本文介绍如何为 Access 数据库中的表字段或窗体上的控件设置默认值。 每当在数据库中创建新记录时，设置的默认值将显示在字段或控件中。

了解默认值

为表字段设置默认值

设置控件的默认值

为列表框或组合框设置默认行

默认值示例

每当希望 Access 自动在新记录中输入值时，就会向表字段或窗体控件添加默认值。 例如，可以始终让 Access 将当前日期添加到新订单。

通常，向表字段添加默认值。 通过在设计视图中打开表，然后在字段的"默认值"属性中输入值 来 添加该值。 如果为表字段设置默认值，Access 会向基于该字段的任何控件应用值。 如果不将控件绑定到表字段，或者链接到其他表中的数据，则为窗体控件本身设置默认值。

您可以为设置为"文本"、"备注"、"数字"、"日期/时间"、"货币"、"是/否"和"超链接"数据类型的表字段设置默认值。 如果不提供值，则该字段将保持 null， (空) 直到输入值。 定义默认值后，Access 会向添加的任何新记录应用该值。 如果需要，可以将记录中的值从默认值更改为另一个值，除非验证规则禁止这样做。

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为表字段设置默认值时，绑定到该字段的任何控件将显示默认值。

在导航窗格中，右键单击要更改的表，然后单击"设计视图"。

选择要更改的字段。

在" 常规 "选项卡上的"默认值"属性 框中键入 值。

可以输入的值取决于数据类型字段设置的值。 例如，可以键入 =Date () 以在"日期/时间"字段中插入当前日期。 有关默认值的示例，请参阅本文稍后 的默认值示例。

保存所做的更改。

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通常，仅在不将控件绑定到表字段或链接到另一个表中的数据时，才为控件设置默认值。

在导航窗格中，右键单击要更改的窗体，然后单击"设计视图"。

右键单击要更改的控件，然后单击" 属性"或 按 F4。

单击" 所有 "选项卡属性表，找到"默认值 " 属性，然后输入默认值。

按 Ctrl+S 保存所做的更改。

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默认情况下，列表框和组合框控件显示两种类型的列表：值列表和查找列表。 值列表是位于列表框或组合框控件的"行源"属性中的项目硬编码列表。 相反，查找列表从使用查询从另一个表 () 检索数据的字段提取其数据，然后将该数据加载到组合框控件中。

对于值列表和查找列表，您可以指定默认显示哪个列表项，但您可以针对每种列表类型执行不同的过程。 以下步骤说明如何设置值列表和查找列表的默认值。

在导航窗格中，右键单击要更改的窗体，然后单击"设计视图"。

右键单击列表框或文本框控件，然后单击" 属性"或 按 F4。

确保行 源属性 包含值列表。 值列表中的项目用双引号括起来，用分号分隔。 例如，你可能会看到如下所示的列表："良好";"Fair";"Poor".

如果 行源 属性包含查询 (以 SELECT) 开头的文本字符串，请转到下一组步骤。

在 "默认值 "属性框中，键入以下内容：

[control_name].ItemData (n)

在这种情况下，control_name列表框或组合框控件的名称，n 是要设置为默认值的列表项编号。 如果不知道控件的名称，则查看位于控件顶部的 Name 属性表。

例如，假设你有一个名为 "所有者"的组合框控件，并且想要使用列表中的第三个值作为默认值。 在"默认值"属性 框中键入 以下内容：

[所有者]。ItemData (2)

键入2而不是3，因为 ItemData是从零开始的，这意味着它从零开始计数，而不是从 1 开始计数。

保存更改，然后切换回表单视图。 将记录添加到数据库时，所选默认值应显示在列表或组合框中。

打开在数据表视图中为查找字段提供源数据的表。

请注意与要设置为默认值的项关联的键值。

注意: 默认情况下，Access 会隐藏主键和外键字段。 如果看不到键字段，请右键单击表标题行中的任意单元格，单击"取消隐藏列"，在"取消隐藏列"对话框中，选择键字段并单击"关闭"。

在导航窗格中，右键单击包含查找字段的表，然后单击"设计视图"。

选择查找字段，在"常规"选项卡上的"默认值"属性框中，键入在步骤 1 和 2 中说明的键值。 这是与要设置为默认值的列表项对应的值。

例如，假设有 10 个供应商，并且希望默认显示最常用的供应商的名称。 为此，请找到唯一标识供应商的键值，在外键字段的"默认值"属性框中输入该键值。

保存更改，切换到数据表视图，然后输入新记录。 添加记录时，你的默认值会显示在查找字段中。

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下表列出了并描述了一些默认值。 可以调整这些示例以用于自己的数据。

表达式

默认字段值

1

1

"MT"

MT

"New York, N.Y."

纽约，N.Y. (请注意，如果值包含标点符号，则必须用引号)

""

零长度字符串

Date( )

当天的日期

=是

"是"以计算机的本地语言显示

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