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文 / 雷哥+小鱼儿  编辑 / 小鱼儿 职场上,抽奖或随机点名等情况经常会遇到,作为组织方或负责人,你该怎么做呢? 一般来说可以用EXCEL,也可以用word/ppt结合,或者用第三方抽奖软件、写代码、用小程序。 今天雷哥给大家分享几种简单的方法,不用编程,简单易懂。雷哥相信你学会了以下方法,职场上如鱼得水,而且某些功能不仅仅适用于抽奖或点名,还适用于批量高效办公哦~ 情景:从n名员工中抽出若干名幸运员工,此处假设n=80,即80名员工中抽选若干名幸运者,可以是1人,也可以是多人。             c3ca9a1c2f1f47408e27d4a0839a638f.png            

01

运用EXCEL公式制作     法1: 用INDIRECT和RANDBETWEEN函数(单个抽奖) Step1: 在合适单元格位置处,输入公式=INDIRECT("A"&RANDBETWEEN(2,81)) Step2:   需要抽奖时,按住F9键不放,此时随机数及中奖人会不断变化,倒数几秒,放开F9键时则随机生成一个中奖人。有些笔记本电脑,是按FN+F9键。反复操作可以依次抽出单个随机名。 详见动图:             e06c4913c8ea4fb16e8f20405036bfb5.gif             函数解析 =INDIRECT(ref_text,[a1]),是返回由文本字符串指定的引用;Ref_text 为对单元格的引用,a1 为一逻辑值,指明包含在单元格ref_text 中的引用的类型,该参数可忽略,此处不展开赘述了。 =RANDBETWEEN(bottom,top),返回一个介于指定的数字bottom,top之间的随机数,表示随机抽取产生约定的2个数之间(包括这2个数)的任意数。 所以,上述抽奖程序中的公式: =INDIRECT("A"&RANDBETWEEN(2,81))中, RANDBETWEEN(2,81),是产生2到81之间的随机数字(包括2和81)。所以=INDIRECT("A"&RANDBETWEEN(2,81)),连接符“&”将字符“A”与后面的随机数连起来,表示引用【AX单元格】,其中X是2~81(包括2和81)的一个随机数,这里AX单元格里的内容也就是各个待抽奖的名字。     法2: 用INDEX、RANDBETWEEN、RAND、RANK等函数 Step1: B2~B81单元格内均输入公式=RAND()   思考 :如何快速输入呢(提示:ctrl+enter批量输入,或者先输入B2单元格后下拉填充)             a689ca93a3008dfae0d97e9f3e66764f.png             Step2: 设计好中奖人员名单显示区域格式,如只需抽取一位幸运者,可以在一个单元格输入公式,例如在E3单元格录入公式: =INDEX($A$2:$A$81,RANK(B2,$B$2:$B$81)),如需抽奖4人,则下拉该公式至4行公式即可。             2a112ca89afababd023a406ed0ea9353.png             详见动图如下:             f533962e07a1296b1334466c79ed7bfb.gif             说明:如果仅仅需要抽出一名幸运者,或者需要依次抽出一名幸运者(每次抽一个人),则还可以在某个单元格处,例如E9单元格输入公式=index(A2:A81,randbetween(1,80)) 详见动图如下:             49e5f565e93aa77118b822231438a60e.gif             函数解析 =index(array,row_num,column_num),返回表或区域中的值或对值的引用,即引用出区域内行列交叉处的内容;Array表示单元格区域或数组常数;row_num表示要引用的行数;column_num表示要引用的列数;(注意如果省略row_num,则必须有column_num;如果省略column_num,则必须有row_num)比如:=index(A2:A81,6),意思就是返回A2:A81区域中第6行的姓名,此处为Edward6。 =RAND(),返回0~1之间的小数,包含0,但不包含1; = rank(number,ref,[order]),排名函数,常用求某一个数值在某一区域内的排名;number为需要求排名的那个数值或者单元格名称(单元格内必须为数字);ref 参数为排名的参照数值区域;order参数为0和1,默认不用输入,得到的就是从大到小的排名,若是想求倒数第几,order的值请使用1。 所以,上述抽奖程序中的公式: 1. =INDEX(A$2:A$81,RANK(B2,B$2:B$81))中, RANK(B2,B$2:B$81),是对B2:B81单元格产生的随机数字排序,生成了随机的1-80的数字。RANK函数产生的排序结果将用于INDEX函数的参数。INDEX函数返回表格(B2:B81)中的元素值,此元素由行号的索引值(也就是RANK函数的运算结果)给定。因为B列的数字是完全随机的,所以任何数字出现在前4行的概率都相同。 2. =INDEX(A2:A81,RANDBETWEEN(1,80))中, 就是先用RANDBETWEEN函数产生1 ~80之间的随机数,再用index函数引用出A2:A81区域中,由RANDBETWEEN函数产生的随机数所在的单元格对应的姓名。 拓展应用:视觉优化 为了突出显示抽选人员名单中的幸运者位置,还可以设置条件格式:             4ddbf77d515eefb77413d6ec2c7a6371.png             选中A列名字区域→点击菜单栏目的【条件格式】—【突出显示单元格规则】—【等于...】,设置规则,如动图所示:             307826ea651ad513edd39c9c061c6436.gif             Step3: 控制键盘F9抽奖:同前面操作方法。为了保持视觉神秘感,可以将B列隐藏即可。(选中该列→右击“隐藏”)。 效果见动图。             28cbbfded1e486f231640766c7115e0b.gif                 法3:使用VLOOKUP和RANDBETWEEN函数 原理跟以上方法类似,只不过此时总名单给予相应的序号,中奖人对应的序号是随机的,最终输出选定区域的第二列,即姓名列,这里就不做详细说明了,如下图所示。输入公式后,同样最后按【F9】键不放,就可实现抽奖功能了。             475e5767903f2106cd2bf3db7c80fdc5.png             函数解析 =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup), 该函数是纵向查找函数,功能是按列查找,最终返回该列所需查询序列所对应的值;Lookup_value为需要在数据表第一列中进行查找的数值, Table_array为需要在其中查找数据的数据表, col_index_num为table_array 中查找数据的数据列序号,col_index_num 为 1 时,返回 table_array 第一列的数值,col_index_num 为 2 时,返回 table_array 第二列的数值,以此类推; Range_lookup为一逻辑值,指明函数 VLOOKUP 查找时是精确匹配,还是近似匹配。如果为FALSE或0,则返回精确匹配,如果找不到,则返回错误值 #N/A。如果 range_lookup 为TRUE或1,函数 VLOOKUP 将查找近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于 lookup_value 的最大数值。如果range_lookup 省略,则默认为1。

02

结合word及PPT制作

为了演示方便,我们用序号1~80代表姓名,首先是将每个参与人员输入到每张PPT中,如果一个个输入,很麻烦,这里介绍一种简单方法: Step1: 复制80位参与者的姓名,从excel中复制1~80到word中,选择“仅粘贴文字”形式; Step2: 将80位名字设置大纲级别为一级,这里可以直接设置为“标题1”,详见动图;             02e627b977c2f3018230ab62b3cae173.gif             Step3 : 选择word 【文件】菜单-【选项】,选择【自定义功能区】,选择【不在功能区中的命令】,然后在下面内容中选择【发送到MICROSOFT POWERPOINT】,先从右侧选择【新建组】,然后点击【添加】按钮,添加完成,可以重命名,方便记忆,详见动图;             4b4861d908f3ac17274e3ed6a6692e53.gif             Step4: 确认后,word中菜单栏就多了一个“新建选项卡”,点击“发送到MICROSOFT POWERPOINT”,所有80个名字将在PPT里出现,且每页都是一个姓名。 然后就可以在PPT里设置抽奖效果啦: Step5: 美化PPT格式。删除PPT里预设的文本框,在PPT的【视图】-【幻灯片母版】批量设置格式,详见动图。             f3a9d80929df678575cfe49147df9aea.gif             Step6 :设置PPT的“切换”效果(持续时间设置为0,去掉“单击”框选,“设置自动换片时间”为0,全部应用); 为了美观,需要设置“放映方式”为“循环放映”;按F5进行自动播放,如需抽奖,则按任意数字键盘,例如按1键暂停读取中奖人姓名,然后再按住空格键(SPACE)则将继续抽奖;详见动图;             2d46de1cf709b9a44f5aa412bf274d6c.gif             当然抽奖背景可以在母版里进一步美化,例如详见动图;当然还可以加入音乐。             3e7cd2ffeacd84e8329591d8965c5c98.gif             总结 :雷哥介绍了以上几种方法,其中用到了RAND及RANDBETWEEN函数生成随机数、RANK函数排名次、INDEX,INDIRECT函数引用相应单元格内容、VLookup查询函数、F9键强制执行重算,还利用了word及PPT结合。 最终用PPT呈现的方式来抽奖,此处之所以用word,是为了方便将内容快速批量转到PPT里。以上方法灵活简单,全是干货奥,可根据实际情况自由选择。建议收藏起来,职场肯定会用上的!

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