基于DKSS的真实世界数据,告诉你MA的时间去哪儿了

基于DKSS任务模型，我们设计了一项基于Excel问卷表格的观察性真实世界研究。问卷以4大任务模块为基础，分化出13小任务类型，再细分为55项具体任务。参与研究的对象是Ipsen公司专科产品的5位MA，研究开展的时间是2017-2019年，在此期间每周填写问卷，每月和每年定期回顾结果。研究目的是探讨在真实世界中，MA的时间是如何分配的，分配是否合理。

在开始研究之前，我们也根据公司对于MA职位的价值定位思考了DKSS中的各项事宜优先级，预设了理想的时间分配比例：Data 55%；Know 25%；Support 15%；Supervision 5%。

在这3年中，MA时间分配的整体结果如图二，D和K作为医学人的核心任务，整体时间占比约74%（42%+32%），虽略低于预设的80%，但医学主线没有偏离。两个S的时间占比都略低于预设值。而无法归类的其他任务（Others）占比高达11%。这一真实世界结果再次证明了医学事务的任务特点——任务多样，且边界模糊：即使设计了55项任务，也有高达11%的MA任务时间难以归类。与此同时，图中还有几处数据值得思考：

1) 整体花费约30%的时间在知己知彼和搞清楚方向，高于预设值，看似浪费时间，其实是磨刀不误砍柴功。制定医学策略方向是MA最重要的任务之一，不能因为各类医学活动和项目而忽视了方向。要低头干活，还要抬头看路。

2) 其他任务（Others）占据了约11%的时间。其中后勤相关事务（如，各种内部流程、费用报销、内部管理性会议、杂类任务等）约8%，工作计划和报告约3%。这部分时间花费比重不轻，而且是不可避免的，不应该被忽视，特别是在计划工作时要考虑这部分的时间花费。而且该部分时间因为与公司规章制度和行政流程相关，很难被压缩。

3) 医学监督（Supervision）的时间占比看起来比较低（仅2%），主要是因为，此问卷中只设计了推广资料相关的审核/批准时间，其他各类非推广资料（如，疾病教育资料）、文件（如，注册相关资料）和项目合规的监督工作，并未纳入研究问卷表格记录，或被归入了Others。

4) 整体上看，每年的时间分配基本保持稳定。但部分任务的时间占比在年度间发生了变化。比如自2019年，公司需要医学事务参与和支持新产品注册，支持注册的单项时间占比较往年增加超过5倍甚至更多，从而导致整体的医学支持（S）时间占比增加，而压缩了其他任务的时间占比。

而且，MA的时间分配在年度中是动态波动的，如图三，是MA 2017年月度主要工作时间分配，包含了MA常见的各项主要任务（生产证据、转化证据、内部培训证据、外部沟通证据、支持BU、支持其他部门、学习），剔除了医学监督（Supervision）和其他任务（Others）的时间。在任意一个月，MA都处于多任务状态，而且时间分配的波动，跟MA的月度要务是基本一致的。比如对于BU的支持（Support BU），主要集中在年初，就策略、项目和资料达成一致后，后续的月份按照计划相互配合即可，除了某些重大会议或活动外，无需再匹配大量时间。而医学部的对外沟通活动，主要在每年春节后第2季度开始发力，到年底逐渐减少。

此外，很显眼的是学习时间的持续高占比（Learning，2017-2019年平均时间占比为18%，包括参加学术会议、参加培训、读文献、组会学习和SOP学习）。这一时间占比也大大超出了之前的预期（8%）。但是经过2年的持续观察，我们发现是先前对于学习时间占比的预设值过低了。这一真实世界数据，也支持MA是需要充足的时间去不断学习的，学习是各项工作开展的基础。而且，很多的任务中其实也要求MA学习新的知识才可以完成。所以，持续学习是MA的动力源泉。

除了横向分析各项任务的时间分配，我们还纵向分析了，在完成任务的过程中，任务本身的时间花费、差旅的时间花费和相关流程的时间花费。分别约为76%，16%和8%。考虑到外资药企对于流程和文件的严格要求，流程上花费的时间在合理范围之内。

这项研究的开展还取得了2项额外获益：（1）辅助跨部门工作的沟通协调。因为医学事务合作伙伴的多样性和工作任务的多元化，其他部门常常只能管中窥豹地看到与其相关的一小部分，不能很全面地理解医学人的工作任务，甚至引发工作上的冲突。该问卷调研结果，可以帮助其他部门全面地理解医学事务团队的工作，找到问题的根源，以合理的方式达成双赢。比如，当业务部门要求提供更多的医学培训时，讨论就可以基于数据在全局层面进行：如果MA花更多的时间提供医学培训，那势必减少对业务部门的其他重要支持，而这是业务部门不希望发生的。于是，讨论就转变为，在培训时间占比不变的前提下，如何优化培训的具体安排，强化重点培训、减少低效培训。（2）强化了MA的时间管理意识。通过该研究的执行和结果回顾，MA们更加具体地感受到了时间分配的意义，除了有组织的月度/季度/年度的整体核对团队时间分配与任务排序，部分MA会主动对照任务计划、调整不合理的时间花费。在本研究中，问卷细分了55项具体任务，既涵盖了医学事务团队的各项重要任务，也不显得复杂繁琐。MA经过初期的熟悉问卷后，每周只需花费半小时就可填写完毕（如每天填写，则过于频繁；如每月填写，则记忆偏差太大）。简单易行，适用性好，一用就是3年。而且每次填写和回顾，都是对于MA任务安排和时间分配的一次梳理。因此，如果工具设计得好，记录时间本身就是一种管理时间的手段。该研究本身就是一种时间管理的行为塑造。

当然，该研究存在着其局限性：（1）问卷设计并不能够涵盖MA的所有工作。虽然该问卷设计了55类任务的时间记录，但仍显粗犷，Others任务所记录的时间占比达11%。比如上面提到的医学相关资料审核，并未能详细列出每一类资料，导致部分时间未能计入；（2）该问卷的填写具有一定的主观性，不同MA对于各项任务的理解，可能存在差异，因而引起数据误差。此外，MA对于工作时间的计算也存在个体差异。本研究结果均以时间占比的百分数进行讨论（而不是时间绝对数），以消除该种差异的干扰；（3）该研究数据仅来自于Ipsen公司专科产品领域的5位MA，样本量过小，仅用作探索性研究。而且，单独一家外资药企的数据，是无法外推至全行业的；同时，每个公司对于MA的定位不一样，相应的时间资源分配也不尽相同。因此，该数据仅供参考。

从该项研究的开展和总结，我们也更深刻地体会到了量化分析的核心原则：一要二不三有。

1) 一要：一定要从问题开始。有了问题，才能有的放矢地提出假设和模型。千万不要抱有幻想，认为先把数据拿到再分析，没准能有什么发现呢。如果没有关键问题，就没有方向，随时会迷失在大数据的海洋中。而且，任何研究都是有成本的，漫无目的的研究，谁能玩得起？

2) 二不：（1）量化分析本身不解决问题。量化分析只是指示器，可以提示风险和问题，但是背后的原因以及解决问题的方法还需要人去分析和提出。（2）量化分析的结果也不等同于绩效，他有很多的混杂因素，是有偏倚的。

3) 三有：（1）量化分析有前提，是需要信任为基础的。如果提供数据者不信任你，那么要么这项研究做不下去，要么数据的质量会打折扣。曾有跨国公司的总部发起过类似项目，记录MA的时间分配，但最后不了了之。本地同事对于项目目的的猜测，是项目没有结果的重要原因之一。（2）量化分析是有成本的，包括硬件、软件、时间和人力，对数据质量的期待越高，所要付出的各种成本就越大。想花观察性研究的费用，得到RCT的数据质量，在大部分情况下是不现实的，搞不好就成为烂尾楼。（3）量化分析有风险，特别是针对内部效率的分析，因为是针对员工的，可能会影响团队内部的信任。搞得不好，量化分析没做成，反倒破坏了团队氛围。所以，开展量化分析之前，除了要把目的告诉被观察者，还要明确告知结果会被用在哪里，不会被用在哪里。比如我们这项研究，MA的数据只有其本人和经理能看到，而且明确不用于绩效考核。

量化地来看MA这3年的工作时间分配，对比预期，大方向上没有跑偏，有些任务与预期略有差异，但在合理范围之内。该研究结果，不仅帮助MA更完整、全面地了解自己的工作重点和时间分配，避免迷失于各类繁杂的日常事务，而且强化了MA地时间观念，帮助她们更好地跨部门进行多任务管理。

医学人时间管理的其他经验

除了要了解自己的时间花在了哪里，医学人在时间管理上，还有如下重要的原则、经验和技巧可供借鉴和参考。

1. 花时间去省时间：听起来类似于不吃饭哪有力气减肥的笑话，但却是真理，就像电脑的CPU，需要空出一部分运算能力用于系统的统筹安排，才能做更多更复杂的运算。不仅要留出时间做计划，而且计划中要预留缓冲和考虑到突发情况：人类通常会低估完成任务所需要的时间，比如忽视在该研究中所提示的，后勤事务花费8%的时间；人类通常会高估自己对于未来的把握。

2. 更重要、更紧急：统筹安排的原则大家也都知道“重要/紧急”，但是这个原则要活学活用。如果你一直在做重要紧急的任务，那说明你还没有真正领悟这个原则。要点在于要有全局观，找上门来的事情，很少不是重要而且紧急的。但是，重要紧急程度要看站在哪个层面上看了，项目、产品、团队、部门还是公司（更宽的视野）？现在、明天、1季度、1年、5年（更远的视野）？

3. 留给要事一段专注的时光：对于重要任务，要留出2～3小时不被打扰的专注时间，可以提前1小时上班，去一间安静的会议室，专注地工作。区分可以同时进行的工作，和需要单独事件处理的工作，保证深度思考。

4. 发挥团队的力量：必要时可把工作分配出去，比如MSL（Medical Science Liaison，医学联络管）、MI （Medical Information， 医学信息）。不仅为医学部其他同事提供了合作和锻炼的机会，也让自己有更多的时间处理更重要的任务。

5. 碎片时间处理段任务：对于几分钟就能完成的任务，随时处理。比如，会议茶歇时处理一封小邮件（不超过5分钟）。这样不但不会拖延忘记，还可以给他人留下快速回复的好印象。

总结

如果你很有耐心地读到了此处，说明你已经成功地将时间用在了重要的事情上（如前面所提到，MA花费约18%的时间在学习）——学习。相信此时的你，也已经领悟了医学人时间管理的精髓：清楚地了解自己的时间花费；辨识任务并计划时间分配；定期回顾分析和修正时间分配。再加上时间管理的小技巧，时间将为你所用，工作也尽在掌握。

当然，最重要的还是第一步：知道自己的时间去哪儿了。

作者：马娟 周苏

第五届中华医学事务年会之国内药企专场

2020年9月24日-26日 上海

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