1. 前言1.1 为什么要写这样一个手册？

在日常的学习工作中，我们往往会用到Excel，但许多同学只是把Excel当做“表格阅读器”，并没有真正发挥出Excel的许多功能。而我一直觉得，只有知道了世界上有斧子，砍柴的时候才会想到用斧子砍柴，否则就只能徒手砍柴了。当我们处理Excel数据的时候也是一样，如果我们不知道高效率的方法，那就只能用最朴实无华的方法慢慢做，有些1分钟能做完的事，可能要花上半小时甚至1小时。既然如此，为什么不花10分钟学会更高效的方法，以后每次都只要花1分钟就可以了。学习是一种投资，今天投入的时间，是为了将来能节约更多的时间。因此我想写这样一个手册，分享一些Excel的常用技巧，帮助大家提升日常学习工作的效率。

（1）问题导向

我不希望很机械地介绍每一个Excel的功能，事实上也没有必要。作为使用者来说，只要掌握了Excel的核心功能，就能解决我们大部分的日常工作。

实际使用Excel时，遇到的往往是一个个具体的问题，所以这个手册也将以问题的形式撰写，专注于如何解决问题，而不是简单地介绍功能。

此外，我也不喜欢讲一些花里胡哨的功能，我想讲的，都是我认为实际生活中经常遇到，实用的功能。

（2）简单高效

Excel的功能很丰富，解决一个问题往往有许多种方法，但不同的方法解决问题的效率是不一样的。

从我个人而言，虽然我掌握了多种方法，但在实际运用的过程中，我总是倾向于用最便捷的方法来解决问题。如果一个方法效率很低，在实际运用中很少用到，就算学了也会忘记，和没有学过差别不大，那么就没有必要耽误大家的时间。所以手册里分享的方法，都是我认为最简单、最高效的方法。但如果有多个方法，各有特色，且都不难，我也会介绍多个方法，供各位同学自行选择。

（3）方便查阅

我对这个手册的定位，是一个公开的笔记，对于想系统学习Excel的同学，我相信如果全部读完，你肯定是Excel的小专家了。但是人不可能一下记住所有读过的东西，所以我更希望这是一本工具书，读过以后，就像知道了世界有斧头这样的工具，等到遇到问题的时候，再看来看看斧头是怎么用的，复习一下，然后解决问题。所以每个小节会专注于解决某个实际问题，方便大家根据问题直接查找。

（4）动图呈现

Excel毕竟是一个软件，我思来想去，最终还是选择用文字+GIF的形式来呈现。相比于图片，GIF能更加直观地看到每一步的操作，相比于视频，GIF的制作也更加简单和高效，而且文字+GIF的形式也方便阅读和日后查阅，因此手册每个小节下面，都以“步骤文字描述+GIF演示”的形式呈现，方便大家理解。

（1）标题层次

关于标题的层次，我会用数字表示，如“1.”表示一级标题、“1.1”表示二级标题、“1.1.1”表示三级标题……但因为知乎文章目前最多只支持到二级标题，不支持三级及以上标题的设置（也可能是我不知道如何设置），所以类似三级标题、四级标题等，我都只设成二级标题，目录中看起来会有点怪，也希望大家理解。

（2）欢迎纠错

个人的知识毕竟有限，难免有错误、疏忽的地方，如有错误或者更好的方法，欢迎各位同学指出，相互学习，共同进步。

（3）附注说明

某些小节里，会有“注”，如：

“注”的内容是我认为不需要掌握，但如果不写出来，可能影响理解的内容。所以如果已经理解了具体的操作，就不需要关注“注”的内容，把宝贵的时间留给更重要的事情。

（4）更新速度

手册目前还处于更新中，因为平时工作繁忙，更新速度不一定保证，也请各位同学见谅。

预计2023年内更新完毕。如果看的人多，可能也会更新快一些，毕竟能帮助到别人，本身也是一件快乐的事。

选择单元格几乎是Excel中最基础的操作。你可能会想，选择单元格有什么难的呀，直接拖动选择就好了。但是，当表格数据很多时，直接拖动选择既麻烦、又耗时。正是因为这个操作非常基础，几乎每一次使用Excel都涉及到选择单元格的问题，所以我们有必要了解一下Excel中快速选择单元格的技巧。

举个实际应用的例子。为了方便打印阅读，我们需要给表格里的单元格加上边框。点击任意一个有内容的单元格，按Ctrl+A全选。然后点击边框按钮，选择所有框线即可。

需要注意的是，如果点击的是没有内容的单元格，按Ctrl+A，则会选中整个工作表。

还是以上面的例子为例，我们需要给表格里的单元格加上边框。

考虑到当表格有表名时，我们通常不会给表名加边框，所以选择单元格的时候，不应该把表名选进去。此时，全选法就不适用了。

我们可以点击要选择区域左上角的单元格，然后按住Ctrl+Shift+右方向键“→”，选中该单元格右边的所有单元格，再按Ctrl+Shift+下方向键“↓”，选中下方全部单元格，完成区域的选择。

同理，Ctrl+Shift+左方向键“←”可以选中单元格右边的全部单元格。Ctrl+Shift+上方向键“↑”可以选中单元格上方的全部单元格。

总而言之，Ctrl+Shift+方向键可以帮助我们快速地选到表格边缘。当表格中间有空单元格时，我们只要重复按方向键即可完成选取。

如果表格很大，想快速跳转到表格边缘输入新的数据，可以选中某个单元格，把鼠标放到单元格的下边框线上，当鼠标变成“十字”时，双击即可跳转到表格下方。

同理，在上边框线上双击可以到达表格的最上方，在左边框线上双击可以到最左边，右边框线双击可以到最右边。

需要注意的是，如果中间有空单元格，则只会跳转到空单元格边上。

在工作中，我们可能要重复选择某些区域。有些区域选择起来比较麻烦，例如对角线。我们可以按住Ctrl键并点击单元格来选择，但如果每次都这样选择，会非常麻烦。

对于经常要用到的区域，我们可以在选中后，在名称框里定义新的名称。注意定义名称不能是数字和原有单元格名称（如A1等）。

例如我们将选中的单元格定义为“对角线”。以后需要选择这个区域时，可以点击名称框旁边的三角，点击“对角线”就能定位到该区域。

也可以按F5或Ctrl+G，双击区域名字即可选择该区域。

给区域定义名称后，也可以在公式里引用。例如这里可以用Sum函数对“对角线”的值求和，输入函数后，按F3快速输入区域名称，完成求和。

如果我们要移动某列数据，例如将C列数据移动到B列，一些同学可能是插入新的列，然后把数据剪切过来，再删除空白列，但这样比较麻烦。

我们可以点击列标签（如C列）选中要移动的列，然后把鼠标放到单元格的边框线上，等鼠标变成十字箭头时，按住shift键，拖动到指定位置，则可移动该列数据。

当Excel文件里有多个工作表时，我们可以点击表格名称切换工作表。

而当我们的Excel文件里内有很多工作表时，如果我们要找到某个特定的工作表，点击左下方的箭头一个个切换比较麻烦。

更为便捷的方法是，在左下角箭头处右键，双击要跳转的工作表，即可完成切换。

如果表格内容很长，当我们向下查阅时，由于看不到表头，很容易忘记每一列的含义。因此我们希望在向下浏览的时候能固定表头。

冻结窗格法是最常见的方法。我们可以点击“视图-冻结窗格-冻结首行”，就可以将第一行固定，向下滚动时，第一行不会消失。

除了固定行，我们还可以固定列，例如我们想固定第1行和第1列的内容，可以选择第2行和第2列的交叉单元格（如B2单元格），点击“视图-冻结窗格-冻结窗格”，固定第1行和第1列的内容。

同理，如果我们想固定前N行和前N列的内容，只需要选择第N+1行和第N+1列的交叉单元格，点击“视图-冻结窗口-冻结窗格”即可。

如果想取消固定，可以点击“视图-冻结窗口-取消冻结窗格”。

在浏览表格时，我们往往会隐藏某些数据，将注意力放在我们关注的内容上。例如，如果我们只想看每位员工的绩效和工资，就可以把中间的数据隐藏。

当我们想取消隐藏时，我们可以右键点击隐藏处-取消隐藏，但这样只能一个个取消，非常麻烦。

更便捷的方法的是，选中包含隐藏列的一些列，右键-取消隐藏。

除了上述的方法，我们还可以选中包含隐藏列的一些列，双击边框线，即可取消隐藏。但这种方法的缺点是，会改变选中列的列宽。

当Excel里有很多工作表时，我们可能会想把其中多个表隐藏起来，只留下重要的表格。

隐藏工作表，可以按住Ctrl键再点击表名进行多选，在工作表名上右键-隐藏，即可将这些工作表隐藏。如果要隐藏的表是连续的，也可以按住Shift键，选择起始和结束的两个表，就可以选中这两个表中间的所有表。

如果要取消隐藏，可以在任意工作表名上右键-取消隐藏，选择要显示的表。但是这样只能一个个取消，比较麻烦。

如果要同时取消多表隐藏，需要提前设置自定义视图。在未隐藏表前，点击视图-自定义视图-添加，输入视图名称，点击确定。需要恢复隐藏时，点击自定义视图，选择设置的视图，点击显示即可。

如果我们的表格很长，打印之后会分成很多页，后面的页没有表头会带来阅读上的麻烦。

为了给每一页都加上表头，我们可以点击“页面布局-打印标题”，点击“顶端标题行”，然后点击表头所在的行号，点击“确定”即可。

当我们要打印的时候，如果数据的列很多，直接打印可能无法在一页里打完，会有一些列打印在其他页面上，不方便阅读。

很多同学遇到这种情况，可能会手动调整列宽，或者修改字体大小。但这样非常麻烦。

我们可以在打印预览中，点击“无缩放”，选择“将所有列调整为一页”，Excel会自动缩放打印内容，将所有列放在一列打印。

如果实际工作有需求，也可以选择“将工作表调整为一页”、“将所有行调整为一页”。

如果要自定义调整打印分页，可以在点击右下角“分页预览”按钮，进入“分页预览”界面（也可以点击“视图-分页预览”进入）。

图中蓝色实线围住的白色区域是要打印的部分，蓝色实线外灰色的区域是不打印的部分。白色区域内的蓝色虚线是分页符，例如图中默认的分页符，把打印区域分成了第1页和第2页。

拖动蓝色实线，可以调整打印区域。

拖动分页符，可以根据需要自定义分页。

拖动分页符至边缘即可删除分页线，实现一页打印。（效果同3.2节）

删除分页符，除了拖动分页符至边缘删除外，还可以选择分页符下方一行的单元格（如果是竖的分页符就是选择右边一列的单元格），右键-删除分页符，就可以将插入的分页符删去。

假如我们想让特定的行打印在单独的页面，例如前5行单独打印，可以选择第6行，右键-插入分页符，就可以在行的上方插入新的分页符。

如果要快速设置打印区域，可以选中要打印的部分，右键-设置打印区域即可。

如果我们想在打印表格时，增加页眉页码，可以点击右下角的“页面布局”按钮，进入“页面布局”页面。（或者点击“视图-页面布局”进入）。

在页眉或页脚处点击，然后点击“设计”选项卡，在“页面和页脚”可添加各类页眉页脚的预设。在“页面和页脚元素”中可自定义页眉页脚，包括插入图片（logo）等。插入图片后，可以“设置图片格式”中修改图片大小。

有时我们会遇到这样的情况，数据只有一列，但有很多行，如果直接打印会浪费纸张，而且可读性差。通常的解决办法是把单列变成多列再打印，但直接在excel中操作较为复杂。可以把数据复制到word里，在word“布局-栏”中，设置成多栏。

分栏后，可以看到除了第一列以外的其他列，没有标题。我们可以把光标定位在标题行，在“布局”选项卡中（是“设计”选项卡旁边的，和上面的“布局”选项卡不是同一个），选中“重复标题行”，然后在word中打印即可。

一些同学输入大量数据的时候，可能会用右方向键“→”输入完一行数据后，重新点击下一行第一个单元格，再进行输入。但这样的输入方法比较麻烦。

其实，当我们连续输入数据时，可以按Tab键跳转到右侧单元格。按Enter键跳转到下一行。

需要说明的是，按Enter键后，所选单元格将跳转到下一行，具体位置如下：

行：所选单元格的下一行

列：最开始按Tab键的列

如一开始在B2单元格输入数据，按Enter后，就会选中B3单元格

如果在输入前提前框选了一个区域，按Tab键到最右边时，再按下Tab键会自动跳转到该区域下一行第一列。

要向相反方向移动时，先按住Shift再按Enter或Tab键即可。

我们在单元格输入公式时会弹出提示。当出现公式提示的时候，我们可以用上下方向键选择要输入的公式，按Tab自动补齐。

在日常输入公式计算时，常常会遇到这样的问题：为什么拖动公式的时候引用的数变了？这是因为Excel中有两种不同的单元格引用方式——相对引用和绝对引用。

举例而言：当我们根据单价和数量计算总价时，可以在C2单元格里输入“=A2*B2”，当我们向下拖动单元格时，可以看到，C3单元格里的公式自动变成了“=A3*B3”，C4单元格里的公式自动变成了“=A4*B4”，这就是相对引用。

相对引用指的是，引用的内容会随着单元格位置的变化而变化，例如从C2单元格到C3单元格，行数增加了1，所以对应公式中引用的单元格，行数也都增加了1。

如果我们不希望拖动公式时，引用单元格发生变化，可以把相对引用变成绝对引用。

我们假设计算出来的总价要乘上统一的折扣，在输入公式时，选择“折扣”所在的单元格（B1）后按下F4键，即可把相对引用“B1”变成绝对引用“$B$1”，这样再拖动公式，就不会改变引用的值。

$表示锁定，连续按F4可以切换不同的锁定状态。连续按F4可以在“A1”“$A$1”“A$1”“$A1”四种状态切换。

“A1”表示行和列都会变换（即相对引用）

“$A$1”表示同时锁住行和列，无论如何拖动，都不会改变引用单元格的值。

“A$1”表示锁定1行，不锁定列，拖动时列可以改变，但行永远是1行。

“$A1”表示锁定A列，不锁定行，拖动时行可以改变，但列永远是A列。

在我们要求别人填写Excel表时，为了汇总的方便，会给单元格设置下拉列表，让别人选择特定的值来填写。这个功能在Excel里被称为“数据验证”（Excel2013之前的版本是“数据有效性”）。

例如，我们要求某列只能输入“A”和“B”，选择要设置的区域（即该列），在“数据”选项卡中，点击“数据验证-数据验证”，在“数据验证”中选择“序列”，然后输入"A,B"，中间用英文的逗号隔开即可。

我们也可以提前在单元格里把选项写好，然后在“数据验证”中选择“序列”，选择写好选项的单元格，完成下拉列表的设置。

如果该列中有部分单元格不需要设置（如表头），选择这些单元格，在“数据验证”中把验证条件改为“任何值”即可。（或者设置数据验证的时候，不要选择表头区域，区域选择方法可以参考：2.1.2 快速选到表格的边缘）

单元格的数据验证做好以后，也可以通过复制粘贴或者拖拽单元格等方法，快速设置其他单元格。