请确保要分级显示的每列数据的第一行（例如区域) ）中都有一个标签 (每列中都包含类似的事实，并且要分级显示的区域没有空白行或空白列。

如果需要，分组的详细信息行可以有相应的汇总行-小计。 若要创建这些项，请执行下列操作之一：

使用“分类汇总”命令插入汇总行    

使用“分类汇总”命令，可在每组明细行的紧下方或上方插入 SUBTOTAL 函数，并自动为您创建分级显示。 有关使用 Subtotal 函数的详细信息，请参阅 SUBTOTAL 函数。

插入自己的汇总行    

在每组明细行的紧下方或紧上方插入您的含有公式的汇总行。 例如，在三月和四月销售数据行的下方（或上方），使用 SUM 函数对这两个月的销售额进行分类汇总。 本主题稍后将显示此示例表格。

默认情况下，Excel在汇总的详细信息下方查找汇总行，但可以创建在详细信息行上方。 如果创建了详细信息下方的汇总行，请跳到步骤 4 (的下一) 。 如果在明细数据行上方创建了汇总行，请在"数据"选项卡上的"大纲"组中单击对话框启动器。

"设置"对话框随即打开。

然后，在"设置"对话框中，清除"详细信息下方的汇总行"复选框，然后单击"确定"。

分级显示数据。 请执行下列操作之一：

自动分级显示数据

选择要分级显示单元格区域中的单元格。

在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分组”下的箭头，然后单击“自动建立分级显示”。

手动分级显示数据

重要: 在手动组合分级显示级别时，最好显示出所有数据以避免执行错误的行组合。

若要分级显示外部组 (级别 1) ，请选择外部组将包含 (的所有行，即明细数据行，如果添加了明细数据行，则选择其汇总行) 。

1. 第一行包含标签，未选中。

2. 由于这是外部组，因此请选择包含小计和详细信息的所有行。

3. 不要选择总计。

在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分组”。 然后在"组"对话框中，单击"行"，然后单击"确定"。

提示: 如果选择整行而不是仅选择单元格，Excel按行自动分组 - 甚至不会打开"分组"对话框。

分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

或者，分级显示一个内部嵌套组，即给定数据部分的明细数据行。

注意: 如果不需要创建任何内部组，请跳到下面的步骤 f。

对于每个内部嵌套组，请选择与包含汇总行的行相邻的明细数据行。

1. 可以在每个内部级别创建多个组。 此处，两个部分已在级别 2 分组。

2. 此部分已选中并可供分组。

3. 不要为要分组的数据选择汇总行。

在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分组”。

然后在"组"对话框中，单击"行"，然后单击"确定"。 分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

提示: 如果选择整行而不是仅选择单元格，Excel按行自动分组 - 甚至不会打开"分组"对话框。

继续选择并组合内部行，直到创建了分级显示中需要的所有级别。

如果要对行取消组合，请选中这些行，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。

还可以取消组合分级显示的各个部分，而不删除整个级别。 按住 SHIFT 的同时单击组的 或 ，然后在"数据"选项卡上的"大纲"组中，单击"取消组合"。

重要: 如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合，则明细数据行可能仍然隐藏。 要显示数据，请拖动与隐藏的行相邻的可见行号。 然后在"开始"选项卡上的"单元格"组中，单击"格式"，指向"隐藏&取消隐藏"，然后单击"取消隐藏行"。