按条件格式对数据进行排序

在 Microsoft Excel 中对数据进行排序的方法有多种。了解如何在 Excel 中使用条件排序按字体颜色、单元格背景颜色或图标颜色进行排序。

注意：本文中的说明适用于 Excel for Microsoft Office 365、Excel 2019、Excel 2016 以及 Excel 2013 for Windows 和 Mac。

在对数据进行排序之前，Excel 需要知道要排序的确切范围。只要所选区域内没有空白行或列，Excel 就可以自动将相关数据包含在某个范围内。相关数据区域之间的空白行和列是可以的。然后，Excel 确定数据区域是否具有字段名称，并从要排序的记录中排除这些行。

对于少量数据来说，允许 Excel 选择要排序的范围是很好的。然而，对于大面积的数据，确保选择正确范围的最简单方法是在排序之前突出显示它。

如果要重复对同一范围进行排序，最好的方法是为该范围命名。如果为要排序的范围定义了名称，请在名称框中键入名称，或从关联的下拉列表中选择名称。这样，Excel 就会自动突出显示工作表中正确的数据范围。

任何排序都需要使用排序顺序。按值排序时，有两种可能的排序顺序：升序和降序。但是，当按颜色排序时，不存在这样的顺序，因此您必须手动定义颜色排序顺序。

在下面的示例中，20 岁及以下学生的记录以红色突出显示。要按单元格背景颜色对数据进行排序，以便红色条目显示在顶部：

突出显示要排序的单元格范围（示例中的单元格 A2 到 D11）。

转到首页标签，然后选择排序和过滤 > 自定义排序。

选择排序依据下拉箭头，然后选择单元格颜色。

重要提示：清除我的数据有标题复选框，以便第一行不会被截断。

选择订单下拉箭头，然后选择红色。

注意：当 Excel 在所选数据中发现不同的单元格背景颜色时，它会将这些颜色添加到对话框中的顺序下拉列表中。

从排序顺序框旁边的下拉列表中选择在顶部，以便红色单元格位于列表顶部，然后选择确定。

具有红色背景的四个记录在数据范围的顶部分组在一起。

注意：进行计算时，您可以将 Excel 中的负数默认显示为红色，以帮助这些数字更加突出。

在下面的示例中，注册护理课程的学生记录显示为红色，注册科学课程的学生记录显示为蓝色。要按字体颜色对数据进行排序：

突出显示要排序的单元格范围（示例中的单元格 A2 到 D11）。

转到首页标签，然后选择排序和过滤 > 自定义排序。

选择排序依据下拉箭头，然后选择字体颜色。

重要提示：清除我的数据有标题复选框，以便第一行不会被截断。

选择顺序下拉箭头，然后选择红色。

注意：当 Excel 在所选数据中发现不同的字体颜色时，它会将这些颜色添加到对话框中的顺序下拉列表中。

从排序顺序框旁边的下拉列表中选择在顶部，以便红色条目位于列表顶部。

选择添加以添加第二个排序级别。

使用与第一个排序级别相同的设置，但这次选择顺序下拉箭头并选择蓝色。

选择确定对数据进行排序并关闭对话框。

具有红色字体颜色的两条记录在数据范围的顶部分组在一起，后面是两条蓝色记录。

图标集提供了常规条件格式选项的替代方案，重点关注字体和单元格格式更改。下面的示例包含已根据每日最高气温设置的红绿灯 图标进行条件格式化的日期和温度。

请按照以下步骤对数据进行排序，以便首先对显示绿色图标的记录进行分组，然后是黄色图标，然后是红色图标：

突出显示要排序的单元格范围（示例中的单元格 A2 到 B31）。

转到首页标签，然后选择排序和过滤 > 自定义排序。

选择列下拉箭头，然后选择包含条件图标的列（示例中为温度）。

注意：由于图标条件格式的工作方式，您可以选中我的数据有标题复选框。

选择排序依据下拉箭头，然后选择条件格式图标。

选择订单下拉箭头，然后选择绿色。

从排序顺序框旁边的下拉列表中选择在顶部，以便绿色图标条目位于列表顶部。

选择添加以添加第二个排序级别。

使用与第一个排序级别相同的设置，但这次选择顺序下拉箭头并选择黄色。

选择添加添加第三个排序级别，然后使用与前两个级别相同的设置，但这次选择顺序下拉箭头并选择红色。

选择确定对数据进行排序并关闭对话框。

带有绿色图标的记录在数据范围的顶部分组在一起，然后是带有黄色图标的记录，然后是带有红色图标的记录。