在Excel中，多余的空格会给我们的数据造成很大的麻烦，更令人心烦的时，我们并不一定能看到这些问题。不过，Excel可以。

如下图所示的数据表格中，标黄的两个单元格中的“CTX”这一文本数据中没有多余的空格，而标红的两个单元格中的“CTX”后面则多出了一个空格。

我们仅用肉眼并不可见其不同，但是Excel却能识别出它们是完全不同的值，因为不同，所以会在我们使用这些带空格的数据进行运算或制作报表时引起问题。

基于“Organisation”列的数据，我们需要插入一个数据透视表，在这个过程中，以上数据中存在多余空格的问题会如何影响数据透视表的插入，我们下面来看一下。

点击数据表格中的任一单元格，再点击“插入”选项卡下的“数据透视表”，打开其对话框后，所有的设置均以默认为准。

点击“确定”后，即可生成一个新的工作表以及对应的数据透视表，勾选数据透视表字段中的“Organisation”，并将“Last Name”拖至“值”字段框中。

在数据透视表中，我们发现有一些名称重复的行标签，例如“ASET PLC”、“CTX”、“DENIL”，其主要原因均是其中重复的名称中在文本中间多出了一个空格或在文本最后多出空格。

那如何来解决以上空格多余的问题，我们会用到Excel中的TRIM函数。

函数TRIM的主要作用就是去除前后或额外的空格，即文本之前、之后或之中的空格，该函数不会去除单个的空格，但会去除两个空格中的一个，如“ASET PLC”之中两个空格的其中一个。

回到数据表格中的“Organisation”列的数据中，双击B2单元格，添加TRIM函数。

按Enter键后，再使用快速填充的功能复制公式于整列数据。

再回到数据透视表中，点击“数据透视表分析”选项卡下的“刷新”，刷新数据透视表后，我们看到“ASET PLC”和“CTX”的重复项已被清理。

不过“DENIL”这一项仍然存在问题，在解决此问题之前，我们先来了解一下“空格”这一概念。

“空格”Excel的数据中属于非打印字符，作为一个字符它就在那里，但我们可能并不是一眼就能看清楚。然而“空格”也仅是众多非打印字符中的一个，这也就是“DENIL”这一项仍有问题的原因，其很可能存在其他的非打印字符。要解决这个问题，我们需要另一个函数CLEAN的帮助。

在数据表格“Organisation”列中，先使用CLEAN函数，再使用TRIM函数。

再次刷新数据透视表后，问题即可解决。

尽管CLEAN函数可以帮助我们清除很多非打印字符，但并未意味着它在此问题上是万能的，下一期我们会进一步了解这些字符以及如何能判定这些字符的存在，敬请期待！