为什么需要办理认证？

经常办理进口注册的小伙伴们一定对“公证”特别熟悉，在2019年，国家药监局就明确指出：

进口产品申报资料中仅证明性文件、符合性声明以及说明书、标签应当提交由申请人所在地公证机构出具的公证件。

不仅如此，国产的产品在出口到海外，进行国际注册的时候，也经常被要求对部分文件进行认证。而此类认证往往过程繁琐与复杂。

有的人可能会问，为什么一定要设置这样一道障碍呢？

你可以简单理解为，找权威机构给文件进行认证，可以最大程度保障文件的真实性，并且具有法律效力。

下面就由小编带着大家来了解一下国际注册中的认证。

什么文件需要认证？

根据小编以往的经验，在国际注册过程中，需要认证的文件大致分为以下几类：

1. 证件/证书类：如ISO 13485体系证书、产品注册证书、营业执照等；

2. 出口销售证明（FSC:Free Sales Certificate、Certificate of Free Sale 或CFS：Certificate For Exportation of Medical Products）；

3. 其他文件：如授权书（LOA：Letter of Authorization）、符合性声明、产品标签，说明书等。

各类认证简介

国内文件用于海外，或者海外文件用于国内时，通常需要先做认证。

常见的海外认证有四种：

国际律师公证（Notarization），海牙认证(Apostille) 、贸促会认证（CCPIT）和使馆认证（Legalization）都是用于核实文件、证明文件的真实性和有效性。

一、公证（Notarization）

公证是指公证机关根据公民、法人或者其他组织的申请，依照法定的程序对其法律行为、有法律意义的文书和事实的真实性及合法性进行证明的活动。

可见，作为一种专门证明制度，公证的主体即公证机关，对象即法律行为，有法律意义的文书和事实，内容即真实性和合法性。

只有持牌的国际律师公证人（notary public）能够对合法文件进行公证。他们既可以核证文件的真实性，也可以公证签字文件，见证个人声明等等。目前国际公证人常做的公证事项有：

（1）颁发公证书；

（2）出具原文件的核证副本；

（3）见证签字文件，个人声明文件。

二、贸促会认证（CCPIT）

贸促会认证又称为“CCPIT认证”（China Council for the Promotion of International Trade），全称是：中国国际贸易促进委员会。

贸促会认证是指中国国际贸易促进委员会在企业商业文件上的一个签字及盖章，证明文件上的信息属实,办理贸促会认证的目的是使我国商业文件能在进口国海关所承认,不至于怀疑文件上的签名或印章是否属实而影响商业文件的法律效力。

商业文件做了贸促会认证，它的权威性更高，部分海关只承认贸促会认证的文件。

三、海牙认证(Apostille)

海牙认证(Apostille)（西班牙语Apostilla）是指由国家政府机构统一出具的（一般为最高人民法院），对原认证的签发人（通常是当地公证处或国际公证人）进行的二级认证，并在认证书上加盖印章或标签，这个过程就叫做加签（海牙认证）。

海牙认证和大使馆认证一样，是一国文书用到另一国必须要有的一种对文书做认证的方式之一。海牙认证是海牙成员国们为了缩短使馆认证时间，提交效率，减轻驻地使馆的工作负担，共同约定“成员国之内的小伙伴们，以后不用递交使馆了，做到本国的外交部就可以在成员国之间使用了”。

所以海牙认证就是简化版的使馆认证，流程分为两步：notary public认证+外交部认证（港澳地区是高等法院）。

注意：不是所有文件都能够做海牙认证。一般以下文件可以办理海牙认证：

（1）文件必须由地方机构或者政府官方出具，有真实的盖章或者经地方官员签署；

（2）文件有经过国际律师公证人公证。

我国目前只有香港和澳门地区加入了海牙公约，而大陆与台湾地区还没有加入。目前香港地区可以接受任何地方的文件来办理香港海牙认证，只要用证方接受，就可以办理；而澳门地区则只接受澳门本地的文件。大陆的文件在港澳台地区，一般可以直接做公证。

海牙成员国及地区：

阿尔巴尼亚、安道尔、安提瓜和巴布达、阿根廷、亚美尼亚、阿塞拜疆、澳大利亚、奥地利、巴哈马、巴巴多斯、白俄罗斯、比利时、伯利兹、波斯尼亚和黑塞哥维那、博茨瓦纳、文莱、保加利亚、中国香港、中国澳门、哥伦比亚、库克群岛、克罗地亚、塞浦路斯、捷克共和国、丹麦、多米尼克，英联邦、厄瓜多尔、萨尔瓦多、爱沙尼亚、斐济、芬兰、法国、格鲁吉亚（从2007年5月14日）、德国、希腊、格林纳达洪都拉斯、匈牙利、印度、冰岛、爱尔兰、以色列、意大利、日本、哈萨克斯坦、韩国、拉脱维亚、莱索托、利比里亚、列支敦士登、立陶宛、卢森堡、马其顿、马拉维、马耳他、马绍尔群岛、毛里求斯、墨西哥、摩尔多瓦（从2007年3月16日起）摩纳哥、黑山、纳米比亚、荷兰、新西兰、纽埃、挪威、巴拿马、波兰、葡萄牙、罗马尼亚、俄罗斯联邦、圣基茨和尼维斯、圣卢西亚、圣文森特和格林纳丁斯、萨摩亚、圣马力诺、塞尔维亚、塞舌尔、斯洛伐克、斯洛文尼亚、南非、西班牙、苏里南、史瓦济兰、瑞典、瑞士、汤加、特里尼达和多巴哥、土耳其、乌克兰、英国、美国、委内瑞拉。

四、领事/使馆认证（Legalization）

领事认证是指领事认证机构根据自然人、法人或其他组织的申请，对国内涉外公证书、其他证明文书或国外有关文书上最后一个印鉴、签名的真实性予以确认的活动。

领事认证的目的是使一国出具的文书能在其他国家境内得以承认，不会因文书上的印鉴、签名的真实性存疑而影响其域外的法律效力。领事认证不对公证书或者其他证明文书证明的事项行使证明职能，且不对文书内容本身的真实性、合法性负责，文书内容由文书出具机构负责。

文件如果要办理使馆认证，必须要先进行公证（notarization）或者进行海牙认证（Apostille）才能送去对应的大使馆或者领馆进行认证。一般来说，文件接受国如果不是海牙公约成员国，才需要进行使馆认证或贸促会认证。

各类认证办理流程

一、公证

先搜索所在城市最近的公证处（官网或公众号），找到地址以及联系方式，咨询你要办理公证的文件类型和内容，公证处人员会告诉你如何办理。

以东莞企业办理公证为例：

先关注公众号“广东省东莞公证处”，这里有三个板块：在线公证，办证须知（该板块有公证材料清单、公证收费标准和翻译收费标准），综合服务。

文件是否能够在线公证？需要哪些资料？是否需要本人到场？签字还是盖章？

这些问题，最好的办法是打电话咨询公证处的人，确定好之后再操作，以免白忙一场。按照小编以往办理的经验，国外机构出具的文件在国内通常无法办理公证，一般涉及法人签字的文件，需要本人到场签字。

二、贸促会认证

中国国际贸易促进委员会官网

找到业务子站，找到地方贸促会，可跳转到你所在省市的贸促会。一般一线城市都有一个办事处，可联系该市办事处进行咨询或办理。

以下以东莞贸促会的办理流程为例做介绍，以供参考：

（1）一般所需资料如下：

①《商事证明认证登记表》；

②《委托书》；

③ 提交合法有效的《营业执照副本》原件与复印件盖公章一份（本市企业无需提交）；

④ 如申请单位只有中文公章的，需写一份公司证明（盖公章），内容主要包括：公司中文名，公司对外英文名，公司保证公司名中英译文一致，由此产生的后果由公司负责等；

⑤ 你需要认证的文件原件（根据文件类型不同上述文件要求也会有所不同）。

（2）办理时间及收费

除贸促会/商会出具的自由销售证书外，收费标准如下：

① 平件 100元/份/五个工作日；

② 急件 150元/份/一个工作日；

③ 事实性证明书：400-800元/份；

④ 贸促会/商会出具的自由销售证书：1400元/份。

（3）取证

窗口取证：国际商事证明书出证后，取证人员凭收费发票原件/出具公司委托书取证。

快递取证：申办企业委托签证机构通过快递物流公司快递到付国际商事证明书，具体细则和委托流程详见《国际商事证明书快递送达委托书》。

三、领事/使馆认证

中国领事认证服务网

根据小编以往办理的经验，将流程大致汇总如下：

● 确认需要认证的文件与认证类型；

● 发邮件或电话咨询当地贸促会该文件认证需要的资料、时限和费用；

● 内部文件签字或盖公章，电子扫描件发给贸促会工作人员确认；

● 确认无误后到现场办理或邮寄资料；

● 收到付款通知单后内部担保金付款；

● 付款完成将水单给贸促会后开始送办（市级贸促会-省级-大使馆）；

● 贸促会收到认证批件；

● 内部收到付款通知单后付全款；

● 领取批件（现场或邮寄，邮寄需要写快递申请单盖公章）。

认证授权书一般所需提交资料：

● 英文授权书2份，盖章；

● 中文翻译授权书1份加盖公章；

● 医疗器械生产许可证复印件1份；

● 一般领馆如巴西会要求需额外提供英文授权书盖章原件的黑白复印件1份。

根据小编实际办理领事认证的经验，有以下几点温馨提示：

★ 文件内容如有涉及品牌与商标，则须提供品牌、商标注册证复印件，若所涉及品牌或商标是其他公司授权的，则还须提供合法有效的品牌授权书的复印件（盖公章）。

★ 盖章请盖在空白位置处，避免与签字内容或文件正文内容重叠，以免遮挡印章内容。

★ 企业自行出具的文件须显示出具方公司抬头，出具文件日期，授权类文件的须明确授权有效期。

四、海牙认证

海牙认证是所有认证里面最省事，但也是最花钱的一类。一般只要你确认好文件内容，找到靠谱的合作机构，你只需要做好盖章和付款，剩下的事情就交给机构去办。根据小编实际办理经验，将流程大致汇总如下：

● 确认认证文件和国家；

● 联系合作机构咨询所需资料要求和费用、时间；

● 公司内部审核，付款；

● 付款水单给合作机构；

● 寄出纸质原件；

● 开始办理；

● 合作机构寄回批件。

备注：每个合作机构办理流程可能不同，以上仅供参考。

最后，小伙伴们最关心的时间和费用问题小编也已经帮大家整理好啦，记得点赞收藏哦~