【摘要】ERP环境下企业的退货业务，包括采购退货业务和销售退货业务，分析企业购销及退货业务数据流程有助于规范企业退货业务处理模式，合理进行不同类型、不同环节退货业务的处理。 　　【关键词】采购退货 销售退货 红字单据 数据流程 　　企业退货业务按照业务环节的不同，分为采购退货业务和销售退货业务。购销活动不同阶段发生的退货业务其业务处理流程不完全相同，退货业务必须执行严格的审批程序。 　　一、企业退货业务的类型 　　1.采购退货业务分类。采购退货业务是指因物料质量、品种、数量等不符合要求或企业转产等原因而将已购货物退回供应商的业务。（1）按物料是否入库分为入库前退货和入库后退货；（2）按货款是否结算分为结算前退货和结算后退货；（3）按退货数量分为部分退货和全部退货。 　　2.销售退货业务分类。销售退货业务是指客户因货物质量、品种、数量等不符合要求而将已购货物退回本企业的业务。（1）按物料是否出库分为出库前退货和出库后退货；（2）按是否开票分为开票前退货和开票后退货；（3）按退货数量分为部分退货和全部退货。 　　二、ERP环境下企业购销及退货业务数据流程分析 　　（一）采购及退货业务数据流程分析 　　1.采购退货单可以参照采购订单、采购到货单、不良品处理单生成，也可以手工新增，但选择“普通业务必有订单”选项时，不可手工新增。采购退货单是采购到货单的红字单据。 　　2.已审核采购退货单可以参照生成红字入库单，红字入库单是采购入库单的逆向单据。此外，如果发现已审核的入库单数据有误（多填数量等），可以原数冲回，即将原错误的入库单以相等的负数填制红字入库单，冲抵原入库单数据。 　　3.红字采购专用发票是采购专用发票的逆向单据，据以进行反结算，结转退货成本、往来核销。 　　（二）销售及退货业务数据流程分析 　　1.销售退货单是发货单的红字单据，可以手工新增，也可以参照发货单生成或参照原有合同录入，据以处理客户的退货业务。 　　2.红字销售出库单是销售出库单的逆向单据，可以参照退货单生单，如果销售选项中选择了“销售生成出库单”，则红字销售出库单在退货单审核时自动生成。 　　3.红字销售专用发票是销售专用发票的逆向单据，据以进行退货成本结转和往来核销。 　　三、ERP环境下企业退货业务处理模式及案例分析 　　（一）采购退货业务 　　1.入库前、结算前部分（全部）退货。例1，2012年5月12日，收到本月8日采购的女士服装200套，单价2 000元。13日验收入库时发现其中2套存在质量问题，经与供应商协商，退货2套，验收合格的女士服装办理入库手续。操作流程为：（1）采购管理系统――8日，采购订单（200套）；12日，到货单（200套）；13日，采购退货单（2套）。（2）库存管理系统――13日，采购入库单（198套）。 　　案例分析：尚未办理入库手续的退货业务，只需开具退货单即可完成退货业务的处理。待收到供应商按实际验收数量开具的发票后，再按正常业务流程办理采购结算。 　　2.入库后、结算前部分（全部）退货。例2，2012年5月8日订购的女士服装200套，单价2 000元，12日全部到货，13日办理了验收入库手续。14日发现其中2套存在质量问题，经与供应商协商，退货2套。当日收到对方开具的采购专用发票，但尚未结算。操作流程为：（1）采购管理系统――8日，采购订单（200套）；12日，到货单（200套）；14日，采购退货单（2套）；14日，采购专用发票（198套）；14日，采购结算（200套-2套）。（2）库存管理系统――13日，采购入库单（200套）；14日，红字采购入库单（2套）。 　　案例分析：如果已经录入采购入库单，同时退货时已经收到采购发票，则需要根据退货数量录入红字采购入库单，并录入采购发票，其中发票上的数量=原采购入库单数量-红字采购入库单数量。这时需要采用手工结算方式将红字采购入库单（2套）与原采购入库单（200套）和采购发票（198套）进行采购结算，以冲抵原入库数量。 　　3.入库后、结算后部分（全部）退货。例3，2012年5月8日订购的女士服装200套，单价2 000元，12日全部到货，13日办理了验收入库手续并收到供应商开具的增殖税专用发票。14日发现其中2套存在质量问题，经协商退货2套。该批服装已于13日办理采购结算，货款尚未支付。操作流程为：（1）采购管理系统――8日，采购订单（200套）；12日，到货单（200套）；13日，采购专用发票（200套）；13日，采购结算（200套）；14日，采购退货单（2套）；14日，红字采购专用发票（2套）；14日，采购结算（-2套）。（2）库存管理系统――13日，采购入库单（200套）；14日，红字采购入库单（2套）。（3）存货核算系统――13日，正常单据记账并生成凭证（200套）；14日，记账并生成冲销结转成本凭证（-2套）。（4）应付款管理系统――13日，应付单据审核并制单处理（200套）；14日，审核红字应付单并制单（-2套）。 　　案例分析：如果在采购管理系统中选择了“普通业务必有订单”选项，则红字采购入库单必须依据红字到货单生成。已经办理结算手续的采购退货业务，需要输入采购退货单，据以生成红字采购入库单和红字采购专用发票，并进行采购反结算，即采购成本冲减和应付款项冲销。 　　（二）销售退货业务 　　1.出库后、开票前部分（全部）退货。例4，2012年5月28日，批发部赊销给某客户20台彩电，单价4 500元，已出库发出。29日因质量问题退回2台，已入库。30日开具销售专用发票，确认收入并结转成本（结存单价3 600元、先进先出法）。操作流程为：（1）销售管理系统――28日，销售订单（20台）；28日，发货单（20台）；29日，退货单（2台）；30日，销售专用发票（18台）。（2）库存管理系统――28日，销售出库单（20台）；29日，红字销售出库单（2台）。（3）存货核算系统――30日，正常单据记账并生成凭证（18台）。（4）应收款管理系统――30日，应收单据审核并制单处理（18台）。 　　案例分析：对于不退款只退实物的退货业务，退货单可参照订单或发货单生成，参照发货单生成的退货单自动冲减原发货单数量。待开票时参照发货单即可，开票数量为冲减后的数量（18台）。开票前退货流程应注意参数对业务处理的影响。 　　2.出库后、开票后部分（全部）退货。例5，2012年5月28日，批发部现销给某客户20台彩电，单价4 500元，从电视机库发出，当日开具销售专用发票，确认收入并结转成本。30日因质量问题退回2台，入电视机库。操作流程为：（1）销售管理系统――28日，销售订单（20台）；28日，发货单（20台）；28日，销售专用发票（现结20台）；30日，退货单（2台）；30日，红字销售专用发票（2台）。（2）库存管理系统――28日，销售出库单（20台）；30日，红字销售出库单（2台）。（3）存货核算系统――28日，正常单据记账并生成凭证（20台）；30日，记账并生成冲销结转成本凭证（2台）。（4）应收款管理系统――28日，应收单据审核并制单处理（20台）；30日，审核红字应收单并制单（2台）。 　　案例分析：对于退货退款业务，可手工填制退货单，根据退货单开具或生成红字专用销售发票。退款时，可对红字销售专用发票进行现结处理，也可在应收账款中进行付款处理。 　　3.开票后、出库前部分（全部）退货。例6，2012年5月28日，批发部现销给某客户20台彩电，单价4500元，当日开具销售专用发票，生成发货单，但对方尚未提货，30日因质量问题经协商全部退回。操作流程为：（1）销售管理系统――28日，销售专用发票（现结20台）；28日，发货单（20台）；30日，退货单（20台）；30日，红字销售专用发票（20台）。（2）应收款管理系统――28日，应收单据审核并制单处理（20台）；30日，审核红字应收单并制单（20台）。 　　案例分析：对于只退款不退实物（先开票后发货）的退货业务，可手工录入退货单并审核，据以生成红字销售专用发票，对冲原有应收账款即可。 　　

　　参考文献 　　[1] 赵建新，宋郁，周宏.新编用友ERP供应链管理系统实验教程[M].北京：清华大学出版社，2009. 　　[2] 叶勇.基于UML的中小制造企业的ERP设计建模[D].上海：华东师范大学硕士论文，2007-12-31.