——正是通过不断完善Office 365，微软也成为了桌面与应用的虚拟化服务领军厂商，甚至其虚拟化技术涉足到服务器的本地虚拟环境应用。

我讲这些普通消费者或许不太理解，我这么举例吧，与微软齐名的另一家虚拟化厂商VMWare今年的一次分红就达到一百多亿美元，你便会明白云端提供的虚拟化服务对于微软的贡献。我进一步查询了微软2020年的财报和第三方机构公布的数据，可以看到，Office 365作为单项产品及服务的营收增长，近三年的表现仅次于微软智能云部门的Azure云服务。

一款软件，一项服务，Office 2021和Microsoft 365并不相同

说明更明白一些，Microsoft 365是一种更像是一种订阅服务，而非纯粹的软件产品，而且微软提出的Microsoft 365计划可以面向家庭和个人、中小型企业、大型企业、学校以及非营利组织提供。是的，你没有看错，越来越多的企业级市场用户也选择了Microsoft 365，可以说覆盖了Office原有的所有用户群。既然Microsoft 365服务更为灵活，且更加“便宜”（一会我会具体讲解Office 2021和Microsoft 365的不同版本和价格），功能也与Office 2021完全相同，那么为何微软还会坚持Office系列的产品呢？这里我引用Microsoft 365负责人Jared Spataro的原话吧：“过去10个月，的确有不少客户迁移到云端，但仍有用户无法做出这样的改变，比如受监管行业、制造工厂等。”不仅如此，还有大量的OEM机器上依旧会预装家庭和学生版的Office 2021，而且市场上还存在大量喜欢一次性买断的用户，比如学校等政企机构同样会选择购买授权时间更长的Office LTSC长期支持版本，放在内部网络中的PC上使用（目前授权其为5年）。

谈到这里，你就会很容易理解Office 2021和Microsoft 365不同的收费方式了。Microsoft 365有两个版本：个人版和家庭版，它们的区别也是针对个人（单个）用户和家庭（团队）用户，其价格分别为398元/年和498元/年。其中家庭版一次购买便可最多支持6个共享，且可安装在5台跨平台设备之中（包含PC、平板和手机），从性价比的角度，我会把票投给多付1百元，却多5个授权的家庭版。作为按年购买的服务，Microsoft 365拥有包含了Word、Excel、PowerPoint在内的8项Office所有的软件和服务，其中OneDrive云存储空间为1TB，比Office 2021大得多。

Office 2021则拥有家庭和学生版、小型企业版和专业版三个版本，其价格分别是748元、1998元和5298元，依旧是传统针对该版本软件的购买即使用的方式，仅针对单机授权，前两者可以在Windows（Windows 10、Windows 11）和Mac OS系统中通用，专业版则只有Windows版本，因为其专业功能仅能在Windows系统环境中使用。软件搭配上，家庭和学生版仅有Word、Excel、PowerPoint三个常用软件，小型企业版加入了Outlook，专业版则拥有的8种软件和服务。与Microsoft 365不同的是，它拥有5GB的OneDrive云存储空间（需要指出的是，部分涉密客户不会支持云端同步）。

正是付费模式的区别，Microsoft 365的用户可以一直使用最新版本的Office，而购买传统Office的用户则拥有购买时的当前版本的使用权，虽然下次版本更迭的新功能无法升级，但微软会持续对其进行安全方面的更新。需要说明的是，操作系统的更新其实也会对传统Office用户有一定影响：比如新的操作系统Windows 11将不再对Office 2013提供支持，所以升级新操作系统的用户其实也是购买新版本Office的最佳时机。从性价比的角度我给大家算笔帐：一款软件在当下最新操作系统环境下使用8年，其实平摊到每年的成本并不高，而且你如果不升级操作系统，它依旧可以继续使用下去。

Office 2021，共享协作和云服务首次加持

接下来，就是大家最感兴趣的，Office 2021和Microsoft 365究竟进行了哪些功能升级。我尽量全面介绍，因为这次大版本的升级项还是比较多的，就不可能就每项功能深入解读和讲述我的使用体验，所以尽可能全面地把升级特征呈现在大家面前。

考虑到大部分个人消费者都会在购买品牌整机时获得OEM版本的Office 2021，所以我也会从Office 2021开始聊起。从大的升级方向来看，Office 2021拥有“创作方式”、“数据处理”、“共享协作”和“无障碍功能”四大更新功能板块，下面我会为大家一一解读。

刚才我也谈到，Office 2021的所有外观设计与Windows 11同步进行了更新，采用了单线图标、中性调色板和窗口圆润化等视觉处理，整个界面更加简洁、精致。另外，“开始”菜单的功能布局做了优化调整，在菜单中加入了绘画选项卡，并为强化与PDF文件联动新增了PDF工具集和Acrobat两个选项卡。

更多的图标、模板和字体为PowerPoint提供了更为强大的创作能力，用户不仅可以采用新式视觉对象制作幻灯片，还能通过导航功能（可以搜索软件中的功能或命令）和搜索功能快速查找所需内容。

录制幻灯片放映中可以添加一个演示者窗口，可以实时展示墨迹录制和激光笔录制。墨迹录制后可以实现重播和倒带等功能，并能将动画速度加快或减慢，不仅如此，绘画效果也能单独导出。

支持触控设备，是围绕新的墨迹功能而推出的。个人认为，微软从推出Surface等触控产品时便应该完善其软件配置，我觉得其重要性不亚于当年“以鼠标为中心”的革命性改变，相信未来的Office也会将功能和界面逐渐向触控方面倾斜。

Office 2021的新增的数据处理功能主要拓展了Excel的应用，包含了动态数组功能、6个新数组函数和XLOOKUP逐行查找功能。动态数组功能看似很玄，其实用过几次便能明白其原理：它是利用函数编写一个公式，然后获得数组的返回值，如果返回值返回在相邻单元格中，则称为“溢出”，溢出公式其实就是动态数组公式中最常用到的。

Excel此次更新增加了六个新函数，分别是FILTER、SORT、SORTBY、UNIQUE、SEQUENCE和RANDARRAY。时间有限，我只试用了前两个，分别是FILTER（筛选）和SORT（排序），其他的朋友们可以一一试用。前一张图便是用筛选函数对数组进行溢出公式演算的结果，上图则是用排序（降序）进行的溢出演算结果。如果还不明白，可以在微软官网上搜索“Office 2021中的新增功能”，其中便有相应介绍。

XLOOKUP功能其实就是解决在庞大复杂的表格中搜索数据的问题，以上图左侧表格为例，第一列是国别（查找项），第三列是数据（查找值），如果需要输入查找项便显示查找值，只需要“输入XLOOKUP+选择子函数（也就是黄色框中的Brazil）+框选查找项+框选查找值”即可，将Brazil换成查找项中的其他国别，也会显示相应的查找值。

LET函数结构：与编辑中的赋值功能完全一样

另外，Excel还更新了两个函数：LET函数和XMATCH函数。有过编辑功底的人很容易理解LET函数就是一个赋值函数，就是将运算过程赋值给一个名称，从而避免重复调用该函数进行运算时容易出错和增加系统负担。

XMATCH函数相对而言较为简单，就是在数组中搜索查找项的相对位置，也可以返回其在数组中的值。我之所以要对Excel中的函数逐项讲解，是因为它们的确很实用，看似复杂，其实使用起来很容易上手。

共享协作功能其实说到底就是两个功能：一个是5GB的OneDrive云存储空间和自动存储功能；另一个则是我刚才提及从Microsoft 365上平移过来的实时协作功能，如上图，其他人更改的内容都会以批注形式显示在文档之中。

点击窗口右上角的共享按键，便可将该文件在OneDrive中的链接以邮件形式发给其他人，或者单独复制链接，通过微信、QQ等及时通信软件共享给他人。旁边的批注按键则可向所有的共同创作者发送批注，甚至还可预设发送批注的时间。

辅助功能调查器位于窗口下方参数栏的左侧，它可以检查难以阅读的文字，也可以方便地搜索图片，为其添加注释。文中我标红的两段文字便显示为“难以阅读文本对比度”，而且连没有标题的问题也有相应提示。

账户选项中可对Office背景、主题进行调节，其中主题支持彩色、深灰、黑色、白色和与系统设置同步几个选项，黑色也就是预览版发布时提到的“夜间模式”了，实际使用下来，采用黑色或灰色主题的确能够减轻视觉疲劳，不过它只能改变与背景色相对的文字颜色，并不能改变图片的颜色。

沉浸式阅读器是Word中的一项新功能，比起原来的专注模式隐藏菜单栏和工具栏的方式，它可以将阅读文字设置为高亮一行、三行或五行，还能对列宽、字距、页面颜色进行调节，且可辅以语音阅读，带来更为专注的阅读方式。

最后，我还想讲一讲Office 2021的安装，给一直使用OEM版本的朋友作一个参考（主要针对零售版授权的用户）：方法一是在微软官网上直接下载Office 2021 ISO镜像文件进行安装，选择购买的相应版本下载即可；方法二则是通过Office Tool Plus（OTP）这个部署工具进行下载安装，它同样也是在官网上下载。期间有两点需要留意的：一是下载记得Runtime版本，二是安装之前记得卸载老版本，其他根据自己授权的版本按图索骥安装即可。另外，通过这个工具还可以只安装自己需要的应用程序，日常用不到的则可在其中卸载或者不安装它们。

Microsoft 365，远不止于生产力工具

刚才我已经讲过，Microsoft 365实际上是一种按需购买的订阅服务，它使用都会保持最新的Office版本，当前下是Office 2021。另外，除了它拥有更大的云存储空间外，还拥有商业版交互软件，我们看到，新版本已经从Skype更换为Teams，疫情期间，你或多或少都用它来开过网络会议吧。

比起Office 2021，Microsoft 365兼容的硬件终端更为丰富，除了Windows PC、平板和Mac电脑之外，还支持Chromebook、iPad以及苹果和Android智能手机，且能自动适配各种设备的屏幕纵横比。Office 2021虽然也可免费安装在平板电脑和智能手机之上，但它的界面仅有基本功能，而Microsoft 365则可获得更多的功能支持。

在微软的规划中，Microsoft 365的定义是“远不止于Office”，所以在Office 2019发布时正式从Office 365更名为Microsoft 365。在新的Microsoft 365上，我们可以看到以Office 2021为基础的更多高级功能加诸其上。Microsoft 365可以说是为未来的消费业务搭建框架，但我觉得微软的野心远不止于绑定我们的工作，甚至希望这个平台能够涉足我们的生活之中。

当前的Microsoft 365，还是将高级应用锁定在提升创造力之上，Office 2021中的各个软件均提供了智能协助功能和高级创意功能。以Microsoft编辑器为例，它便可以进行语法和拼写检查，并提供修改建议。而订阅Microsoft 365的用户，更可拥有检查表述是否清晰简洁，拥有对词汇、标点等内容学习功能的高级版本编辑器，支持20种以上的语言，并能在不同Gmail、领英、Google docs等软件环境中使用，以往这是专业写作软件才拥有的功能。

墨迹写画和转换功能我刚才也有提及，它是以触控屏、手写笔以硬件基础衍生出的功能，用户可以直接在屏幕上手写数学公式或化学方程式，并自动转换为印刷体插入文档之中；也可以文档中添加手写标注和签名，一些签名文件也不需要打印出来再扫描为电子档，大大提升工作效率；另外，手写文字和形态均能智能转换为印刷体，便于生成正式公文或教材发表使用。这些应用均是典型的教育、科研和商务应用，实用范围非常广泛。

Word引文和书目是教育和科研人员进行论文写作的专业功能，它可与常用文献管理软件集成，轻松插入引文和书目，简化论文和科研文献撰写过程；并且能根据具体要求灵活调整引文样式，避免反复修改调整，一键点击便能更新引文和书目，操作非常便捷，这些功能在出版行业也非常实用。

在PowerPoint软件中，Microsoft 365的授权用户可以通过AI分析PPT中的文字、图片、形状等素材，提供专业的美化排版建议。如果用户对推荐的排版素材和模板满意，一键便可全文应用，让我们不再将时间花在PPT排版上，从而专注于写作或创作。

PowerPoint中的实时辅助字幕是一项革命性的功能，它不仅可以自动生成实时字幕，而且也能将演讲实时翻译为其他语言，这相当于同声传译级别翻译。该功能一方面照顾了听障人士，也能在跨国企业或外贸活动中提供极为方便的沟通方式，而不需要聘请昂贵的同声传译人员。

Excel中，Microsoft 365的授权用户则可借助AI功能分析表格中的数据，发现蕴含趋势，自动便能生成多种图表和数据透视图建议，需要数据分析结果和图表时，一键便能插入其中，甚至不懂不懂数据分析技术的用户也可轻松完成，大大降低了此项工作的门槛。

智能图表功能是Excel中另一项新增亮点，用户不仅可以选择17种不同类别的图表，且能通过自动分析数据特征获得最适合的图表类型推荐。最为出彩的是，它还能将包含地理位置的数据动态呈现在二维或三维地图上。

以往我们总是将Outlook作为邮件收发的工具使用，新的Outlook还可管理日历、任务和联系人等内容，我们不仅可以在上面排工作会议，还可将学校作业、家庭聚会等信息排在日历的时间任务上，堪称时间管理大师（手机之上日程管理和邮件管理是分开的，使用效率不及Outlook）。

Outlook上的“重点收件箱”是一个快速进行邮件分类的软件，并可一键使用事先设定好的“建议的回复”进行该类别邮件的回复，甚至脱机状态下也可自动回复，从而不需要时时登陆邮箱去回复一些不重要的邮件。在Outlook的使用上，我们不妨参照一下微软的工作人员是怎么使用的。每天上班（自驾 or 公共交通）之时便可以使用手机登录Outlook，通过蓝牙耳机朗读邮件标题，选择是否朗读具体内容，根据内容选择建议的回复，通勤时间便可处理好前一天的全部邮件，到了公司便有时间为自己美美地泡一杯咖啡了。

拥有1TB的OneDrive云存储空间是Microsoft 365授权用户的“特权”，它不仅意味着更大的云存储空间，而且还能实现自动保存、版本控制和跨设备同步。这也意味着，从手机到平板，以及所有的PC，你所有的Microsoft 365设备都能共用这1TB的OneDrive云存储空间。

即使硬件设备损坏或丢失，我们依旧可以在OneDrive账户中找回重要文件，其自动备份功能不仅可以设置Office文件备份，还可以将桌面、图片、文档、视频等本地文件夹纳入到自动备份功能之中，而所以备份的内容，均可实现跨设备访问。

微软希望将OneDrive打造成为重要数据和个人身份的保险库，所以还提供了一个“个人保管库”软件。该软件通过指纹、人脸识别、短信等多种用户验证机制解锁，使用完后自动锁定，用户完全可以放心地将证件、单据等重要文件的电子版放在其中，同样支持跨设备访问。

微软将各种更为智能化的工具、更加安全、海量的云服务和跨越工作和生活的时间管理软件放在Microsoft 365之上，其意义在于向用户提供一个包围式的全能生产力工具，而非单纯的办公软件。在我看来，这个九宫格其实还有巨大的想象空间，还是那句话，微软的野望在于将Microsoft 365打造为跨越工作和生活的个人全能助手。