平面数据与关系数据    若要帮助确定哪个程序最适合存储数据，请问自己以下问题：数据关系是否相关？ 可以有效地包含在单个表或工作表中的数据称为 平面 数据或 非相关 数据。 例如，如果要创建一个简单的客户列表，每个客户只有一个地址和联系人，Excel可能是更好的选择。 但是，如果要存储一个更复杂的客户列表，其中包含每个客户的计费和发货地址，或每个客户的多个联系人，Access 是更好的解决方案。

在 关系数据库 中，将信息组织到多个表中。 在设计良好的关系数据库中，每个表都是平面的，只包含一种数据类型的信息。 例如，如果创建客户数据库，则客户的名称应存储在一个表中，而这些客户的计费和发货地址应存储在单独的表中。 将地址与名称分开存储是一个好主意，因为每个客户可以有多个地址，并且你希望能够为每个客户输入多个地址，而无需为每个地址重新输入客户名称。

本地数据与外部数据    可以使用 Access 连接到来自各种外部数据源的数据，以便可以查看、查询和编辑该数据，而无需导入数据。 例如，Access 提供用于连接到Microsoft SQL Server数据库、dBASE 文件或Outlook文件夹中的现有数据以及许多其他数据源的命令。 可以使用Excel连接到各种数据源，包括 Access、SQL Server 和 Analysis Services 数据库、文本和 XML 文件以及 ODBC 和 OLE DB 数据源。 但是，无法编辑数据以通过Excel用户界面更改源数据。

Access 和 Excel 都提供用于连接到 Windows SharePoint Services 列表中的数据的命令。 但是，Excel只提供与SharePoint列表的只读连接;而 Access 允许你读取数据并将数据写入SharePoint列表。

数据完整性与灵活性    唯一标识符有助于保持数据的完整性，并确保两行 (或记录) 包含完全相同的数据。 唯一标识符还提供在搜索或对数据进行排序时检索数据的最快方法。 在 Access 中，可以使用自动编号数据类型自动为每个记录生成唯一标识符。 然后，可以使用这些标识符将一个表中的记录与另一个表中的一个或多个记录关联。

Access 应用于数据的结构有助于确保数据完整性。 Access 可能要求一个表中的新记录在不同的表中具有现有的对应值，因此不能创建“孤立”记录。 例如，你不希望有一个未包含客户信息的订单。 Access 可能需要 Orders 表中的每个新记录在 Customers 表中都有相应的客户值。 这种所需的值对应函数称为 引用完整性 。

还可以强制实施自己的约束和规则，进一步确保数据输入正确。 Excel允许你以更自由的形式输入数据，但由于Excel不支持关系数据，因此无法支持引用完整性。 但是，可以使用数据验证命令控制Excel中的数据条目。