数据验证是 Excel 中一个非常有用且易于使用的工具，您可以使用它对输入到工作表中的数据设置数据验证。

对于工作表上的任何单元格，您可以

考虑以下可用于输入和跟踪已识别风险信息的风险跟踪器。

在此跟踪器中，输入到以下列的数据会使用预设数据约束进行验证，并且只有在满足验证条件时才会接受输入的数据。 否则，您将收到一条错误消息。

Risk Exposure 列将具有计算值，您不能输入任何数据。 即使列 S. No. 也设置为具有计算值，即使您删除了一行，这些值也会进行调整。

现在，您将学习如何设置这样的工作表。

准备工作表的结构 −

您的工作表将如下所示 −

在单元格 M5 - M13 中输入以下值（M5 是标题，M6 - M13 是值）

出现数据验证对话框。

设置错误提示 −

对于 Risk Category 下选定的第一个单元格，

现在，您可以验证您的设置。

单击已设置数据验证条件的单元格。 输入消息出现。 下拉按钮出现在单元格的右侧。

输入信息正确显示。

单击单元格右侧的下拉按钮。 出现下拉列表，其中包含可选择的值。

将下拉列表中的值与用于创建下拉列表的值进行交叉检查。

两组值都匹配。 请注意，如果值的数量更多，您将在下拉列表的右侧看到一个向下滚动条。

从下拉列表中选择一个值。 它出现在单元格中。

您可以看到有效值的选择工作正常。

最后，尝试输入无效条目并验证错误警报。

在单元格中键入人员，然后按 Enter 键。 将显示您为单元格设置的错误消息。

您已成功为单元格设置数据验证。

注意 − 检查邮件的拼写和语法非常重要。

现在，您已准备好将数据验证标准应用于 "Risk Category" 列中的所有单元格。

此时，你需要记住两件事 −

您需要为可能使用的最大单元格数设置条件。 在我们的示例中，它可以根据工作表的使用位置在 10 到 100 之间变化。

您不应为不需要的单元格区域或整列设置条件。 这将不必要地增加文件大小。 它被称为过度格式化。 如果您从外部来源获得工作表，则必须删除多余的格式，您将在本教程的查询一章中学习。。 p>

按照下面给出的步骤 −

为所有选定的单元格设置数据验证。

单击选中的最后一列并进行验证。

Risk Category 列的数据验证已完成。

在这种情况下，我们只有两个值 Internal 和 External。

出现数据验证对话框。

为 Risk Source 设置输入消息。

为 Risk Source 设置错误警报。

对于 Risk Source 下选定的第一个单元格 −

现在，您可以验证您的设置。

单击已设置数据验证条件的单元格。 出现输入信息。 下拉按钮出现在单元格的右侧。

输入的消息正确显示。

单击单元格右侧的下拉箭头按钮。 出现一个下拉列表，其中包含可以选择的值。

检查值是否与您键入的值相同 – Internal 和 External。

两组值都匹配。 从下拉列表中选择一个值。 它出现在单元格中。

您可以看到有效值的选择工作正常。 最后，尝试输入无效条目并验证错误警报。

在单元格中键入 Financial，然后按 Enter。 将显示您为单元格设置的错误消息。

验证错误信息。 您已成功为单元格设置数据验证。

为 Risk Source 列设置有效标准

将数据验证标准应用于 Risk Source 列中的单元格 I6 - I15（即与风险类别列的范围相同）。

为所有选定的单元格设置了数据验证。 Risk Source 列的数据验证已完成。

重复您用于设置 Risk Source 验证值的相同步骤。

将 List 值设置为 Open、Closed。

将数据验证标准应用于"Status"列中的单元格 K6 - K15（即与"Risk Category"列的范围相同）。

为所有选定的单元格设置了数据验证。 Status 列的数据验证已完成。

Probability 值在 1-5 范围内，1 表示低，5 表示高。 该值可以是 1 到 5 之间的任何整数，包括两者。

出现数据验证对话框。

为 Probability 设置输入信息

为 Probability 设置错误警报并单击确定。

对于 Probability 下选定的第一个单元格，

现在，您可以验证您的设置。

单击您已为其设置数据验证标准的单元格。 出现输入信息。 在这种情况下，不会有下拉按钮，因为输入值设置在一个范围内而不是来自列表。

输入信息正确显示。

在单元格中输入 1 到 5 之间的整数。 它出现在单元格中。

有效值的选择工作正常。 最后，尝试输入无效条目并验证错误警报。

在单元格中键入 6，然后按 Enter。 将显示您为单元格设置的错误消息。

您已成功为单元格设置数据验证。

为 Probability 列设置有效条件。

将数据验证标准应用于 Probability 列中的单元格 E6 - E15（即与 Risk Category 列的范围相同）。

为所有选定的单元格设置了数据验证。 Probability 列的数据验证已完成。

要设置 Impact 的验证值，请重复设置 Probability 验证值所用的相同步骤。

将数据验证标准应用于 Impact 列中的单元格 F6 - F15（即与 Risk Category 列的范围相同）。

为所有选定的单元格设置了数据验证。 Impact 列的数据验证已完成。

Risk Exposure(风险敞口)计算为Risk Probability(风险概率)和Risk Impact(风险影响)的乘积。

Risk Exposure = Probability * Impact

在单元格 G6 中键入 =E6*F6，然后按 Enter。

0 将显示在单元格 G6 中，因为 E6 和 F6 为空。

复制单元格 G6 – G15 中的公式。 0 将显示在单元格 G6 - G15 中。

由于Risk Exposure(风险敞口)列用于计算值，因此您不应允许在该列中输入数据。

选择单元格 G6-G15

右键单击并在出现的下拉列表中选择"设置单元格格式"。 出现格式单元格对话框。

单击"保护"选项卡。

选中锁定选项。

这是为了确保不允许在这些单元格中输入数据。 但是，这只有在工作表受到保护时才会生效，这将作为工作表准备好后的最后一步。

可以留给用户填写 S. No 列。 但是，如果您设置 S. No 值的格式，工作表看起来更美观。 此外，它还显示工作表格式化的行数。

在单元格 B6 中键入 =row()-5 并按 Enter。

1 将出现在单元格 B6 中。 复制单元格 B6-B15 中的公式。 出现值 1-10。

隐藏单元格 B6-B15。

您的项目即将完成。

出现"保护工作表"对话框。

您已保护列 Risk Exposure 中的锁定单元格免受数据输入，并保持其余未锁定单元格可编辑。 单击"确定"。

出现确认密码对话框。

为所选单元格设置了数据验证的工作表可以使用了。