卡片式检索工具，就是将文件或案卷的内容和形式特征著录在长方形的卡片上，一个文件或一个案卷一张卡片，再将这所有的卡片按一定类别和一定的顺序组织成有机体系，通常是一个卡片柜，用以检索档案。

卡片式检索工具的优点是：

形式上具有灵活性，存取自由，随时可以增减；便于逐步积累；能根据需要自由调整卡片的排列顺序，组成若干专题；每张卡片都注有档号，便于查找。

卡片式检索工具的缺点：

一是体积大、数量多、占地、费时；

二是只能用于档案馆（室）内使用，不便传递和交流，查阅时必须逐片翻阅，很不方便；

三是卡片纸质必须优良，费用高；

四是卡片容易导致混乱、丢失和磨损，管理起来比较复杂。

卡片式检索工具虽然存在上述缺点，但对于档案馆（室）的工作来说，目前还较为常用。卡片式检索工具分为：分类卡片、全宗文件卡片、专题卡片、主题卡片、人名卡片、文号卡片等。其中使用最多的有以下几种：

1. 全宗卡片

全宗文件卡片，是以全宗为对象，将某一全宗内长久保存的文件都制成卡片，按照内容所反映的问题加以系列化而组织成的目录。

全宗文件卡片，采用一文一卡或一文多卡著录，能具体揭示每份文件的内容，具体指明文件的所属类目和出处，存储信息量丰富，具有查找迅速、准确、全面的特点，是一种基础性的检索工具。全宗文件卡片的著录项目，有题名（又称标题）、责任者（又称作者）、文件编号、文件形成时间、附注、主题词、提要、分类号、档号等。

由于全宗文件卡片打破了年度限制，利用者需要哪一个问题的材料，就可以直接到那个门类去查找，比较方便。它是档案馆，特别是机关档案室最常用的一种检索工具。

2. 分类卡片

分类卡片是不考虑全宗界限，把案卷或卷内文件的内容和形式特征，采用分类的方法记录在一定格式的卡片上而形成的目录。由于它是按照档案的内容进行分类的，使同一专题的档案信息集中在一起，很方便从专题和问题的角度查找档案；同时由于它突破了全宗界限，这就能使分散在不同全宗的同一专题集中起来，能系统完整地提供档案。所以，它具有系统性和集中性强的特点。分类卡片的著录格式应根据国家标准《档案著录规则》所推荐的文件级卡片著录格式和案卷级卡片著录格式编制。

3. 专题卡片

专题卡片与上述分类卡片相同，当类别名反映的是专题名称时就是专题卡片。其特点也是以专门题目为对象，不受全宗限制，把全馆资料按专题形式分类集中起来，有利于按专题查找档案。它是应用比较普遍的一种检索工具。专题卡片目录的著录项目有专题名称、类、属类、文件题名（标题）、责任者（作者）、文件编号、时间、主题词、附注、档号等。

4. 主题卡片

主题卡片是用主题词提示文件或案卷内容，并按主题词的汉字顺序排列起来的卡片式检索工具。主题卡片目录内容包括分类号、档号、主题词、题名、责任者、时间、保管期限、附注等。它的优点类似分类卡片和专题卡片：一是专指性和集中性强；二是检索简单，只要翻卡片就行；三是存储在卡上的信息详细、丰富；四是能把分散在各个全宗的同一主题的档案集中，准确地向利用者提供某一主题的全部档案；五是查找迅速、准确。

主题卡片缺点也与分类卡片和专题卡片相似：一是工作量很大，主题标识比分类和专题更复杂；二是按汉字顺序排列，汉字有多种排序方法，容易造成错误；三是体积大、数量多，查找困难；四是卡片易磨损、易丢失。尽管如此，主题卡片目录仍是目前档案馆主要的检索工具。