使用 Microsoft Outlook 时，电子邮件、日历、任务和其他项目保存在邮件服务器或计算机上，或者同时保存在这两个位置。如果 Outlook 项目保存在计算机上，则它们保存在 Outlook 数据文件（.pst 和 .ost）中。

Outlook 使用两种类型的 Outlook 数据文件。Outlook 数据文件 (.pst) 用于大多数帐户。如果您使用的是 Microsoft Exchange 帐户，则项目通常会传送并保存到邮件服务器上。为了让您能在无法连接到邮件服务器时使用邮件，Outlook 还将称为脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的第二种类型的数据文件保存在计算机上。

这两种类型的 Outlook 数据文件之间的主要区别如下：

Outlook 数据文件 (.pst) 用于 POP3、Internet 消息访问协议 (IMAP) 和基于 Web 的邮件帐户。如果您要为计算机上的 Outlook 文件夹和项目（包括 Exchange 帐户）创建存档或备份，就必须创建和使用附加的 .pst 文件。

如果您具有 Exchange 帐户，而且希望脱机工作或使用默认的缓存 Exchange 模式，则需要使用 Outlook 数据文件 (.ost)。这种类型的数据文件也用于您使用 Outlook Connector for Windows Live Hotmail 设置的帐户。Outlook 数据文件 (.ost) 是始终保存在邮件服务器上的项目副本，不需要像 Outlook 数据文件 (.pst) 那样进行备份。

个人文件夹文件 (.pst) 是 Outlook 数据文件，用于将您的邮件和其他项目存储在您的计算机上。它是家庭用户或小型组织用于保存 Outlook 中信息的最常见文件。家庭用户通常通过 ISP 连接到 Internet。ISP 还会提供一个或多个电子邮件帐户。最常见的帐户类型通过其 Internet 协议名称（POP3 和 IMAP）进行引用。另一种类型的帐户是 HTTP 或基于 Web 的帐户，这类帐户的工作方式与 IMAP 电子邮件帐户类似。这三种帐户类型使用的都是 .pst 文件。 

项目还可以移动或存档到 Outlook 数据文件 (.pst) 中。由于 .pst 文件保留在您的计算机上，因此不受邮件服务器上的邮箱大小限制的约束。通过将项目移至您计算机上的 .pst 文件，您可以释放邮件服务器上邮箱的存储空间。Outlook 可以配置为将新项目传送到 .pst 文件，但是这样做有几个缺点，例如，在将 Microsoft Outlook Web Access 与 Exchange 电子邮件帐户一起使用或在另一台计算机上工作时，将不能使用您的项目。

警告   不要从网络共享或另一台计算机访问 Outlook 数据文件 (.pst)，因为这样会增加数据丢失的可能性。

提示   应定期备份 Outlook 数据文件 (.pst) 并将它们保存在安全的地方。如果该文件丢失，ISP 或 Microsoft 无法恢复您的电子邮件或其他项目。

使用 Microsoft Exchange 时，电子邮件、日历和其他项目通常会传送并存储到服务器上。可以配置 Outlook，使其将计算机上项目的本地副本保存在称为脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的 Outlook 数据文件中。这样，您便可以在无法连接或不希望连接到 Exchange 计算机时使用“缓存 Exchange 模式”或脱机工作。在可以进行连接时，.ost 文件与 Exchange 计算机进行同步。

脱机文件夹是 Exchange 计算机上的邮箱中的文件夹的副本。通过这些副本，您可以将文件夹与服务器位置分离，在未连接到网络的情况下使用该文件夹的内容，然后在重新建立连接后更新 该文件夹及其对应的服务器文件夹，使两个文件夹具有相同内容。此过程称为“同步文件夹”。

您可以添加、删除和修改脱机文件夹的内容，就如同您对服务器上的文件夹所做的操作一样。例如，您可以更改文件夹或在文件夹间移动项目，发送放在脱机“发件箱”中的邮件，以及查看脱机公用文件夹的内容。同时，新邮件保留在服务器上的“收件箱”中，并且其他人可以在公用文件夹中添加、删除和更改项目。在进行同步之前，您将不知道服务器上所做的这些更改。

同步的信息包括：

邮件头    邮件头仅针对电子邮件项目，是个说明性标识符，提供发件人姓名、邮件主题行、邮件接收时间和邮件大小等信息。

完整的项目    一个完整的项目包含邮件头、邮件正文以及任何附件，包括嵌入对象或图片。

在脱机工作时，进行同步处理的文件夹是由发送和接收组决定的。使用发送/接收组，您可以选择要同步和保持最新的文件夹；这样，在无法建立服务器连接或选择脱机工作时，您便能够继续使用那些项目。此外，还可以指定在同步期间下载对通讯簿的更新。

如果使用 Exchange 电子邮件帐户，建议您使用缓存 Exchange 模式。如果使用缓存 Exchange 模式，脱机工作的大多数理由就不存在了。缺少网络连接实际上不会对您产生任何影响，因为无论是否连接到运行 Exchange 的服务器，您都可以继续处理项目。

默认情况下，“缓存 Exchange 模式”会创建并使用脱机文件夹文件 (.ost)，然后下载并维护邮箱的所有文件夹中的项目的同步副本。您处理的是自己计算机上的信息，Outlook 负责将这些信息与服务器同步。当您与 Exchange 计算机的连接中断时，您可以继续使用您的数据。当连接恢复时，更改将自动同步，服务器和您计算机上的文件夹和项目又完全相同了。

在“缓存 Exchange 模式”下，您无需设置发送和接收组，可以选择脱机时要使用的文件夹，并使这些文件夹同步。

你是否会发现，在删除大量email的时候发现pst文件占用容量根本没有减少。那么如何才能真正减少pst文件的占用空间呢？

很简单， Outlook中删除了邮件，即使用“彻底删除”，也不是真正的删除该邮件，只是在pst文件中对应该邮件的地方做个标记而已。pst的“压缩”功能可以将这些被删除的邮件所占用的空间释放掉，从而减小pst的大小。

减少pst文件占用空间方法： 1、删除邮件 2、从已删除邮件中彻底删除邮件 3、在“文件”菜单上，单击“数据文件管理”。 4、单击要压缩的数据文件，然后单击“设置”。 5、单击“开始压缩”。

注：压缩 .pst 文件之后，不必退出 Outlook

文章出自：https://support.office.com/zh-cn/article/Outlook-%E6%95%B0%E6%8D%AE%E6%96%87%E4%BB%B6%EF%BC%88pst-%E5%92%8C-ost%EF%BC%89%E7%AE%80%E4%BB%8B-6d4197ec-1304-4b81-a17d-66d4eef30b78?ui=zh-CN&rs=zh-CN&ad=CN

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