這裡的copy都是名詞，意思是副本：

hard copy或printed copy或physical copy

都是指被列印出來的文件副本：

可以是直接影印機複印的、也可以用電腦檔案打印出來的文件副本。

soft copy或digital copy或virtual copy

都是指沒有被列印出來的電子文件副本：

可以是影印機scan進電腦的圖檔，也可以是電腦文件。

Hard/Soft的說法最多人用，因為hard/soft簡單易明，類似hardware/software或hardcore/softcore用法。

Printed/Digital的說法都常用，因為意思夠清晰。

Physical copy都有人用但較少，virtual copy很少聽，兩者都意思不夠清晰。

例：You must mail us a hard copy of your passport

你一定要郵寄給我們一個列印出來你個護照的副本

例：You can email us a soft copy of your graduation certificate

你可電郵給我們一個你畢業證書的電子副本

留意對方要求你上載什麼檔案格式

留意對方支援什麼檔案格式

pdf/jpg/png/doc...

Electronic signature 隨soft copy而流行起來

現在很多時在大部份情況下，提交soft copy就足夠。

但如果該soft copy需要你簽名的，例如合約或某類申請表等，就會有些麻煩。最直接做法當然是先打印該合約/申請表出來，再親筆簽名，再Scan成圖檔作soft copy，再email或upload到指定網站給對方，但聽起來都煩得要死，所以現在很多人會選用電子簽名Electronic signature。

如何做出你的Electronic signature

你可用電子筆直接在電腦上簽上你的名。你也可以簽在紙上，再scan進電腦。總之將你的簽名變成數碼化圖像後，你就可複製貼上它在你需要簽名的文件上。

這個工具可是很方便地讓大家在PDF上貼上你的Electronic signature ： https://www.adobe.com/uk/acrobat/online/pdf-editor.html

Electronic signature 跟 Digital signature 分別

Electronic signature是沒有加密的，是指任何將你親筆簽名數碼化後產生的圖像，大家用主要都是為了方便地取代用真筆真紙簽名。

Digital signature是進階的Electronic signature應用：運用簽名雙方的身份認證，連同雙方被數碼化的簽名一同用來加密該文件，以防任何一方在簽名後擅自修改該文件內容。https://youtube.com/playlist?list=PLdQcZnykKdPNDOF5rb69oXnFeNmfcGya_

Digital signature 的確可令soft copy文件的真確性提高。話雖如此，最重要的東西，最好還是相方都親筆簽名在 一個printed document之上 ，再hard copy＋soft copy。雖然麻煩但可讓相方都比較安心。