你并不一定始终可控制从数据库、文本文件或网页等外部数据源导入的数据格式和类型。 通常需要先清理数据，才能分析数据。 幸运的是，Excel 提供许多功能，可帮助用户获取所需精确格式的数据。 有时任务非常简单，Excel 具有执行此任务的特定功能。 例如，可轻松使用拼写检查清理包含批注或说明的列中拼写错误的单词。 或者如果想要删除重复行，可使用“删除重复项”对话框快速执行此操作。

在其他情况下，可能需要使用公式将导入的值转换为新值来操作一列或多列。 例如，如果想要删除尾随空格，可创建新列来清理数据，方法是：使用公式，向下填充新列，将新列的公式转换为值，然后删除原始列。

清理数据的基本步骤如下所示：

从外部数据源导入数据。

在单独的工作簿中创建原始数据的备份副本。

确保数据采用行和列的表格格式：每一列中的数据类似、所有列和行可见并且该区域中无空白行。 为获得最佳效果，请使用 Excel 表格。

先执行不需要列操作的任务，例如拼写检查或使用“查找和替换”对话框。

接下来，执行需要列操作的任务。 列操作的常规步骤有：

在需要清理的原始列 (A) 旁插入新列 (B)。

在新列 (B) 的顶部添加将转换数据的公式。

在新列 (B) 中向下填充公式。 在 Excel 表中，会使用向下填充的值自动创建计算列。

选择新列 (B)，将其复制，然后作为值粘贴到新列 (B) 中。

删除原始列 (A)，这会将新列从 B 转换为 A。

若要定期清理相同的数据源，请考虑录制宏或编写代码，自动执行整个过程。 第三方提供商部分中列有许多第三方提供商编写的外部加载项，如果没有时间或资源独立自动执行此过程，可考虑使用这些外部加载项。

详细信息

说明

在工作表单元格中自动填充数据

介绍如何使用“填充”命令。

创建表以及设置表格式

通过添加或删除行和列来调整表格的大小

使用 Excel 表格中的计算列

介绍如何创建 Excel 表格以及添加或删除列或计算列。

创建宏

介绍使用宏自动执行重复任务的若干方法。