前言

Excel 相关功能一览

① 移除重复项

② 条件式格式标记重复值

③ 进阶筛选隐藏重复纪录

备注：决定重复数据与删谁留谁的判准

(1)怎样算是重复数据

(2)删谁留谁怎么决定

Ragic 是一个可以无缝集成 Excel 的云数据库平台（支持汇入汇出 Excel ），这使得我们在协助客户排除障碍时，有时会跟 Excel 打打交道，也累积了一些 Excel 常见问题和疑难杂症处理的小技巧。

我们先前陆续跟大家分享了Excel 檔原本的英文 A,B,C 栏变成数字 1,2,3的原因和处理方法、以及“如何删除 Excel 的空白列”，这次要来谈谈“如何在 Excel 移除重复数据”。

Excel 提供了快速的方式，可以简单几步骤把重复数据删掉、或把重复数据标记出来（让人检视过再决定是否删除），方法本身不难，但还是有各自要注意的地方。以下逐一说明：

第一种是最直接、方便的“移除重复值”方法。只要用鼠标选取好表格范围、在“数据”标签找到“移除重复值”单击钮、单击“确定”，三步骤就清掉重复值了。

不过，最方面的方法有时也最“危险”，因为在数据被删掉之前，你其实没什么机会去检视系统认定的“重复值数据”是哪些，万一删除范围选得不对、比对重复规则没选对，不该删的数据就会不小心消失了。

“移除重复项”功能要注意的地方主要有三项：

一，起初框选字段范围时，选的是“之后移除重复值时的删除范围”（不是“比对重复值依据”）。以上图为例，假如你想把重复报名的学生数据删掉，框选范围要包括 A, B, C, D 栏，才能把重复的学生数据整笔删掉。不能只选“B 栏”（学号），这样只有学号那栏会被删掉、对应的其他字段（例如重复的学生姓名等）都还会在，会数据大乱（部分学号跟姓名的对应错误）。

二、点“移除重复项”后会退出窗口让你确认“比对重复值”的范围。此时，若要比对的只有单栏（例如学号），但你却维持默认的 A,B,C,D,...栏全都勾选的状态的话，会变成“A, B, C, D 全部字段值都是重复的，才移除”。同样以上图的例子来说，我们想删掉的是“重复报名的学生”，这些学生重复报名时，每次会获取不同的报名编号，但他们是同一个人，是我们认定的“重复数据（报名编号不一样，但学生是同一个人”，此时如果要求“A栏 报名编号”也要一样才能认定为重复数据的话，就会有误了。

三、“移除重复项”基本上会直接留下重复值的第一笔数据，移除其他后面的。这时假如希望依照特定的规则来决定数据去留（例如比较完整的一笔数据，如备注字段有值），或希望一笔一笔检视决定的话，就比较不适用于这个方法。

个人建议，要使用“移除重复值”这个功能，最好在你已经对此功能的运作机制很了解，或是常常需要运行同样一种操作，SOP已经创建好的前提下做。做之后，记得检视一下有无问题，有的话赶快 Control + Z 恢复数据。如果要更万无一失，可以在做之前先备份一份原本的数据。

第二种方法，是比较迂回一些，但一般人比较不会出错的方式，如果没有什么特别的想法、重复数据量也不大的话，建议可以用这个方法来做。这个方式是运用 Excel 很常见的“条件式格式”，先把重复值标注上色。接着就可以依照自己的需求，一笔笔把数据处理（删除）掉。这个方法也适用于不确定自己有没有重复数据的状况，设置之后有字段上色就代表有重复值，没有就代表没有重复值。

这里要注意的是：在选取“条件式格式设置”之前，一样要先框选运行这个功能的范围（也就是“条件式格式设置”的范围。而条件式格式设置中的“重复值”指的是单一字段的重复值，不提供多个字段综合比较是否都重复的功能，因此如果你框选的是多个字段，会像下图这样，每个字段有重复值的都标起来，这不一定是你想要的。

因此，如果使用“条件式格式设置”的方法，又希望比对的重复值是“多个字段值都重复才标记”的话，建议多开一个“判断用字段”，用 Excel 的字符串公式（&）把多个字段值连在一起，然后框选判断用字段来设置条件式格式即可。

第三种方法，严格来说不是删除重复数据的方法，而是一种“筛选、隐藏重复数据”的方法。选择要比对重复值的字段后，在“数据”标签“筛选”区块点“进阶”，勾选“不选重复的纪录”，就可以筛选出该字段不重复的数据（隐藏该栏含有重复值的整列数据）。

此时，被筛选掉 / 被隐藏的数据并没有被删掉，只要点一下“清除筛选”或在隐藏的列与列之间点“撤销隐藏”，就会再现身，适合需要保留源数据、公式计算时需要源数据，但不想看到太杂乱数据的状况。

前面的教学里，不管你选择哪一种方法，其实都需要在操作步骤中，决定要怎么比对“重复数据”，以及“删谁留谁”的判准，以下针对这些部分做一些补充说明。

不同情境下，“数据重复”的判准可能有所不同。有时候，你想处理的重复数据，是某个特定字段字段值重复的数据，但有时候，你想找的是“每一个字段都重复、或是特定几个字段都重复”的“重复数据”。

在 Excel 运行“找出重复数据”和“移除重复数据”时，系统会依据你选取数据的范围，决定是要认“单一字段的重复值”还是“一组字段是否全都重复”，因此你必须先弄清楚自己要找的是哪一种。如果没想清楚就随便去框“重复值”的范围，很可能反而把数据搞乱了。以下举例说明不同情境下两者的差异。

假设某活动开放学生报名参加，因为报名管道多元，学生可以跟导师报名、透过所属社团报名，汇整报名数据时发现同一个学生透过不同管道重复报名，导致学生数据重复。此时，要删重复数据，只要把报名数据里“学号”这个字段的重复值找出来，删掉含有重复值的整笔数据（留下一笔）就可以了。

（如下图：只要“学号”这栏重复，就代表数据重复了，只要抓出单一字段值重复的就好）

假设今天处理的是订单数据，负责汇整订单的员工不小心重复从同一个来源贴上了某些数据，要删除重复订单数据。此时，这些数据的“订单编号”可能是重复的，找出“订单编号”字段重复的数据来处理就好：

但假如今天是负责打单的员工不小心重复登打重复的订单，重复数据的订单编号是不同的，那么如果从重复订单编号下手，你会一笔都找不出来；而单凭“业务”、“客户名称”或“订单日期”字段，也没办法判断订单是否重复，因为同一个业务接到复数订单、同一个客户多次下单、同一天有多笔订单，都是有可能的，任意拿单一字段当判准，可能把业务的业绩都删掉了。

这时，我们必须依照实际情境，设计多个字段的比对方式。假设这家公司同一天同个业务不会接到两笔同个客户下的单，那么，可以认定当“订单日期”、“客户名称”、“业务”三个字段值全都一样时，这是误 KEY 的重复订单，要处理。

此时，我要做的就会是一次比对不同笔（列）数据的多个字段（例如前面讲到移除重复值方法时，选择比对重复值字段的范围要包括多个字段），或是用字符串公式把这些字段串成一个辅助字段（例如这里的说明），比对辅助字段的值是否重复来判断重复数据。

（从上面的讨论其实可以看出，当一笔数据含有“独特值字段”如学生编号、订单编号时，很多时候比对或辨认数据时以那个字段为准就可以了；反之如果没有的话，就得自己用字符串公式或其他方式，另外制造出一个独特值字段来当判断基准。可以看出处理数据时，独特值字段的好用之处）

找出重复值并删除的过程中，“哪一笔数据该删”其实也是该注意的事。Excel默认的“移除重复值”功能，默认是保留重复值的第一笔数据、移除之后出现的。

如果“重复数据”是两笔完全一样内容的东西，那么不管留哪一笔下来都可以，这样用没有问题。但如果是基本信息重复，但有的数据是完整版（有比较详细的备注或地址等信息）、有的是精简版，要留比较完整的数据的话，就得注意，因为 Excel “移除重复值”功能的规则就是“留第一笔”，此时你就不该直接“移除重复值”，可能要考虑标号重复值之后手动处理（也就是利用条件式格式来处理）。

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